Combien de temps faut-il pour demander les données d'origine auprès de votre fournisseur ?
Il n'y a pas de délai fixe à donner, et c'est d'ailleurs la réponse la plus honnête. Auprès d'un fournisseur avec lequel vous commercez directement depuis plusieurs années et qui maintient les données numériquement, une première réponse peut arriver en une semaine. Dans une chaîne comportant des intermédiaires, des coopératives ou plusieurs maillons entre vous et le producteur ou le bûcheron, cela prend souvent plusieurs semaines, et lors d'une première demande, parfois des mois avant que toutes les données soient complètes.
Le délai d'exécution est principalement déterminé par trois éléments : le nombre de maillons entre vous et la source d'origine, le fait que votre fournisseur soit déjà habitué à enregistrer ces données, et la clarté avec laquelle vous exprimez vous-même vos besoins exacts. Celui qui connaît ces facteurs ne peut pas éliminer le retard, mais peut mieux le planifier.
Ce demandez-vous exactement
Les données d'origine sont plus larges que la seule localisation d'une parcelle. Il s'agit aussi du fournisseur, des tiers intermédiaires par lesquels le produit vous parvient, et des documents qui corroborent l'origine. Les données géographiques, c'est-à-dire les parcelles exactes, en sont un élément spécifique et souvent la partie la plus chronophage, car tous les producteurs ne travaillent pas encore avec cela. Un aperçu de ce qui est précisément demandé par matière première et par rôle se trouve dans la base de connaissances avec explication par sujet.
Étant donné que la question que vous posez est directement liée au rôle que vous occupez vous-même dans la chaîne, il est utile de bien clarifier cela en premier lieu. Un opérateur qui introduit pour la première fois un produit sur le marché européen a généralement besoin de plus de données qu'un opérateur situé plus loin dans la chaîne. Si cela n'est pas encore clair pour vous, vous pouvez le faire déterminer en quelques questions.
Où surviennent le plus souvent les retards
La plupart des retards ne sont pas dus à une mauvaise volonté, mais à un manque de connaissances. Un fournisseur qui n'a jamais été interrogé sur les données géographiques doit souvent d'abord découvrir lui-même qui détient cette information, surtout s'il s'agit de petits producteurs qui livrent via une coopérative. Il arrive aussi qu'une première réponse soit incomplète : des parcelles manquent, les coordonnées sont trop grossières, ou les documents ne couvrent pas toute la période dont vous avez besoin. Cela signifie une deuxième et parfois une troisième série de demandes, et chaque série prend du temps.
Une autre source de retard est la présomption qu'un pays ayant une classification de risque inférieure demanderait moins de données. La classification des risques d'un pays d'origine dit quelque chose sur l'ampleur de l'évaluation des risques, mais non sur la question de savoir si les données de base sur l'origine sont nécessaires. Celui qui a des attentes incorrectes à ce sujet perd du temps dans la communication avec le fournisseur.
Comment limiter le délai d'exécution
Commencer tôt est l'étape la plus efficace. Attendre jusqu'à peu de temps avant le moment où vous devez soumettre une déclaration signifie que chaque retard chez le fournisseur retentit directement sur votre propre planning. Poser des questions concrètes et spécifiques aide aussi : un fournisseur qui sait exactement quel format, quelle période et quel niveau de détail vous est nécessaire peut répondre plus rapidement et complètement que si vous demandez en termes généraux des « informations sur l'origine ».
Cela aide également de maintenir une structure fixe par flux de produits, de sorte que vous receviez de chaque fournisseur le même type de données de la même manière. Cela rend non seulement la demande plus claire, mais aussi le contrôle ultérieur. Comment cette structure se présente dans la pratique et sur quels critères les données sont vérifiées avant d'être intégrées dans un dossier est expliqué sur la page sur la façon dont l'information est produite.
Ce que cela ne remplace pas
Le temps nécessaire pour collecter des données ne dit rien sur le fait que ces données soient suffisantes pour l'évaluation des risques qui correspond à votre rôle. Cette évaluation vous incombe en tant que participant du marché ou négociant, et en cas de doute sur votre propre situation, un juriste ou l'autorité de surveillance compétente est le bon interlocuteur.
Voulez-vous voir combien de maillons et quelles données jouent un rôle dans votre propre chaîne, ou voulez-vous mettre en place une structure permanente pour demander régulièrement aux fournisseurs les mêmes informations ? Effectuez le contrôle gratuit des rôles ou consultez les autres sujets dans la base de connaissances ; les deux ne vous prennent pas plus que quelques minutes et vous donnent directement un point de départ concret.