Quanto tempo ci vuole per richiedere i dati di origine al vostro fornitore?
Non è possibile fornire un termine fisso, ed è anche la risposta più onesta. Se avete un fornitore con cui commerciate direttamente da anni e che mantiene i dati digitalmente, una prima risposta potrebbe arrivare entro una settimana. Se la catena include intermediari, cooperative o più passaggi tra voi e il coltivatore o il taglialegna, spesso si estende a diverse settimane, e per una prima richiesta talvolta a mesi prima che tutti i dati siano completi.
I tempi sono determinati soprattutto da tre fattori: quanti passaggi ci sono tra voi e la fonte originaria, se il vostro fornitore è già abituato a registrare questi dati, e quanto chiaramente comunicate voi stessi ciò di cui avete esattamente bisogno. Chi conosce questi fattori non può eliminare il ritardo, ma può pianificare meglio.
Cosa richiedete esattamente
I dati di origine sono più ampi della sola ubicazione di un appezzamento. Includono anche chi è il fornitore, attraverso quali intermediari il prodotto vi arriva, e quali documenti supportano l'origine. I dati geografici, cioè gli appezzamenti esatti, sono una parte specifica e spesso la più dispendiosa in termini di tempo, perché non tutti i coltivatori ne dispongono ancora. Una panoramica di ciò che viene richiesto esattamente per ogni materia prima e per ogni ruolo si legge nella banca dati con spiegazioni per argomento.
Poiché la domanda che fate è direttamente collegata al ruolo che rivestite nella catena, è utile chiarirlo prima. Un operatore che per primo immette un prodotto sul mercato europeo solitamente ha bisogno di più dati rispetto a un commerciante che si trova più avanti nella catena. Chi non ha ancora chiarito questo punto può farlo determinare in poche domande.
Dove nascono più spesso i ritardi
La maggior parte dei ritardi non sta nella mancanza di volontà, ma nella mancanza di conoscenza. Un fornitore che non è mai stato chiesto di fornire dati geografici spesso deve prima scoprire dove si trovano queste informazioni, soprattutto se si tratta di coltivatori su piccola scala che forniscono tramite una cooperativa. Accade anche che una prima risposta sia incompleta: mancano appezzamenti, le coordinate sono troppo generiche, o i documenti non coprono l'intero periodo di cui avete bisogno. Ciò significa una seconda e talvolta una terza richiesta, e ogni richiesta costa tempo.
Un'altra fonte di ritardo è il presupposto che un paese con una classificazione del rischio più bassa richieda meno dati. La classificazione del rischio di un paese di origine dice qualcosa sulla profondità della valutazione del rischio, ma non sulla necessità dei dati di base sull'origine. Chi ha aspettative errate al riguardo perde tempo nella comunicazione con il fornitore.
Come limitare i tempi
Iniziare presto è il passo più efficace. Aspettare fino a poco prima del momento in cui dovete presentare una dichiarazione significa che ogni ritardo presso il fornitore si ripercuote direttamente sulla vostra pianificazione. Anche porre domande concrete e specifiche aiuta: un fornitore che sa esattamente quale formato, quale periodo e quale livello di dettaglio vi serve può rispondere più rapidamente e completamente rispetto a quando chiedete in termini generali informazioni sull'origine.
Aiuta inoltre a mantenere una struttura fissa per ogni flusso di prodotto, in modo che riceviate da ogni fornitore lo stesso tipo di dati nello stesso modo. Questo non solo rende più chiara la richiesta, ma anche il controllo successivo. Come questa struttura si presenta nella pratica e su quali dati vengono controllati prima di finire in un dossier è spiegato nella pagina su come vengono raccolte le informazioni.
Ciò che questo non sostituisce
Il tempo necessario per raccogliere i dati non dice nulla sulla questione se tali dati sono sufficienti per la valutazione del rischio che corrisponde al vostro ruolo. Tale valutazione rimane vostra responsabilità come operatore del mercato o commerciante, e in caso di dubbi sulla vostra situazione, un avvocato o l'autorità di controllo competente è il vostro interlocutore appropriato.
Desiderate vedere quanti anelli della catena e quali dati entrano in gioco nella vostra catena di approvvigionamento, oppure desiderate stabilire una struttura fissa con cui chiedere ai vostri fornitori le stesse informazioni in modo ripetibile? Eseguite il controllo gratuito dei ruoli o leggete gli altri argomenti nella banca delle conoscenze; entrambi non vi richiedono più di pochi minuti e forniscono direttamente un punto di partenza concreto.