Ét system, men ikke samme vej overalt
EU-informationssystemet, hvori du indgiver due diligence-erklæringen, er ét centralt system for hele Den Europæiske Union. Du skal ikke indgive en separat formular pr. land, og der findes ingen dansk, tysk eller fransk version af selve erklæringen. Hvad der varierer fra land til land, er hvem der på vegne af virksomheden må få adgang til systemet, hvilken kompetent myndighed der fører tilsyn, og om du som en ikke i EU etableret part skal opfylde yderligere betingelser. Disse forskelle ligger således ikke i formularen, men i organisationen omkring den.
For en lille eller mellemstor virksomhed, der kun køber og sælger fra Danmark eller Belgien, er denne sondring sædvanligvis blot et administrativt spørgsmål: du registrerer virksomheden én gang, og referencenummeret på din erklæring kan efterfølgende bruges i hele Unionen, når du videresælger varer til en handelsmand i et andet EU-land. For virksomheder, der er organiseret mere internationalt, eller som arbejder via et moderselskab uden for EU, er det mere nuanceret.
Hvad der forbliver det samme uanset landet
Kernebestemmelserne i forordningen — hvilken rolle du udfylder, hvilken forpligtelse der følger med, og hvilket produkt det handler om — ændres ikke pr. medlemsstat. En kaffebryster i Rotterdam og en kaffebryster i Hamburg falder ind under de samme definitioner og de samme forpligtelser. Referencenummeret, som systemet tildeler en indgivet erklæring, er også gyldigt på hele EU-plan: hvis du videresælger varer til en handelsmand i en anden medlemsstat, kan denne handelsmand bruge samme nummer til at referere til din due diligence-erklæring, uden at der er behov for en ny erklæring for det samme parti. Hvem der præcis udfylder hvilken rolle i din specifikke kæde, kan du afgøres på nogle få spørgsmål.
Hvad der varierer: tilsyn og repræsentation
Hvad der varierer fra land til land, er hvilken kompetent myndighed der udfører kontrollerne. Hver medlemsstat udpeger sin egen tilsynsmyndighed, og denne myndighed kigger på de markedsdeltagere og handelsmænd, der er etableret i det pågældende land, eller som bringer varer på markedet dér. Det betyder, at den instans, du kommer i kontakt med under en kontrol, afhænger af din etableringssted og ikke af, hvor dit råmateriale kommer fra.
En anden forskel gælder for virksomheder, der ikke er etableret i Den Europæiske Union, men som alligevel bringer varer på EU-markedet. Forordningen giver mulighed for at udpege en bemyndiget repræsentant: en part, der er etableret i EU, og som på vegne af virksomheden uden for EU udfylder forpligtelserne, herunder indgivelsen af erklæringen i informationssystemet. For en lille eller mellemstor importør, der selv sidder i EU og køber direkte hos en producent uden for Unionen, ændrer det lidt; for en gruppe med et hovedkontor uden for EU og en salgsfunktion inden for EU er det derimod noget, der skal fastlægges på forhånd, helst med juridisk rådgivning om den nøjagtige konstruktion.
Hvorfor dette ofte forveksles med landinddelingen af oprindelseslande
Denne inddeling pr. medlemsstat af etablering bliver i praksis ofte blandet sammen med risikoclassificeringen af oprindelseslande — inddelingen i lavt, standard eller højt risiko, som bestemmer, hvor strengt et oprindelsesland vurderes. Det er en anden mekanisme: risikoclassificeringen siger noget om det land, hvor din kaffé, kakao eller tømmer kommer fra, mens rollen som kompetent myndighed siger noget om det land, hvor din virksomhed er etableret. Begge faktorer spiller ind i det samme dossier, men de besvarer et andet spørgsmål. Hvem der præcis har brug for hvilket dokument pr. råmateriale og oprindelsesland, findes i en detaljeret oversigt i vidensbanken pr. emne.
Praktisk: hvad det betyder for din indgivelse
For de fleste små og mellemstore virksomheder med ét lokale i EU ændrer der sig i praksis ikke meget: du registrerer din virksomhed, indgiver erklæringen via det EU-bredt system, og den kompetente myndighed i dit eget land er den, der fører tilsyn. Det bliver mere kompliceret, så snart du importerer varer via et andet EU-land end der, hvor din virksomhed er etableret, eller når din virksomhedsstruktur omfatter en ikke-EU-enhed. I sådanne tilfælde er det hensigtsmæssigt at få klarhed på forhånd om, hvilken enhed inden for din koncern der er indgiverpart, og hvilken myndighed der hører dertil. Hvordan vi strukturerer oplysningerne til sådan et dossier, og hvilke kilder der ligger til grund herfor, kan du læse på siden om hvordan vores oplysninger bliver til.
Den juridiske vurdering af din specifikke situation, især ved en international virksomhedsstruktur, er sag for dig selv eller din jurist; vi strukturerer og validerer data, men erklærer aldrig på dine vegne, at en indsendelse er fuldstændig eller korrekt over for den kompetente myndighed.
Læs mere
Er du usikker på, om din situation har internationale aspekter, som kræver opmærksomhed, eller vil du blot først vide, hvilken rolle og dato der gælder for dig? Foretag den gratis rollekontrol, eller bladr gennem svar på hyppigt stillede spørgsmål for at se, om dit spørgsmål allerede er blandt dem.