Un système unique, mais pas la même procédure partout
Le système d'information de l'UE dans lequel vous soumettez votre déclaration de diligence raisonnable est un système centralisé unique pour l'ensemble de l'Union européenne. Vous ne devez pas soumettre un formulaire distinct par pays et il n'existe pas de version néerlandaise, allemande ou française de la déclaration elle-même. Ce qui varie d'un pays à l'autre, c'est qui est autorisé à accéder à ce système au nom de votre entreprise, quelle est l'autorité compétente chargée de la surveillance, et si vous êtes établi en dehors de l'UE, si vous devez respecter des conditions supplémentaires. Ces différences ne se situent donc pas dans le formulaire lui-même, mais dans l'organisation qui l'entoure.
Pour une petite ou moyenne entreprise qui n'achète et ne vend que depuis les Pays-Bas ou la Belgique, cette distinction est généralement une question administrative : vous enregistrez votre entreprise une seule fois, et le numéro de référence de votre déclaration est ensuite valable dans l'ensemble de l'Union lorsque vous cédez les marchandises à un négociant d'un autre pays de l'UE. Pour les entreprises organisées à l'échelle internationale, ou qui opèrent par l'intermédiaire d'une maison mère établie en dehors de l'UE, la situation est plus nuancée.
Ce qui reste identique, quel que soit le pays
Le cœur du règlement — le rôle que vous jouez, l'obligation qui en découle et le produit concerné — ne change pas selon l'État membre. Un torréfacteur de café à Rotterdam et un torréfacteur de café à Hambourg sont soumis aux mêmes définitions et aux mêmes obligations. Le numéro de référence que le système attribue à une déclaration soumise est également valable à l'échelle de l'UE : si vous revendez les marchandises à un négociant d'un autre État membre, ce dernier peut se référer à votre déclaration de diligence raisonnable en utilisant le même numéro, sans qu'une nouvelle déclaration soit nécessaire pour le même lot. Vous pourrez déterminer quel rôle exact vous jouez dans votre chaîne d'approvisionnement spécifique le déterminer en quelques questions.
Ce qui diffère : surveillance et représentation
Ce qui varie selon les pays, c'est l'autorité compétente chargée d'effectuer les contrôles. Chaque État membre désigne son propre organisme de surveillance, et cette autorité contrôle les opérateurs du marché et les négociants établis dans cet État membre ou qui mettent des marchandises sur le marché dans cet État. Cela signifie que l'organisme avec lequel vous êtes en contact lors d'un contrôle dépend de votre lieu d'établissement et non de l'origine de votre matière première.
Une deuxième différence se pose pour les entreprises qui ne sont pas établies dans l'Union européenne, mais qui mettent néanmoins des marchandises sur le marché de l'UE. Le règlement prévoit la possibilité de désigner un représentant autorisé : une partie établie dans l'UE qui, au nom de l'entreprise étrangère, s'acquitte des obligations, y compris la soumission de la déclaration dans le système d'information. Pour un petit ou moyen importateur établi lui-même dans l'UE et qui achète directement auprès d'un producteur en dehors de l'Union, cette disposition change peu ; pour un groupe ayant un siège social en dehors de l'UE et une succursale de vente au sein de l'UE, c'est un point à régler à l'avance, de préférence avec l'aide d'un conseil juridique sur la structure exacte.
Pourquoi cela est souvent confondu avec la classification des pays d'origine
Cette classification par État membre d'établissement est souvent confondue en pratique avec la classification des risques des pays d'origine — la classification en risques faible, standard ou élevé qui détermine le degré de rigueur avec lequel un pays d'origine est évalué. C'est un mécanisme différent : la classification des risques dit quelque chose sur le pays d'où provient votre café, votre cacao ou votre bois, tandis que le rôle de l'autorité compétente dit quelque chose sur le pays dans lequel votre entreprise est établie. Les deux jouent un rôle dans le même dossier, mais ils répondent à une question différente. Un aperçu détaillé de l'exact document requis par matière première et pays d'origine se trouve dans la base de connaissances par sujet.
En pratique : ce que cela signifie pour votre soumission
Pour la plupart des petites et moyennes entreprises ayant un établissement unique dans l'UE, peu de choses changent dans la pratique : vous enregistrez votre entreprise, déposez la déclaration via le système à l'échelle de l'UE, et l'autorité compétente de votre propre pays est celle qui exerce la surveillance. La situation devient plus complexe dès que vous importez des marchandises via un autre pays de l'UE que celui où votre entreprise est établie, ou lorsque votre structure d'entreprise comprend une entité non-UE. Dans ces cas, il est judicieux de clarifier à l'avance quelle entité au sein de votre groupe est la partie déclarante, et quelle autorité en est responsable. La manière dont nous structurons les données pour un tel dossier et les sources sur lesquelles elles reposent sont présentées sur la page sur la manière dont nos informations sont élaborées.
L'évaluation légale de votre situation spécifique, en particulier en cas de structure d'entreprise internationale, relève de votre responsabilité ou de celle de votre juriste ; nous structurons et validons des données, mais ne certifions jamais en votre nom qu'un dépôt est complet ou correct pour l'autorité compétente.
Pour en savoir plus
Avez-vous des doutes quant au fait que votre situation présente des aspects internationaux qui méritent de l'attention, ou souhaitez-vous simplement connaître en premier lieu le rôle et la date qui s'appliquent à vous ? Effectuez le contrôle de rôle gratuit ou parcourez le réponses aux questions fréquemment posées pour voir si votre question y figure déjà.