Un sistema, ma non lo stesso percorso dappertutto
Il sistema informativo dell'UE in cui presentate la dichiarazione di due diligence è un unico sistema centralizzato per l'intera Unione europea. Non dovete presentare un modulo separato per ogni paese e non esiste una versione olandese, tedesca o francese della dichiarazione stessa. Quello che varia da paese a paese è chi può accedere al sistema per conto della vostra impresa, quale autorità competente esercita la vigilanza e se, in qualità di parte non stabilita nell'UE, dovete rispettare ulteriori condizioni. Queste differenze non riguardano quindi il modulo, ma l'organizzazione che lo circonda.
Per una piccola o media impresa che acquista e vende solo dai Paesi Bassi o dal Belgio, questa distinzione è solitamente una questione amministrativa: registrate la vostra impresa una sola volta e il numero di riferimento della vostra dichiarazione è successivamente valido in tutta l'Unione quando cedete i beni a un operatore commerciale in un altro paese dell'UE. Per le imprese organizzate a livello più internazionale, o che operano tramite una società madre al di fuori dell'UE, la situazione è più articolata.
Ciò che rimane invariato, indipendentemente dal paese
Il nucleo del regolamento — il ruolo che svolgete, l'obbligo corrispondente e il prodotto in questione — non cambia per stato membro. Un torrefattore di caffè a Rotterdam e un torrefattore di caffè ad Amburgo rientrano nelle stesse definizioni e negli stessi obblighi. Anche il numero di riferimento che il sistema assegna a una dichiarazione presentata è valido su scala UE: se rivendete i beni a un operatore commerciale in un altro stato membro, quell'operatore può fare riferimento al vostro numero di dichiarazione di due diligence senza che sia necessaria una nuova dichiarazione per lo stesso lotto. Potete determinare quale ruolo specifico rivestite nella vostra catena di approvvigionamento chiarire in poche domande.
Ciò che varia: vigilanza e rappresentanza
Ciò che varia da paese a paese è quale autorità competente esegue i controlli. Ogni stato membro designa il proprio organo di vigilanza e tale autorità esamina gli operatori economici e gli operatori commerciali stabiliti in quel paese o che immettono beni sul mercato in quel paese. Ciò significa che l'organo con cui entrerete in contatto in caso di controllo dipende dalla vostra sede e non da dove proviene la vostra materia prima.
Una seconda differenza riguarda le imprese non stabilite nell'Unione europea, ma che comunque immettono beni sul mercato dell'UE. Il regolamento prevede la possibilità di designare un rappresentante autorizzato: una parte stabilita nell'UE che adempie gli obblighi per conto dell'impresa straniera, inclusa la presentazione della dichiarazione nel sistema informativo. Per un importatore di piccola o media dimensione stabilito nell'UE che acquista direttamente da un produttore al di fuori dell'Unione, ciò cambia poco; per un gruppo con sede centrale al di fuori dell'UE e una filiale di vendita all'interno dell'UE è un aspetto da regolare anticipatamente, preferibilmente con consulenza legale sulla struttura esatta.
Perché questo viene spesso confuso con la divisione per paese di origine
Questa suddivisione per stato membro della sede viene nella pratica spesso confusa con la classificazione del rischio dei paesi di origine — la suddivisione in rischio basso, standard o elevato che determina il grado di severità con cui un paese di provenienza viene valutato. Si tratta di un meccanismo diverso: la classificazione del rischio riguarda il paese da cui proviene il vostro caffè, cacao o legno, mentre il ruolo dell'autorità competente riguarda il paese dove è stabilita la vostra impresa. Entrambi concorrono nello stesso dossier, ma rispondono a domande diverse. Un elenco dettagliato di quale documento è necessario per ogni materia prima e paese di origine lo trovate in banca dati per argomento.
In pratica: cosa significa per la vostra presentazione
Per la maggior parte delle piccole e medie imprese con una sola sede nell'UE, poco cambia nella pratica: registrate la vostra azienda, presentate la dichiarazione attraverso il sistema paneuropeo, e l'autorità competente del vostro paese è quella che esercita la vigilanza. Le cose si complicano quando importate merci attraverso un paese dell'UE diverso da quello in cui la vostra azienda è stabilita, oppure quando la struttura aziendale comprende un'entità al di fuori dell'UE. In questi casi è consigliabile chiarire in anticipo quale entità all'interno del vostro gruppo è il soggetto presentatore, e quale autorità sia competente al riguardo. Come strutturiamo i dati per un siffatto fascicolo e quali fonti ne costituiscono il fondamento, potete leggerlo nella pagina su come viene elaborata la nostra informazione.
La valutazione legale della vostra situazione specifica, soprattutto in caso di struttura aziendale internazionale, rimane una questione per voi stessi o per il vostro consulente legale; noi strutturiamo e validiamo i dati, ma non dichiariamo mai in vostro nome che una presentazione è completa o corretta per l'autorità competente.
Letture consigliate
Siete incerti se la vostra situazione presenta aspetti internazionali che richiedono attenzione, oppure volete semplicemente sapere innanzitutto quale ruolo e quale data si applicano a voi? Fate il controllo dei ruoli gratuito o consultate la risposte alle domande frequenti per vedere se la vostra domanda è già affrontata lì.