Jeden system, ale nie wszędzie ta sama ścieżka
System informacyjny UE, w którym składasz oświadczenie o należytej staranności, jest jednym centralnym systemem dla całej Unii Europejskiej. Nie musisz wypełniać osobnego formularza dla każdego kraju i nie istnieje polska, niemiecka ani francuska wersja samego oświadczenia. Natomiast to, co różni się w poszczególnych krajach, to kto może w imieniu Twojej firmy uzyskać dostęp do tego systemu, jaki właściwy organ sprawuje nadzór oraz czy jako strona niebędąca rezydentem UE musisz spełnić dodatkowe warunki. Te różnice znajdują się więc nie w formularzu, ale w organizacji wokół niego.
Dla małej lub średniej firmy, która kupuje i sprzedaje wyłącznie z Holandii lub Belgii, rozróżnienie to zwykle kwestia administracyjna: rejestrujesz swoją firmę raz, a numer referencyjny Twojego oświadczenia jest następnie ważny w całej Unii, gdy sprzedajesz towary sprzedawcy w innym kraju UE. Dla firm zorganizowanych bardziej międzynarodowo lub pracujących poprzez firmę macierzystą spoza UE, sprawa jest bardziej złożona.
Co pozostaje takie samo, niezależnie od kraju
Istota rozporządzenia — jaka rola Ci przypadnie, jaki obowiązek się z nią wiąże i jaki produkt jest przedmiotem — nie zmienia się w poszczególnych państwach członkowskich. Palacz kawy w Rotterdamie i palacz kawy w Hamburgu podlegają tym samym definicjom i tym samym obowiązkom. Numer referencyjny, który system przyznaje złożonemu oświadczeniu, jest również ważny w całej UE: jeśli sprzedajesz towary sprzedawcy w innym państwie członkowskim, ten sprzedawca może odwołać się do tego samego numeru w odniesieniu do Twojego oświadczenia o należytej staranności, bez konieczności składania nowego oświadczenia dla tej samej partii. Kto dokładnie pełni jaką rolę w Twojej konkretnej łańcuchu dostaw, możesz sprawdzić to w kilka pytań.
Co się natomiast różni: nadzór i reprezentacja
To, co różni się w poszczególnych krajach, to jaki właściwy organ przeprowadza kontrole. Każde państwo członkowskie wyznacza własny organ nadzoru, a ten organ przypatruje się podmiotom rynku i sprzedawcom, którzy są w tym kraju zarejestrowani lub wprowadzają tam towary na rynek. Oznacza to, że instytucja, z którą się kontaktujesz w przypadku kontroli, zależy od miejsca Twojej siedziby, a nie od tego, skąd pochodzi Twoja surowiec.
Drugie rozróżnienie pojawia się w przypadku przedsiębiorstw, które nie są zarejestrowne w Unii Europejskiej, ale wprowadzają towary na rynek UE. Rozporządzenie przewiduje możliwość wyznaczenia upoważnionego reprezentanta: strony, która jest zarejestrowana w UE i pełni w imieniu zagranicznego przedsiębiorstwa obowiązki, w tym złożenie oświadczenia w systemie informacyjnym. Dla małej lub średniej firmy importującej, która sama siedzi w UE i kupuje bezpośrednio od producenta poza Unią, zmienia się to niewiele; dla grupy z centralą poza UE i odddziałem sprzedażowym w UE to jednak punkt, który należy wcześniej uregulować, najlepiej z pomocą porad prawnych dotyczących dokładnej struktury.
Dlaczego ta klasyfikacja jest często mylona z podziałem krajów na kraje pochodzenia
Ten podział według państwa członkowskiego siedziby jest w praktyce często mylony z klasyfikacją ryzyka krajów pochodzenia — podziałem na ryzyko niskie, standardowe lub wysokie, które określa, jak surowo oceniany jest kraj pochodzenia. To inny mechanizm: klasyfikacja ryzyka mówi coś o kraju, skąd pochodzi Twoja kawa, kakao lub drewno, natomiast rola właściwego organu mówi coś o kraju, w którym siedzi Twoja firma. Oba elementy mają znaczenie w tym samym pliku, ale odpowiadają na inne pytania. Kto dokładnie potrzebuje jakiego dokumentu dla każdej surowca i kraju pochodzenia, znajdziesz opracowany przegląd w bazie wiedzy poorganizowanej tematycznie.
W praktyce: co to oznacza dla Twojego złożenia
Dla większości małych i średnich przedsiębiorstw z jednym zakładem w UE w praktyce zmienia się niewiele: rejestrujesz swoją firmę, składasz oświadczenie za pośrednictwem ogólnounijnego systemu, a właściwy organ swojego kraju nadzoruje ten proces. Sytuacja komplikuje się, gdy importujesz towary przez inne państwo członkowskie niż to, w którym ma siedzibę twoja firma, lub gdy struktura twojej firmy obejmuje podmiot spoza UE. W takich przypadkach warto wcześniej wyjaśnić, który podmiot w twojej grupie będzie stroną składającą oświadczenie i który organ będzie za to odpowiedzialny. Jak strukturyzujemy dane do takiego sprawozdania i jakie są jego źródła, przeczytasz na stronie na temat tego, jak nasze informacje powstają.
Ustawowa ocena twojej konkretnej sytuacji, zwłaszcza w przypadku międzynarodowej struktury firmy, pozostaje kwestią dla ciebie samego lub twojego prawnika; strukturyzujemy i walidujemy dane, ale nigdy nie oświadczamy w twoim imieniu, że składanie wniosku jest kompletne lub prawidłowe dla właściwego organu.
Dalsze lektury
Jeśli masz wątpliwości, czy twoja sytuacja ma międzynarodowe aspekty wymagające uwagi, lub chcesz po prostu najpierw dowiedzieć się, jaka rola i data obowiązuje w twoim przypadku? Wykonaj bezpłatny test ról lub przejrzyj odpowiedziami na najczęściej zadawane pytania aby sprawdzić, czy twoje pytanie tam już się znajduje.