Quali documenti sono necessari per la dichiarazione EUDR nel settore del legno?
Chi importa o commercializza legno o prodotti in legno deve fondamentalmente disporre di quattro categorie di documenti per la dichiarazione EUDR: documenti commerciali che identificano il lotto, prova dell'origine legale del legno, dati di geolocalizzazione della parcella o dell'area forestale in cui è stato effettuato il taglio, e informazioni sulla specie di legno. Per i prodotti compositi come i mobili si aggiunge un ulteriore livello di complessità, e questo è proprio il punto in cui i fascicoli per il legno risultano spesso più complessi rispetto a una materia prima che arriva come un'unica partita omogenea.
Di seguito sono elencate le informazioni che solitamente vengono raccolte e il motivo per cui proprio l'aspetto relativo ai prodotti compositi richiede tanta attenzione nel caso del legno.
Documenti commerciali e di trasporto
La base consiste in fatture, documenti di accompagnamento, documenti di trasporto e documenti doganali che collegano il lotto di legno o il prodotto in legno a un fornitore, a un volume e a un momento di importazione. Questi documenti identificano di quale lotto si tratta, ma di per sé non dicono nulla sull'origine; per questo sono necessarie le categorie seguenti.
Prova dell'origine legale
Il legno che è stato tagliato deve essere coperto da documenti che provino la legalità del taglio: autorizzazioni di taglio, certificati di concessione o proprietà della parcella forestale, e laddove applicabile, autorizzazioni secondo la legislazione del paese di origine. Ciò che viene richiesto esattamente in questo ambito varia notevolmente da paese a paese, poiché la legislazione forestale e i sistemi di autorizzazione sono strutturati diversamente a livello territoriale. Le autorità competenti, nella valutazione, considerano tra l'altro la coerenza di questi documenti con i dati di geolocalizzazione e con la classificazione del rischio del paese.
Dati di geolocalizzazione dell'area di taglio
Per i prodotti in legno, come per le altre materie prime, le parcelle in cui si è svolta la raccolta devono essere registrate con dati di geolocalizzazione. Nel caso della silvicoltura ciò è spesso più complesso che per una parcella agricola: un lotto di legno può provenire da più blocchi di taglio all'interno di un'unica area di concessione, distribuiti su un'area più ampia. Come acquisire e valutare questi dati è un percorso separato; la banca dati della conoscenza approfondisce ulteriormente la situazione in base al caso specifico.
Identificazione della specie e specie di legno protette
Una terza categoria riguarda la documentazione sulla specie di legno stessa: il nome commerciale e il nome scientifico. Per alcuni tipi di legno si aggiunge inoltre una legislazione relativa alle specie protette, come gli accordi sul commercio internazionale di specie minacciate. Questo dettaglio viene richiesto più spesso nel caso del legno rispetto ad altre materie prime, poiché non ogni materia prima della verordine viene valutata a livello di specie, mentre nel caso del legno ciò accade regolarmente.
Il dettaglio che gioca il ruolo maggiore nel legno: i prodotti compositi
Mentre cacao o caffè solitamente arrivano come lotto relativamente omogeneo, un prodotto in legno è frequentemente costituito da più componenti con una propria origine. Un mobile può ad esempio avere una struttura in una specie di legno e una superficie in un'altra, ciascuna con il proprio fornitore, paese di origine e possibilmente una propria classificazione del rischio. Per la dichiarazione di diligenza, questo significa che un'unica serie di documenti non è sufficiente: per ogni componente che deve essere tracciabile, l'origine deve essere documentata separatamente. Chi rivende legno a un altro operatore del mercato, inoltre, spesso riutilizza il numero di riferimento di una dichiarazione precedentemente presentata, in modo che la catena rimanga tracciabile senza che ogni componente debba essere nuovamente documentato da zero. È proprio questo intreccio tra più origini all'interno di un'unico prodotto che nella pratica richiede più tempo nei fascicoli per i prodotti in legno.
Cosa farà con questi documenti
Questi documenti insieme formano la base del fascicolo da cui si costruisce la dichiarazione di due diligence: strutturato, convalidato reciprocamente e collegato alla giusta classificazione del rischio del paese di origine. Il modo esatto in cui avviene questa costruzione è spiegato in la pagina che spiega il metodo di lavoro. La valutazione del rischio prevista dalla legge della partita rimane sempre in capo all'operatore del mercato stesso; strutturare e convalidare è qualcosa di diverso dal dichiarare che un lotto di legno è privo di deforestazione.
Conservazione e presentazione
Non appena i documenti sono raccolti, per i prodotti in legno vale lo stesso obbligo di conservazione che per le altre materie prime: i documenti sottostanti devono rimanere disponibili per cinque anni, anche dopo la presentazione della dichiarazione. Se dubbiate che il vostro fascicolo sia completo per una situazione specifica, una panoramica delle domande frequenti fornisce spesso i primi chiarimenti; questi sono raccolti in pagina delle domande frequenti.
Per i requisiti esatti relativi alle prove di legalità, alle autorizzazioni e all'identificazione della specie nella vostra situazione specifica, il testo ufficiale del regolamento o il parere di un avvocato rimangono il punto di partenza; questo articolo fornisce una panoramica, non un parere individuale.
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