Welke documenten heeft u nodig voor de EUDR-verklaring bij hout?
Wie hout of houtproducten invoert of verhandelt, heeft voor de EUDR-verklaring in de kern vier soorten stukken nodig: handelsdocumenten die de partij identificeren, bewijs van de legale herkomst van het hout, geolocatiegegevens van het perceel of bosgebied waar is gekapt, en gegevens over de houtsoort zelf. Bij samengestelde producten zoals meubels komt daar een extra laag bij, en dat is precies het punt waar dossiers voor hout vaker complexer worden dan bij een grondstof die als één ongemengde partij binnenkomt.
Hieronder staat wat doorgaans wordt verzameld, en waarom juist het onderdeel over samengestelde producten bij hout zoveel aandacht vraagt.
Handels- en transportdocumenten
De basis bestaat uit facturen, paklijsten, vervoersdocumenten en douanestukken die de partij hout of het houtproduct koppelen aan een leverancier, een volume en een moment van invoer. Deze stukken tonen aan om welke partij het gaat, maar zeggen op zichzelf niets over de herkomst; daarvoor zijn de volgende categorieën nodig.
Bewijs van legale herkomst
Hout dat is gekapt, hoort gedekt te zijn door documenten die de legaliteit van die kap aantonen: kapvergunningen, concessie- of eigendomsbewijzen van het bosperceel, en waar van toepassing vergunningen die gelden volgens de wetgeving van het land van herkomst. Wat hierbij precies wordt gevraagd, verschilt sterk per land, omdat bosbouwwetgeving en vergunningstelsels per rechtsgebied anders zijn ingericht. Bevoegde autoriteiten kijken bij de beoordeling onder meer naar hoe consistent deze documenten zijn met de geolocatiegegevens en met de risicoclassificatie van het land.
Geolocatiegegevens van het kapgebied
Voor houtproducten geldt, net als voor de andere grondstoffen, dat de percelen waar de oogst heeft plaatsgevonden vastgelegd moeten worden met geolocatiegegevens. Bij bosbouw is dat vaak complexer dan bij een landbouwperceel: een houtpartij kan afkomstig zijn uit meerdere kapblokken binnen één concessiegebied, verspreid over een groter oppervlak. Hoe u die gegevens ophaalt en beoordeelt, is een apart traject; de kennisbank werkt dat per situatie verder uit.
Soortidentificatie en beschermde houtsoorten
Een derde categorie is documentatie over de houtsoort zelf: de handelsnaam en de wetenschappelijke naam. Voor sommige houtsoorten speelt daarnaast wet- en regelgeving rond beschermde soorten een rol, zoals afspraken over internationale handel in bedreigde soorten. Dit detail wordt bij hout vaker gevraagd dan bij andere grondstoffen, omdat niet elke grondstof uit de verordening op soortniveau wordt beoordeeld, terwijl dat bij hout regelmatig wel het geval is.
Het detail dat bij hout het meest speelt: samengestelde producten
Waar cacao of koffie doorgaans als vrij homogene partij binnenkomt, bestaat een houtproduct regelmatig uit meerdere onderdelen met een eigen herkomst. Een meubel kan bijvoorbeeld een frame hebben van de ene houtsoort en fineer van een andere, elk met een eigen leverancier, land van herkomst en mogelijk een eigen risicoclassificatie. Voor de due-diligenceverklaring betekent dit dat niet één set documenten volstaat: per onderdeel dat traceerbaar moet zijn, wordt de herkomst apart onderbouwd. Wie hout doorverkoopt aan een andere marktdeelnemer, neemt daarnaast vaak het referentienummer van een eerder ingediende verklaring over, zodat de keten herleidbaar blijft zonder dat elk onderdeel opnieuw vanaf nul wordt gedocumenteerd. Precies dit samenspel tussen meerdere herkomsten binnen één product is waar dossiers voor houtproducten in de praktijk het meest tijd kosten.
Wat u met deze stukken doet
Deze documenten vormen samen de basis van het dossier waaruit de due-diligenceverklaring wordt opgebouwd: gestructureerd, gevalideerd tegen elkaar en gekoppeld aan de juiste risicoclassificatie van het land van herkomst. Hoe die opbouw precies verloopt, staat toegelicht op de pagina die de werkwijze uitlegt. De wettelijke risicobeoordeling van de partij blijft daarbij altijd bij de marktdeelnemer zelf; structureren en valideren is iets anders dan verklaren dat een houtpartij ontbossingsvrij is.
Bewaren en indienen
Zodra de documenten zijn verzameld, geldt voor houtproducten dezelfde bewaarplicht als voor de andere grondstoffen: de onderliggende stukken horen vijf jaar beschikbaar te blijven, ook nadat de verklaring is ingediend. Twijfelt u of uw dossier compleet is voor een specifieke situatie, dan geeft een overzicht van veelgestelde vragen vaak eerste duidelijkheid; die staan verzameld op de pagina met veelgestelde vragen.
Voor de exacte eisen aan legaliteitsbewijs, vergunningen en soortidentificatie in uw eigen situatie blijft de officiële tekst van de verordening of het advies van een jurist het uitgangspunt; dit artikel geeft een overzicht, geen individueel advies.
Wilt u weten welk deel van deze lijst voor uw eigen houtstroom relevant is, en vanaf welke datum dat voor u gaat gelden? Doe de gratis rollencheck in een paar vragen en zie meteen waar u staat.