Geolocatiegegevens zijn de coördinaten die aangeven waar een grondstof daadwerkelijk is geproduceerd: het perceel land, de plantage of het bosperceel. De verordening vraagt om lengte- en breedtegraad per perceel, niet om een adres of een plaatsnaam. Voor kleine percelen is één coördinatenpunt voldoende; vanaf een bepaalde oppervlakte moet de volledige omtrek van het perceel worden aangeleverd, een zogeheten polygoon.
Dat onderscheid tussen een punt en een polygoon is het detail waar in de praktijk de meeste vragen over binnenkomen. De grens ligt bij vier hectare: percelen daaronder mogen met één punt worden aangeleverd, percelen daarboven vragen om de omtrek met alle hoekpunten. Wie cacao of koffie inkoopt van honderden kleine telers heeft dus vooral te maken met punten; wie hout of soja van grotere plantages betrekt, krijgt vaker met polygonen te maken.
Waarom dit meer is dan een technisch detail
De reden dat dit onderscheid zoveel aandacht krijgt, is dat het rechtstreeks bepaalt wat er van uw leverancier gevraagd moet worden. Een teler die alleen een adres of een dorpsnaam doorgeeft, levert geen geolocatiegegevens in de zin van de verordening. Een leverancier die coördinaten aanlevert in het verkeerde formaat, of die van een handmatige meting komen zonder GPS-apparatuur, levert data die later niet valideerbaar is. Dat raakt niet alleen de nauwkeurigheid, maar ook de vraag of het perceel wel bij het juiste land en de juiste risicoclassificatie hoort. Hoe die classificatie precies werkt, staat uitgewerkt in de kennisbank waar dit per situatie is uitgezocht.
Wat u concreet nodig heeft per perceel
Per perceel gaat het om de coördinaten zelf, de oppervlakte, en het moment waarop het product van dat perceel is geproduceerd of geoogst. Bij meerdere kleine percelen die tot dezelfde leverancier horen, hoeft niet elk perceel apart te worden opgevoerd als de gegevens gebundeld en herleidbaar blijven. Dat maakt het voor een koffiebrander die met een coöperatie werkt hanteerbaar, maar het verandert niets aan de eis dat elk perceel afzonderlijk herleidbaar moet zijn tot een coördinaat.
Hoe deze gegevens meestal misgaan
In de praktijk komen geodata vaak in een vorm aan die niet direct te gebruiken is: een schermafbeelding van een kaart, coördinaten in graden-minuten-seconden waar decimale graden nodig zijn, of een polygoon die niet aansluit doordat een hoekpunt ontbreekt. Dat zijn geen juridische problemen maar praktische, en ze zijn meestal in één gesprek met de leverancier op te lossen als u vooraf weet welk formaat nodig is. Bij eudri.com structureren en valideren wij die aangeleverde coördinaten voordat ze in een dossier terechtkomen, zodat een polygoon die niet aansluit of een punt dat buiten het opgegeven land valt, opvalt vóórdat het een probleem wordt bij het indienen. Hoe dat proces precies is opgebouwd, leest u op de pagina die laat zien waar de informatie vandaan komt.
Wat er daarna met de gegevens gebeurt
Zodra de geolocatiegegevens zijn vastgelegd, horen ze bij het perceel, de leverancier en het herkomstland in één dossier. Dat dossier is de basis voor de due-diligenceverklaring of de vereenvoudigde verklaring die u indient. Omdat het om herkomstgegevens van percelen gaat en niet om persoonsgegevens van medewerkers, gelden er andere regels dan bij bijvoorbeeld klantdata, maar zorgvuldige opslag blijft nodig; hoe wij daarmee omgaan staat op de pagina over hoe gegevens bij ons worden bewaard. De wettelijke beoordeling of een perceel als risicovol geldt, blijft altijd bij de marktdeelnemer zelf; wij leveren de gestructureerde basis daarvoor, geen oordeel over ontbossingsvrij.
Wilt u eerst weten welke rol en welke verplichting bij uw situatie hoort voordat u geodata gaat verzamelen? Met de gratis rollencheck ziet u in een paar vragen waar u staat en vanaf welke datum het voor u gaat gelden.