Demander des données d'origine à un fournisseur étranger : qu'est-ce qui change ?
Demander à un fournisseur étranger des parcelles, des coordonnées et des données de récolte est différent de poser la même question à un partenaire commercial du voisinage. Non pas parce que les exigences légales varient selon les pays — le règlement s'applique au produit, quelle que soit son origine — mais parce que la pratique de collecte, d'enregistrement et de partage des données varie considérablement d'un pays à l'autre.
Cette différence réside dans trois éléments : comment l'immatriculation foncière y est organisée, quelles langues et systèmes sont courants, et à quel point un fournisseur est déjà habitué à l'idée qu'un acheteur européen demande des données de géolocalisation. Qui le sait à l'avance mène la conversation de manière plus ciblée et évite les malentendus qui ne sont mis au jour que tard.
L'immatriculation foncière n'est pas également avancée partout
Dans certains pays, l'immatriculation cadastrale au niveau des parcelles est bien organisée et un fournisseur peut fournir des coordonnées exactes en l'espace d'une journée. Dans d'autres pays, cette immatriculation existe, mais pas en format numérique, ou l'administration est gérée par une coopérative locale au lieu de chaque producteur individuel. Cela ne signifie pas automatiquement que les données ne sont pas disponibles — cela signifie souvent qu'une étape supplémentaire est nécessaire pour les obtenir, par exemple via une coopérative, une organisation de certification ou un intermédiaire local.
Il est donc judicieux de ne pas demander « avez-vous les coordonnées », mais plutôt de demander comment l'immatriculation est normalement structurée dans ce pays et qui y a accès. Cela donne une image plus réaliste de ce qui est possible et dans quel délai.
Langue, systèmes et format des données
Une deuxième différence réside dans la forme dans laquelle les données sont fournies. Un fournisseur envoie un tableur bien organisé avec latitude et longitude, un autre fournit un croquis manuscrit ou une référence à un registre foncier local qui ne peut être consulté que dans la langue locale et avec un compte local. Les deux peuvent ultimement mener à des données utilisables, mais le chemin pour y arriver varie considérablement et prend du temps à résoudre.
Il est utile de partager à l'avance un format fixe — par exemple un modèle simple avec les champs nécessaires — pour que le fournisseur sache exactement ce qui est demandé, indépendamment de la forme sous laquelle les données sources sont disponibles localement. la base de connaissances avec des explications par sujet aborde plus en détail ce que les données de géolocalisation doivent contenir exactement.
Familiarité avec la demande elle-même
Dans les pays où d'autres certifications de chaîne d'approvisionnement existent depuis plus longtemps, un fournisseur est souvent déjà habitué à fournir des données d'origine et comprend immédiatement pourquoi cela est demandé. Ailleurs, c'est pour le fournisseur une nouvelle demande, et la conversation porte davantage sur l'explication que sur l'exécution : pourquoi est-ce nécessaire, qu'advient-il des données, et y a-t-il un changement dans la relation commerciale.
Il vaut la peine de préparer cette explication à l'avance, dans un langage simple et sans suppositions sur les connaissances antérieures. Un fournisseur qui comprend pourquoi quelque chose est demandé coopère généralement plus rapidement et plus complètement qu'un fournisseur qui ne reçoit qu'une liste d'exigences.
Ce que cela signifie pour votre planification
La conséquence pratique est surtout une question de temps. Obtenir des données d'un fournisseur où l'immatriculation est en ordre et la demande connue peut se faire rapidement. Obtenir des données d'un fournisseur où ce n'est pas le cas demande plus d'étapes : donner des explications, impliquer un intermédiaire, attendre un registre local, et parfois une deuxième ou troisième demande parce que la première livraison était incomplète. Qui prévoit cela bien à l'avance évite que la fourniture de données ne devienne le goulot d'étranglement au moment où la déclaration doit être soumise.
Que les données fournies soient ensuite suffisantes pour l'évaluation des risques propre à l'opérateur économique reste une appréciation qui incombe à ce dernier. En cas de doute sur ce qui est nécessaire ou suffisant dans une situation spécifique, l'autorité de contrôle compétente ou un juriste est le point de contact approprié.
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