Pozyskiwanie danych o pochodzeniu od zagranicznego dostawcy: co jest inne?
Pytanie zagranicznego dostawcy o działki, współrzędne i daty zbiorów to coś innego niż zadanie tego samego pytania partnerowi handlowemu z sąsiedztwa. Nie dlatego, że wymogi prawne różnią się w zależności od kraju — rozporządzenie dotyczy produktu niezależnie od jego pochodzenia — ale dlatego, że praktyka gromadzenia, rejestrowania i udostępniania danych w poszczególnych krajach znacznie się różni.
Różnica tkwi w trzech kwestiach: w sposobie organizacji katestrów w danym kraju, w używanym języku i systemach, oraz w tym, czy dostawca jest już zaznajomiony z ideą, że europejski odbiorca prosi o dane geoprzestrzenne. Kto zna to wcześniej, prowadzi rozmowę bardziej celowo i unika nieporozumień, które wychodzą na jaw zbyt późno.
Rejestr gruntów nie jest wszędzie jednakowo rozwinięty
W niektórych krajach rejestracja katastralna na poziomie działki jest dobrze uregulowana i dostawca może dostarczyć dokładne współrzędne w ciągu jednego dnia. W innych krajach taka rejestracja istnieje, ale nie w formie cyfrowej, lub administracja znajduje się u lokalnej spółdzielni, a nie u indywidualnego producenta. To nie oznacza automatycznie, że dane nie istnieją — często oznacza to, że potrzebny jest dodatkowy krok, aby je uzyskać, na przykład za pośrednictwem spółdzielni, organizacji certyfikującej lub lokalnego pośrednika.
Dlatego rozsądnie jest nie pytać "czy macie państwo współrzędne", ale pytać, jak rejestracja w danym kraju jest zwykle zorganizowana i kto ma do niej dostęp. To daje bardziej realistyczny obraz tego, co jest osiągalne i w jakim terminie.
Język, systemy i format danych
Druga różnica tkwi w sposobie dostarczania danych. Jeden dostawca wysyła porządny arkusz kalkulacyjny z szerokością i długością geograficzną, inny dostarcza odręcznie narysowany szkic lub odniesienie do lokalnego rejestru gruntów, do którego można uzyskać dostęp tylko we własnym języku i za pomocą lokalnego konta. Oba mogą ostatecznie prowadzić do użytecznych danych, ale droga do tego celu jest bardzo różna, a jej pokonanie wymaga czasu.
Warto wcześniej udostępnić ustalony format — na przykład prosty szablon zawierający wymagane pola — aby dostawca wiedział dokładnie, o co się prosi, niezależnie od formy, w jakiej dane źródłowe są dostępne lokalnie. baza wiedzy z wyjaśnieniami dla każdego tematu opisuje bardziej szczegółowo, co muszą zawierać dane geolocacyjne.
Znajomość samego pytania
W krajach, w których od dłuższego czasu pracuje się z innymi systemami certyfikacji łańcucha dostaw, dostawca jest zwykle już przyzwyczajony do dostarczania danych dotyczących pochodzenia i od razu rozumie, dlaczego się ich prosi. W innych miejscach jest to dla dostawcy nowe pytanie, a rozmowa może dotyczyć bardziej wyjaśnienia niż wykonania: dlaczego jest to konieczne, co się dzieje z danymi i czy zmienia się relacja handlowa.
Warto przygotować to wyjaśnienie z wyprzedzeniem, w prostym języku i bez założeń dotyczących wcześniejszej wiedzy. Dostawca, który rozumie, dlaczego coś się prosi, zwykle współpracuje szybciej i bardziej kompleksowo niż dostawca, który otrzymuje tylko listę wymagań.
Co to oznacza dla Waszego planowania
Praktyczne konsekwencje to przede wszystkim kwestia czasu. Pozyskanie danych od dostawcy, w którym rejestracja jest w porządku, a pytanie jest znane, może przebiegać szybko. Pozyskanie danych od dostawcy, u którego tak nie jest, wymaga więcej kroków: wyjaśnienie, zaangażowanie pośrednika, czekanie na rejestr lokalny, a czasami drugie lub trzecie pytanie, ponieważ pierwsza dostawa była niekompletna. Ci, którzy zaplanują to z odpowiednim wyprzedzeniem, unikną sytuacji, w której dostarczenie danych staje się wąskim gardłem w momencie, gdy należy złożyć deklarację.
Niezależnie od tego, czy dostarczone dane wystarczą do przeprowadzenia własnej oceny ryzyka, pozostaje kwestią oceny samego uczestnika rynku. W przypadku wątpliwości dotyczących tego, co jest konieczne lub wystarczające w konkretnej sytuacji, właściwy organ nadzoru lub prawnik to odpowiedni punkt kontaktowy.
Czy chciałbyś najpierw zobaczyć, jaką rolę i obowiązki pełni Twoja firma, zanim zaczniesz rozmowę z dostawcami? Z darmowa kontrola roli w kilka pytań otrzymasz w tym pierwszą wskazówkę. Ciekaw, jak eudri.com przetwarza, weryfikuje i organizuje dostarczone dane w dossier? Przeczytasz to na stronie gdzie wyjaśnione jest, jak przebiegał proces, a odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania na temat takich sytuacji zebrane są na przegląd najczęstszych pytań.