Der häufigste Fehler beim EU-Informationssystem für die EUDR
Der häufigste Fehler liegt nicht in der Erstellung der Sorgfaltsprüfungserklärung selbst, sondern darin, was Sie danach mit dem EU-Informationssystem tun. Unternehmen füllen die Erklärung gewissenhaft aus, reichen sie ein und übersehen dann, dass das System in zwei Richtungen funktioniert: Es generiert eine Nummer, die Sie weitergeben müssen, und es entsteht eine Verantwortung, die bei Ihrer juristischen Person bleibt, auch wenn jemand anders sich für Sie angemeldet hat.
Der Kern ist dieser: Das EU-Informationssystem ist kein Briefkasten, in den Sie einmalig etwas einwerfen und dann vergessen. Es ist der Ort, wo Ihre Erklärung eine Referenznummer und eine Überprüfungsnummer erhält, wo die Abnehmer in der Lieferkette darauf zurückgreifen können müssen, und wo exakt registriert ist, unter welchem Konto und welcher juristischen Person eingereicht wurde. Fehler entstehen meist, weil dieser letzte Teil übersehen wird.
Fehler 1: Die Nummer nicht an das nächste Glied in der Kette weitergeben
Eine eingereichte Erklärung liefert eine Referenznummer und eine Überprüfungsnummer. Diese Nummern sind nicht für interne Verwendung bestimmt: Sie sollen an den Beteiligten weitergegeben werden, der Ihr Produkt weiterverarbeitet oder weiterverkauft. Wer das vergisst oder meint, dass eine Kopie der Erklärung selbst ausreichend ist, lässt das nächste Glied ohne die Informationen, die notwendig sind, um auf Ihre Einreichung zu verweisen. Das merken Sie oft erst, wenn ein Abnehmer selbst danach fragt oder wenn eine Überprüfung spezifisch darauf achtet.
Fehler 2: Einreichung über ein geteiltes oder falsches Konto
Das Informationssystem ordnet eine Einreichung einem Konto zu, und dieses Konto gehört zu einer juristischen Person. In der Praxis passiert es manchmal, dass sich jemand über das Konto eines Mutterunternehmens anmeldet, während die Sendung eigentlich zu einem Tochterunternehmen gehört, oder dass ein externes Büro sein eigenes Konto nutzt, ohne dass klar ist, in wessen Namen genau eingereicht wird. Das ist nicht einfach eine Frage eines falschen Häkchens: Die Erklärung wird dann auf den Namen eines anderen Beteiligten eingetragen, als derjenige, der tatsächlich verantwortlich ist. Falls Unklarheit darüber besteht, wer welche Rolle hat, hilft es, das vorher klären; in wenigen Fragen sehen, welche Rolle und welche Pflicht für Sie gelten ist dafür ein sinnvoller Startpunkt, bevor Sie ein Konto erstellen.
Fehler 3: Eine Vollmacht erteilen, ohne die Kontrolle zu behalten
Die Verordnung bietet die Möglichkeit, einen Dritten für Sie einreichen zu lassen. Das ist praktisch, doch es verschiebt die Handlung, nicht die Verantwortung: Die gesetzlich vorgeschriebene Risikobewertung und die Richtigkeit der Daten bleiben bei dem Beteiligten, auch wenn jemand anders den Knopf drückt. Der Fehler, der hier oft gemacht wird, ist eine Vollmacht zu erteilen und danach nicht mehr zu kontrollieren, was genau in Ihrem Namen eingereicht wird, mit welchen zugrunde liegenden Daten und zu welchem Zeitpunkt. Das ist kein Problem, solange die zugrunde liegenden Daten stimmen, wird aber schwer zu erklären, wenn eine zuständige Behörde Fragen zu einer Einreichung stellt, die Sie selbst nicht mehr klar vor Augen haben.
Fehler 4: Meinen, dass eine Erklärung für die gesamte Produktstrom gilt
Eine Sorgfaltsprüfungserklärung gehört zu einer bestimmten Warenpartie, nicht zu einem Lieferanten oder einer Produktstrom im Allgemeinen. Wer eine Erklärung für eine Lieferung eingereicht hat und annimmt, dass diese auch für folgende Lieferungen desselben Lieferanten gilt, übersieht einen Schritt. Jede Warenpartie, die unter die Verordnung fällt, erfordert im Prinzip eine eigene Erklärung, auch wenn Herkunft und Lieferant unverändert sind. Genau deshalb macht es einfacher, ein Dossier pro Produktstrom mit den zugrunde liegenden Lieferanten und Parzellen in Ordnung zu halten, um jedes Mal schnell eine neue Erklärung zu generieren, statt sie jedes Mal neu zu suchen.
Wie Sie dies vermeiden
Der rote Faden bei diesen Fehlern besteht darin, dass das Informationssystem losgelöst vom zugrunde liegenden Dossier betrachtet wird. Wer das Dossier in Ordnung hat – pro Produktstrom und mit der richtigen juristischen Person verknüpft – läuft gegen diese Probleme deutlich weniger häufig an: dann ist klar, wer einreicht, unter welchem Konto, für welche Warenpartie, und wer die resultierende Nummer erhalten muss. Eine Übersicht über diese Zusammenhänge finden Sie unter die Wissensdatenbank mit Erklärungen zu jedem Thema, und wer wissen möchte, wie die Einreichung genau in den übrigen Prozess passt, liest das auf der Seite nach, die Schritt für Schritt zeigt, wo die Informationen herkommen.
Für die genaue Funktionsweise des Informationssystems, die exakten Felder und den Status einer Einreichung bleiben der offizielle Text und die zuständige Behörde die maßgebliche Quelle; im Zweifelsfall über Ihre spezifische Situation sind ein Jurist oder die Aufsichtsbehörde die richtigen Ansprechpartner. Fragen, die häufiger zu Einreichungen und Konten gestellt werden, finden Sie gesammelt auf der Seite mit häufig gestellten Fragen.
Möchten Sie zunächst wissen, wo Sie genau stehen, bevor Sie ein Konto erstellen und mit der Einreichung beginnen? Machen Sie den kostenlosen Rollencheck, oder lesen Sie die Themen durch, die zu Ihrer Rohware und Ihrer Rolle gehören.