O erro mais comum com o sistema de informação da UE para a EUDR
O erro mais comum não está na elaboração da declaração de diligência adequada em si, mas no que você faz posteriormente com o sistema de informação da UE. As empresas preenchem a declaração corretamente, submetem-na e depois esquecem que o sistema funciona em duas direções: sai um número que você deve transmitir e surge uma responsabilidade que permanece vinculada à sua pessoa jurídica, mesmo que outra pessoa tenha feito login em seu nome.
O ponto essencial é este: o sistema de informação da UE não é uma caixa de correio onde você envia algo uma única vez e depois esquece. É o local onde sua declaração recebe um número de referência e um número de verificação, onde os destinatários ao longo da cadeia podem recorrer, e onde fica registado precisamente sob qual conta e qual pessoa jurídica foi feita a submissão. Os erros surgem geralmente porque esta última parte é negligenciada.
Erro 1: não transmitir o número ao próximo elo da cadeia
Uma declaração submetida gera um número de referência e um número de verificação. Estes números não são para uso interno: destinam-se a ser transmitidos à parte que processa ou revende seu produto. Quem esquece disso, ou quem pensa que uma cópia da própria declaração é suficiente, deixa o próximo elo sem os dados necessários para rastrear sua submissão. Muitas vezes você só se apercebe disso quando um comprador o pergunta ou quando uma inspeção se atém especificamente a este aspecto.
Erro 2: submeter a partir de uma conta partilhada ou incorreta
O sistema de informação associa uma submissão a uma conta, e essa conta pertence a uma única pessoa jurídica. Na prática, por vezes alguém faz login numa conta de uma empresa-mãe enquanto o envio na verdade pertence a uma filial, ou um gabinete externo usa sua própria conta sem esclarecer em nome de quem exatamente foi feita a submissão. Não se trata de uma simples questão de uma caixa de seleção incorreta: a declaração fica então em nome de um operador económico diferente do que é realmente responsável pelo produto. Em caso de dúvida sobre quem tem que papel, ajuda esclarecer isso primeiro; em algumas perguntas ver qual o papel e a obrigação que lhe correspondem é um ponto de partida lógico antes de criar uma conta.
Erro 3: delegar um mandato sem manter visibilidade
O regulamento oferece a possibilidade de deixar que um terceiro faça a submissão em seu nome. É prático, mas desloca a ação, não a responsabilidade: a avaliação de risco legal e a correção dos dados permanecem com o operador económico, mesmo que outra pessoa clique no botão. O erro que muitas vezes é cometido aqui é dar uma chave ou procuração e depois não verificar o que exatamente foi submetido em seu nome, com quais dados subjacentes e em que data. Isso não é um problema enquanto os dados subjacentes estiverem corretos, mas torna-se difícil de explicar no momento em que uma autoridade competente questiona uma submissão que você próprio não tem mais claramente em mente.
Erro 4: pensar que uma declaração se aplica a todo o fluxo de produtos
Uma declaração de diligência adequada pertence a um lote específico de mercadorias, não a um fornecedor ou a um fluxo de produtos em geral. Quem uma vez apresenta uma declaração para uma entrega e assume que também se aplica às próximas entregas do mesmo fornecedor, está a perder um passo. Cada lote que se enquadra no regulamento requer, em princípio, sua própria declaração, mesmo que a origem e o fornecedor permaneçam inalterados. É exatamente por isso que ter um dossiê por fluxo de produtos, com os fornecedores subjacentes e as parcelas devidamente organizados, torna mais fácil gerar rapidamente uma nova declaração sempre que necessário, em vez de ter de a procurar novamente de cada vez.
Como evitar isto
O fio condutor desses erros é que o sistema de informação é visto isoladamente do dossiê subjacente. Quem tiver o dossiê em ordem, por fluxo de produtos e com a pessoa jurídica correta vinculada, enfrenta esses problemas muito menos frequentemente: fica claro quem apresenta, sob qual conta, para qual lote de bens, e quem deve receber o número resultante. Uma visão geral de como tudo se conecta encontra-se em a base de conhecimentos com explicações por tema, e quem quiser saber como a apresentação se encaixa exatamente no resto do processo, lê isso de volta em a página que mostra passo a passo de onde vêm as informações.
Para o funcionamento exato do sistema de informação, os campos precisos e o status de uma apresentação, o texto oficial e a autoridade competente continuam sendo a fonte indicada; em caso de dúvida sobre sua situação específica, um jurista ou a autoridade supervisora é o ponto de contato correto. As perguntas que surgem com mais frequência sobre apresentação e contas estão compiladas em a página de perguntas frequentes.
Deseja primeiro saber exatamente onde está antes de criar uma conta e começar a apresentar? Faça a verificação gratuita de função, ou leia os tópicos que correspondem à sua matéria-prima e seu papel.