Visbiežākā kļūda attiecībā uz ES informācijas sistēmu EUDR ietvaros
Visbiežākā kļūda nav pašas dokumentācijas sagatavošanā, bet tam, ko jūs darāt ar ES informācijas sistēmu pēc tam. Uzņēmumi aizpilda deklarāciju pienācīgi, to iesniedz, un aizmirst, ka sistēma darbojas divos virzienos: tas izsniedz numuru, ko jums jāpārraida, un ar to saistās atbildība, kas paliek jūsu juridiskai personai, pat ja kāds cits jūsu vietā ir pierakstījies sistēmā.
Būtiba ir šāda: ES informācijas sistēma nav pasta kastīte, kurā jūs vienreiz kaut ko nosūtāt un pēc tam aizmirstat. Tā ir vieta, kur jūsu deklarācija saņem atsauces numuru un pārbaudes numuru, uz kuriem piegādes ķēdē nākamajai personai jāspēj atsaukties, un kur tieši tiek reģistrēts, zem kura konta un kuras juridiskās personas tika iesniegts dokuments. Kļūdas parasti rodas tāpēc, ka šo pēdējo daļu palaida garām.
Kļūda 1: skaitļus nepārraida nākamajai ķēdes personai
Iesniegta deklarācija dod atsauces numuru un pārbaudes numuru. Šie numuri nav paredzēti iekšējai lietošanai: tie jāpārraida personai, kas jūsu produktu turpina apstrādāt vai pārdod. Ja to aizmirst, vai ja domā, ka pašas deklarācijas kopija ir pietiekama, nākamā ķēdes persona paliek bez informācijas, kas nepieciešama, lai atsauktos uz jūsu iesniegumu. Parasti jūs to uzzinājāt tikai tad, kad pircējs to pats prasa, vai kad kontrole tam īpaši pievērš uzmanību.
Kļūda 2: iesniegšana no dalīta vai nepareiza konta
Informācijas sistēma iesniegumu saista ar kontu, un šis konts pieder vienai juridiskai personai. Praksē dažkārt pierakstās uz mātes uzņēmuma konta, kaut arī sūtījums patiesībā pienākas dēla uzņēmumam, vai ārējā birojs izmanto savu kontu, nepadarot skaidru, kā tieši tas ir iesniegts. Tas nav jautājums par nepareizu atzīmi: deklarācija tiek reģistrēta citas personas vārdā nekā tā, kas patiesībā ir atbildīga par produktu. Ja ir neskaidrības par to, kāda ir katra puses loma, ir saprātīgi vispirms to noskaidrot; dažos jautājumos redzēt, kāda loma un pienākums pieder jums ir loģisks sākumpunkts, pirms izveidojat kontu.
Kļūda 3: mandātu dot, nepaturot pārbaudi
Verordne dod iespēju trešajai personai iesniegumu veikt jūsu vārdā. Tas ir praktiski, bet tas pārvieto darbību, nevis atbildību: likumā paredzētā dokumentācijas un datu pareizības atbildība paliek pie uzņēmuma, pat ja kāds cits nospiedj pogu. Visbiežākā kļūda šeit ir atslēgu vai pilnvaru iesniegšana un pēc tam nekontrole, kas precīzi jūsu vārdā tiek iesniegts, uz kāda bāzes esošiem datiem un kādu datumu. Tas nav problēma, kamēr pamatā esošie dati ir pareizi, bet kļūst sarežģīti izskaidrot brīdī, kad kompetentā iestāde uzdod jautājumus par iesniegumu, ko jūs paši vairs skaidri neatceraties.
Kļūda 4: domāt, ka viena deklarācija derīga visai produktu plūsmai
Dokumentācija pienākas konkrētam preču partijai, nevis leverantierim vai produktu plūsmai vispārīgi. Ja vienreiz esat iesniegis deklarāciju par vienu piegādi un domājat, ka tā derīga arī nākamajām tā paša leverantiēra piegādēm, jūs pazaudējat soli. Katrā partijā, uz ko attiecas verordne, parasti jāsniedz savs deklarācija, pat ja izcelsme un leverantieris nemainās. Tas ir precīzi tas iemesls, kāpēc dokumentācijas kārtošana katrā produktu plūsmā, pamatojoties uz leverantieriem un laukiem, atvieglo ātru jaunu deklarāciju ģenerēšanu, nevis tās katru reizi meklēt no jauna.
Kā to novērst
Pamatne nit šajos kļūdās ir tā, ka informācijas sistēma tiek uzskatīta par neatkarīgu no aiz tās esošā dosejā. Ja dosejums ir kārtībā, katrai produktu plūsmai un ar pareizo juridisko personu, kas piesaistīta tam, tad šajās problēmās ieskrējiens ir daudz mazāks: ir skaidrs, kas iesniedz, kāds konta numurs, kādai preču partijai un kurš saņem iegūto numuru. Pārskats par to, kā tas ir saistīts, atrodams vietnē zināšanu bāze ar skaidrojumiem pa tēmāmun kurš vēlas zināt, kā iesniegšana precīzi saskan ar pārējam procesu, to atgriez lapā, kas soli pa solim parāda, no kurienes nāk informācija.
Precīzai informācijas sistēmas funkcionēšanai, precīziem laukiem un iesniegšanas statusam jāpaliek oficiaālajam tekstam un kompetentajai iestādei kā norādītajam avotam; ja šaubāties par savu konkrēto situāciju, jurists vai uzraugs ir pareizais kontaktpunkts. Jautājumi, kas biežāk atgriežas par iesniegšanu un kontiem, ir apkopoti bieži uzdoto jautājumu lapā.
Vēlaties vispirms uzzināt, kur precīzi jūs atrodaties, pirms izveidojiet kontu un sākat iesniegšanu? Veiciet bezmaksas lomu pārbaudi vai iepazīstieties ar tēmām, kas attiecas uz jūsu izejvielu un jūsu lomu.