L'erreur la plus courante avec le système d'information de l'UE pour le RDUE
L'erreur la plus courante ne réside pas dans l'établissement de la déclaration de diligence raisonnable elle-même, mais dans ce que vous faites ensuite avec le système d'information de l'UE. Les entreprises remplissent la déclaration correctement, la soumettent, puis oublient que le système fonctionne dans les deux sens : un numéro en sort que vous devez transmettre, et une responsabilité en découle qui reste attachée à votre personne morale, même si quelqu'un d'autre s'est connecté pour vous.
L'essentiel est ceci : le système d'information de l'UE n'est pas une boîte aux lettres où vous envoyez quelque chose une fois et où vous l'oubliez ensuite. C'est l'endroit où votre déclaration reçoit un numéro de référence et un numéro de vérification, où les destinataires dans la chaîne doivent pouvoir s'y reporter, et où il est enregistré exactement sous quel compte et quelle personne morale a été soumise. Les erreurs surviennent généralement parce que cette dernière partie est oubliée.
Erreur 1 : ne pas transmettre le numéro au maillon suivant
Une déclaration soumise génère un numéro de référence et un numéro de vérification. Ces numéros ne sont pas destinés à un usage interne : ils sont destinés à être transmis à la partie qui transforme ou revend votre produit. Celui qui oublie cela, ou qui pense qu'une copie de la déclaration elle-même est suffisante, laisse le maillon suivant sans les données nécessaires pour se reporter à votre soumission. Vous ne le remarquez souvent que lorsqu'un destinataire le demande lui-même, ou lorsqu'un contrôle y prête attention particulièrement.
Erreur 2 : soumettre à partir d'un compte partagé ou incorrect
Le système d'information lie une soumission à un compte, et ce compte appartient à une seule personne morale. En pratique, on se connecte parfois à un compte d'une société mère alors que l'envoi appartient en réalité à une filiale, ou un bureau externe utilise son propre compte sans qu'il soit clair au nom de qui exactement la soumission est faite. Ce n'est pas une question de case mal cochée : la déclaration se retrouve alors au nom d'un autre opérateur économique que celui qui est réellement responsable du produit. En cas de doute sur les rôles de chacun, il est utile de clarifier cela d'abord ; en quelques questions, découvrir quel rôle et quelles obligations s'appliquent à votre situation c'est un point de départ logique avant de créer un compte.
Erreur 3 : donner un mandat sans garder la maîtrise
Le règlement offre la possibilité de faire soumettre par un tiers en votre nom. C'est pratique, mais cela déplace l'action, non la responsabilité : l'évaluation du risque prévue par la loi et l'exactitude des données restent à la charge de l'opérateur économique, même si quelqu'un d'autre appuie sur le bouton. L'erreur souvent commise ici est de donner une clé ou un pouvoir et de ne plus vérifier ensuite ce qui est exactement soumis en votre nom, avec quelles données sous-jacentes et selon quelle date. Ce n'est pas un problème tant que les données sous-jacentes sont correctes, mais cela devient difficile à expliquer au moment où une autorité compétente pose des questions sur une soumission que vous n'avez plus bien en tête.
Erreur 4 : penser qu'une déclaration s'applique à tout le flux de produits
Une déclaration de diligence raisonnable s'applique à un lot spécifique de marchandises, non à un fournisseur ou à un flux de produits en général. Celui qui a soumis une déclaration une fois pour une livraison et pense qu'elle s'applique également aux livraisons suivantes du même fournisseur, rate une étape. Chaque lot qui entre dans le champ d'application du règlement nécessite en principe sa propre déclaration, même si l'origine et le fournisseur sont inchangés. C'est précisément pourquoi un dossier par flux de produits, avec les fournisseurs et parcelles sous-jacents en ordre, facilite la génération rapide d'une nouvelle déclaration à chaque fois plutôt que de la chercher à nouveau à chaque occasion.
Comment l'éviter
Le fil conducteur de ces erreurs est que le système d'information est considéré indépendamment du dossier qui le sous-tend. Celui qui a son dossier en ordre, par flux de produits et avec la bonne personne morale y associée, rencontre beaucoup moins souvent ces problèmes : il est alors clair qui dépose, sous quel compte, pour quel lot de marchandises, et qui doit recevoir le numéro résultant. Vous trouverez un aperçu de la manière dont cela s'articule dans la base de connaissances avec des explications par sujetet celui qui veut savoir comment le dépôt s'articule précisément avec le reste du processus lira cela sur la page qui montre étape par étape d'où vient l'information.
Pour le fonctionnement précis du système d'information, les champs exacts et l'état d'un dépôt, le texte officiel et l'autorité compétente restent la source appropriée ; en cas de doute sur votre situation spécifique, un juriste ou l'autorité de surveillance est le point de contact approprié. Les questions qui reviennent fréquemment sur le dépôt et les comptes sont rassemblées sur la page des questions fréquemment posées.
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