Najczęstszy błąd w systemie informacyjnym UE dotyczącym EUDR
Najczęstszy błąd nie dotyczy przygotowania samego oświadczenia o przywołaniu należytej staranności, lecz tego, co robicie z systemem informacyjnym UE po jego przygotowaniu. Przedsiębiorstwa dokładnie wypełniają oświadczenie, złażą je, a następnie zapominają, że system działa w dwie strony: z jednej strony generuje numer, który musicie przekazać dalej, a z drugiej strony rodzi odpowiedzialność, która pozostaje przypisana do waszej osoby prawnej, nawet jeśli ktoś inny zalogował się w waszym imieniu.
Istota jest taka: system informacyjny UE to nie skrzynka pocztowa, do której raz coś wysyłacie i o tym zapominacie. To miejsce, w którym waszemu oświadczeniu przydzielany jest numer referencyjny i numer weryfikacyjny, na które muszą móc polegać odbiorcy w łańcuchu dostaw, i gdzie dokładnie zarejestrowane jest, pod jakim kontem i jaką osobą prawną została złożona. Błędy zwykle powstają dlatego, że ta ostatnia część zostaje pominięta.
Błąd 1: nieprzeprowadzenie numeru do następnego ogniwa
Złożone oświadczenie generuje numer referencyjny i numer weryfikacyjny. Te numery nie są do użytku wewnętrznego: mają być przekazane stronie, która dalej przetwarza lub odsprzedaje wasz produkt. Jeśli ktoś o tym zapomni lub uzna, że kopia samego oświadczenia wystarczy, następne ogniwo pozostaje bez informacji potrzebnych do odwołania się do waszego złożenia. Zwykle odkrywacie to dopiero, gdy odbiorca sam się o to pyta, albo gdy kontrola na to zwróci uwagę.
Błąd 2: złożenie z nieodpowiedniego lub wspólnego konta
System informacyjny wiąże złożenie z kontem, a to konto należy do jednej osoby prawnej. W praktyce czasami loguje się z konta spółki matki, podczas gdy przesyłka faktycznie należy do spółki zależnej, lub zewnętrzne biuro używa własnego konta bez jasności, w czyim dokładnie imieniu złożono oświadczenie. To nie jest kwestia niewłaściwego zaznaczenia: oświadczenie może wówczas zostać wykazane na nazwę innego uczestnika rynku niż ten, który faktycznie ponosi odpowiedzialność za produkt. W przypadku wątpliwości dotyczących ról każdego, warto najpierw to wyjaśnić; w kilka pytań zobaczyć, która rola i obowiązek do Ciebie należą jest logicznym punktem wyjścia przed utworzeniem konta.
Błąd 3: udzielenie pełnomocnictwa bez nadzoru
Rozporządzenie umożliwia stronie trzeciej złożenie oświadczenia w waszym imieniu. Jest to praktyczne, ale przenosi działanie, a nie odpowiedzialność: ustawowa ocena ryzyka i poprawność danych pozostają po stronie uczestnika rynku, nawet jeśli ktoś inny naciska przycisk. Błąd, który tu zwykle się pojawia, to oddanie klucza dostępu lub pełnomocnictwa i dalsze niesprawdzanie, co dokładnie zostaje złożone w waszym imieniu, z jakimi danymi źródłowymi i na jaką datę. To nie stanowi problemu, dopóki dane źródłowe są prawidłowe, ale trudno się to wyjaśnia w momencie, gdy właściwy organ zadaje pytania dotyczące złożenia, które już nie pamiętacie dokładnie.
Błąd 4: myślenie, że jedno oświadczenie obejmuje całą productstroem
Oświadczenie o przywołaniu należytej staranności dotyczy konkretnej partii towarów, a nie dostawcy czy productstroemu w ogóle. Jeśli ktoś raz złożył oświadczenie dla jednej dostawy i uważa, że obejmuje ono również kolejne dostawy od tego samego dostawcy, pomija jeden krok. Każda partia towarów objęta rozporządzeniem wymaga zasadniczo osobnego oświadczenia, nawet jeśli pochodzenie i dostawca pozostają niezmienione. Dlatego właśnie dossier dla productstroemu, z prawidłowo uporządkowanymi dostawcami źródłowymi i parcelami, ułatwia szybkie wygenerowanie nowego oświadczenia za każdym razem, zamiast szukać go każdorazowo od nowa.
Jak tego uniknąć
Czerwona linia w tych błędach polega na tym, że system informacyjny jest postrzegany w oderwaniu od opracowanego za nim dossier. Kto ma dossier w porządku, na każdą parię produktu i z właściwie przypisanym podmiotem prawnym, napotyka te problemy znacznie rzadziej: jest wtedy jasne, kto składa wniosek, w ramach którego konta, dla której partii towaru i kto powinien otrzymać wynikający numer. Przegląd tego, jak to się ze sobą wiąże, znajduje się w baza wiedzy z wyjaśnieniami dla każdego tematu, a kto chce wiedzieć, jak dokładnie złożenie wniosku wpisuje się w resztę procesu, przeczyta to na stronie, która krok po kroku pokazuje, skąd pochodzą informacje.
Jeśli chodzi o dokładne działanie systemu informacyjnego, dokładne pola i status wniosku, oficjalny tekst i właściwy organ pozostają wskazanym źródłem; w razie wątpliwości dotyczących Twojej konkretnej sytuacji prawnikiem lub organem nadzoru jest właściwe miejsce kontaktu. Pytania, które pojawiają się częściej dotyczące składania wniosków i kont, zostały zebrane na stronie z często zadawanymi pytaniami.
Czy chcesz najpierw wiedzieć, gdzie dokładnie się znajdujesz, zanim utworzysz konto i zaczniesz składać wnioski? Wykonaj bezpłatną kontrolę ról lub przejrzyj tematy dotyczące Twoich surowców i Twojej roli.