L'errore più comune nel sistema informativo dell'UE per il EUDR
L'errore più comune non risiede nella redazione della dichiarazione di dovuta diligenza in sé, ma in ciò che fate successivamente con il sistema informativo dell'UE. Le aziende compilano la dichiarazione correttamente, la presentano, e poi dimenticano che il sistema funziona in entrambe le direzioni: ne esce un numero che dovete comunicare, e ne deriva una responsabilità che rimane legata alla vostra persona giuridica, anche se qualcun altro ha effettuato l'accesso per voi.
Il punto essenziale è questo: il sistema informativo dell'UE non è una casella postale dove inviate qualcosa una sola volta e poi la dimenticate. È il luogo in cui la vostra dichiarazione riceve un numero di riferimento e un numero di verifica, dove i destinatari nella catena devono poter fare riferimento, e dove è registrato esattamente con quale account e quale persona giuridica è stata presentata. Gli errori sorgono solitamente perché quest'ultimo aspetto viene trascurato.
Errore 1: non comunicare il numero al passaggio successivo
Una dichiarazione presentata genera un numero di riferimento e un numero di verifica. Questi numeri non sono per uso interno: sono destinati a essere comunicati alla parte che elabora o rivende ulteriormente il vostro prodotto. Chi lo dimentica, o chi pensa che una copia della dichiarazione stessa sia sufficiente, lascia il passaggio successivo senza i dati necessari per fare riferimento alla vostra presentazione. Spesso ve ne accorgete solo quando un cliente lo chiede direttamente, o quando un controllo lo verifica specificamente.
Errore 2: presentare da un account condiviso o errato
Il sistema informativo collega una presentazione a un account, e quell'account appartiene a una sola persona giuridica. In pratica, a volte accade che ci si accedan a un account di una società madre mentre la spedizione apparterebbe a una filiale, oppure un ufficio esterno utilizza il proprio account senza che sia chiaro in nome di chi esattamente è stata presentata la dichiarazione. Non è una questione di spunta sbagliata: la dichiarazione risulterebbe allora intestata a un operatore diverso da quello effettivamente responsabile del prodotto. In caso di dubbio su chi ricopra quale ruolo, è utile chiarirlo prima; in poche domande vedrete quale ruolo e quali obblighi vi spettano è un punto logico di partenza prima di creare un account.
Errore 3: fornire una procura senza mantenere la supervisione
Il regolamento offre la possibilità di far presentare una terza parte per conto vostro. Questo è pratico, ma sposta l'azione, non la responsabilità: la valutazione del rischio normativa e l'esattezza dei dati rimangono in capo all'operatore, anche se qualcun altro preme il pulsante. L'errore che spesso viene commesso qui è dare una chiave o una procura e poi non controllare più esattamente cosa viene presentato in vostro nome, con quali dati sottostanti e con quale data. Non è un problema finché i dati sottostanti sono corretti, ma diventa difficile da spiegare nel momento in cui un'autorità competente pone domande su una presentazione che non controllate più bene.
Errore 4: pensare che una dichiarazione valga per l'intera catena di produzione
Una dichiarazione di dovuta diligenza si riferisce a un lotto specifico di merci, non a un fornitore o a una catena di produzione in generale. Chi ha presentato una dichiarazione per una consegna e presume che valga anche per le consegne successive dello stesso fornitore, perde un passaggio. Ogni lotto soggetto al regolamento richiede in linea di massima una dichiarazione propria, anche se l'origine e il fornitore rimangono invariati. Per questo un dossier per catena di produzione, con i fornitori e i lotti sottostanti in ordine, rende più facile generare rapidamente una nuova dichiarazione ogni volta invece di ricercarla da zero ogni volta.
Come evitare questo
Il filo conduttore di questi errori è che il sistema informativo viene considerato indipendentemente dal fascicolo sottostante. Chi ha il fascicolo in ordine, per ogni flusso di prodotto e con la corretta persona giuridica ad esso collegata, incorre in questi problemi molto meno facilmente: è chiaro chi presenta, con quale account, per quale partita di merci, e chi deve ricevere il numero risultante. Una panoramica di come questi elementi sono correlati la trova su la banca dati con spiegazioni per argomento, e chi vuole sapere come la presentazione si collega esattamente al resto del processo, lo legge di nuovo su la pagina che mostra passo dopo passo da dove provengono le informazioni.
Per il funzionamento preciso del sistema informativo, i campi esatti e lo stato di una presentazione, il testo ufficiale e l'autorità competente rimangono la fonte designata; in caso di dubbi sulla vostra situazione specifica, un avvocato o l'autorità di vigilanza è il punto di contatto appropriato. Le domande che ricorrono più frequentemente su presentazioni e account sono raccolte su pagina delle domande frequenti.
Volete prima sapere esattamente dove vi trovate prima di creare un account e di procedere con la presentazione? Fate il controllo dei ruoli gratuito, oppure leggete gli argomenti che riguardano la vostra materia prima e il vostro ruolo.