Najpogostejša napaka pri sistemu EU za podatke za EUDR
Najpogostejša napaka ni v samem sestavljanju izjave o due diligence, temveč v tem, kaj naredite s sistemom EU za podatke. Podjetja izpolnijo izjavo pravilno, jo vložijo, nato pa pozabijo, da sistem deluje v obe smeri: iz njega dobite številko, ki jo morate posredovati dalje, in s to številko pride tudi odgovornost, ki ostane pri vaši pravni osebi, tudi če se je nekdo drugi za vas prijavil.
Bistvo je tole: sistem EU za podatke ni poštni nabiralnik, v katerega kaj enkrat vstavite in potem pozabite. To je mesto, kjer vaša izjava dobi referenčno številko in preveritveno številko, kamor se lahko v verigi sklicujejo odjemalci, in kjer je natančno zabeleženo, iz katerega računa in pod katero pravno osebo je bila vložena. Napake se običajno pojavijo zato, ker se ta zadnji del prezre.
Napaka 1: Niste posredovali številke naslednjemu udeležencu v verigi
Vložena izjava prinaša referenčno številko in preveritveno številko. Ti številki nista za interno uporabo: namenski sta za posredovanje stranki, ki vaš proizvod naprej obdela ali ponovno proda. Kdor to pozabi ali misli, da je fotokopija same izjave dovolj, pusti naslednjo stopnjo brez podatkov, ki jih potrebuje za sklicevanje na vašo vložitev. To spoznate pogosto šele, ko to vprašate odjemalci sami ali pa jih kakšna revizija posebej na to opozori.
Napaka 2: Vložitev z namenjenega ali napačnega računa
Sistem EU za podatke vezuje vložitev na račun, ta račun pa pripada eni sami pravni osebi. V praksi se zgodi, da se nekdo prijavi na račun matičnega podjetja, medtem ko pošiljka res spada pod hčerinsko podjetje, ali pa zunanji pisarni uporabi svoj lastni račun, ne da bi bilo jasno, v čijem imenu je bila vložitev. To ni stvar napačne kljukice: izjava se potem pojavi pod imenom drugega gospodarskega subjekta, kot je tisti, ki je res odgovoren za proizvod. Če dvomite, komu kakšna vloga pripada, je pametno najprej to razjasniti; v nekaj vprašanjih videti, katera vloga in dolžnost veljata zate je zato logična izhodišče, preden si ustvarite račun.
Napaka 3: Delegiranje brez nadzora
Uredba omogoča, da tretja oseba namesto vas vloži. To je praktično, vendar to premakne dejanje, ne pa odgovornosti: zakonska ocena tveganja in pravilnost podatkov ostanejo pri gospodarskem subjektu, tudi če drugi pritisne na gumb. Napaka, ki se tu pogosto pojavi, je, da komu dodelite ključ ali pooblastilo in potem ne preverirate več, kaj natanko namesto vas velja za vložitev, na podlagi katerih podatkov in s kakšnim datumom. To ni težava, dokler so temeljni podatki pravilni, postane pa težko razlagljivo v trenutku, ko vas pristojni organ vprašuje o vložitvi, ki je sami več niste natanko imeli v mislih.
Napaka 4: Prepričanje, da ena izjava velja za celoten tok proizvodnje
Izjava o due diligence pripada specifični pošiljki blaga, ne pa splošno dobavitelju ali toku proizvodnje. Kdor enkrat vloži izjavo za dobavo in misli, da velja tudi za naslednje dobave od istega dobavitelja, je preskočil korak. Vsaka pošiljka, ki je zajeta v uredbi, v načelu zahteva lastno izjavo, tudi če sta izvor in dobavitelj nespremenjeni. Ravno zato je dossier na proizvodni tok, s temeljnimi dobavitelji in parcelami na mestu, posebej koristen, ker omogoči, da hitro ustvarite novo izjavo, namesto da bi jo vsakič znova iskali.
Kako se temu izognete
Skupna nit v teh napakah je, da se informacijski sistem obravnava ločeno od dossierja, ki je za njim. Kdor ima dossier v redu, za vsak tok proizvodov in s pravilno povezano pravno osebo, se s temi težavami srečuje veliko redkeje: jasno je potem, kdo vloži prošnjo, pod katerim računom, za katero pošiljko blaga, in kdo bi moral prejeti številko, ki jo izda sistem. Pregled, kako je to povezano, najdete na znanjska baza s pojasnjeno vsako temo, in kdor želi vedeti, kako se oddaja natančno povezuje s preostankom procesa, to prebere nazaj na na strani, ki po korakih prikazuje, od kod prihajajo informacije.
Za natančno delovanje informacijskega sistema, točna polja in status vloge ostaneta uradna besedila in pristojni organ edini veljaven vir; v primeru dvoma glede vaše specifične situacije sta pravnik ali nadzorni organ pravi naslov za pomoč. Vprašanja, ki se pogosteje pojavljajo v zvezi z vložitvijo in računi, so zbrana na strani s pogosto zastavljanimi vprašanji.
Ali želite najprej vedeti, kje točno stojite, preden si ustvarite račun in začnete z vložitvijo? Naredite brezplačno preverjanje vloge, ali preberite teme, ki se nanašajo na vašo surovino in vašo vlogo.