Το πιο συνηθισμένο σφάλμα με το σύστημα πληροφοριών της ΕΕ για το EUDR
Το πιο συνηθισμένο σφάλμα δεν βρίσκεται στη σύνταξη της ίδιας της δήλωσης δεοντολογικής επιμέλειας, αλλά σε αυτό που κάνετε στη συνέχεια με το σύστημα πληροφοριών της ΕΕ. Οι επιχειρήσεις συμπληρώνουν τη δήλωση σωστά, την υποβάλλουν και στη συνέχεια ξεχνούν ότι το σύστημα λειτουργεί διπλής κατεύθυνσης: εξέρχεται ένας αριθμός που πρέπει να μεταδώσετε και συνοδεύεται από μια ευθύνη που παραμένει με το νομικό σας πρόσωπο, ακόμη και αν κάποιος άλλος έχει συνδεθεί για λογαριασμό σας.
Το θεμελιώδες στοιχείο είναι αυτό: το σύστημα πληροφοριών της ΕΕ δεν είναι ένα γραμματοκιβώτιο όπου στέλνετε κάτι μία φορά και το ξεχνάτε στη συνέχεια. Είναι το μέρος όπου η δήλωσή σας λαμβάνει έναν αριθμό αναφοράς και έναν αριθμό επαλήθευσης, όπου οι αποδέκτες στη αλυσίδα πρέπει να μπορούν να στηριχθούν, και όπου καταγράφεται με ακρίβεια υπό ποιον λογαριασμό και υπό ποιο νομικό πρόσωπο υποβλήθηκε. Τα σφάλματα προκύπτουν συνήθως επειδή αυτό το τελευταίο μέρος παραβλέπεται.
Σφάλμα 1: δεν μεταδίδετε τον αριθμό στον επόμενο φορέα
Μια δήλωση που έχει υποβληθεί δημιουργεί έναν αριθμό αναφοράς και έναν αριθμό επαλήθευσης. Αυτοί οι αριθμοί δεν προορίζονται για εσωτερική χρήση: προορίζονται για μετάδοση στο μέρος που θα επεξεργαστεί ή θα επαναπουλήσει περαιτέρω το προϊόν σας. Όποιος το ξεχάσει ή νομίζει ότι ένα αντίγραφο της δήλωσης αυτής καθαυτής είναι επαρκές, αφήνει τον επόμενο φορέα χωρίς τα στοιχεία που απαιτούνται για να παραπέμψει πίσω στην υποβολή σας. Συχνά το συνειδητοποιείτε μόνο όταν ένας αποδέκτης το ζητά ή όταν μια επίσκεψη ελέγχου δίνει σημασία σε αυτό.
Σφάλμα 2: υποβολή από ένα κοινό ή λανθασμένο λογαριασμό
Το σύστημα πληροφοριών συνδέει μια υποβολή με έναν λογαριασμό και αυτός ο λογαριασμός ανήκει σε ένα νομικό πρόσωπο. Στην πράξη, μερικές φορές συνδέεται κάποιος σε έναν λογαριασμό μητρικής εταιρείας ενώ η αποστολή ανήκει πραγματικά σε μια θυγατρική, ή ένα εξωτερικό γραφείο χρησιμοποιεί τον δικό του λογαριασμό χωρίς να είναι σαφές εκ μέρους ποιου ακριβώς υποβλήθηκε. Δεν πρόκειται για θέμα ενός εσφαλμένου πλαισίου: η δήλωση τότε εμφανίζεται υπό το όνομα ενός διαφορετικού φορέα της αγοράς από αυτόν που είναι πράγματι υπεύθυνος για το προϊόν. Εάν υπάρχει αμφιβολία σχετικά με το ποιος έχει ποιο ρόλο, βοηθάει να το διευκρινίσετε πρώτα. σε λίγες ερωτήσεις δείτε ποιος ρόλος και ποια υποχρέωση ισχύουν για σας είναι ένα λογικό σημείο εκκίνησης πριν δημιουργήσετε έναν λογαριασμό.
Σφάλμα 3: χορήγηση εντολής χωρίς έλεγχο
Ο κανονισμός προσφέρει τη δυνατότητα να επιτρέψετε σε τρίτο μέρος να υποβάλει αίτηση για λογαριασμό σας. Είναι πρακτικό, αλλά μεταφέρει την ενέργεια, όχι την ευθύνη: η νόμιμη αξιολόγηση κινδύνου και η ακρίβεια των δεδομένων παραμένουν στον φορέα της αγοράς, ακόμη και αν κάποιος άλλος πατάει το κουμπί. Το σφάλμα που συχνά γίνεται εδώ είναι να ανατεθεί ένας κλειδί ή εξουσιοδότηση και στη συνέχεια να μην ελεγχθεί περαιτέρω τι ακριβώς υποβάλλεται για λογαριασμό σας, με ποια υποκείμενα δεδομένα και υπό ποια ημερομηνία. Δεν υπάρχει πρόβλημα εφόσον τα υποκείμενα δεδομένα είναι σωστά, αλλά γίνεται δύσκολο να εξηγηθεί τη στιγμή που μια αρμόδια αρχή κάνει ερωτήσεις σχετικά με μια υποβολή που δεν έχετε πλέον καθαρά στο μυαλό σας.
Σφάλμα 4: πιστεύετε ότι μια δήλωση ισχύει για ολόκληρη την αλυσίδα προϊόντων
Μια δήλωση δεοντολογικής επιμέλειας αφορά μια συγκεκριμένη παρτίδα αγαθών, όχι έναν προμηθευτή ή μια αλυσίδα προϊόντων γενικά. Όποιος έχει υποβάλει μία φορά μια δήλωση για μια παράδοση και υποθέτει ότι ισχύει και για επόμενες παραδόσεις του ίδιου προμηθευτή, παραλείπει ένα βήμα. Κάθε παρτίδα που υπόκειται στον κανονισμό, γενικά απαιτεί τη δική της δήλωση, ακόμη και αν η προέλευση και ο προμηθευτής δεν έχουν αλλάξει. Ακριβώς για αυτό ένα δοσιέ ανά αλυσίδα προϊόντων, με τους υποκείμενους προμηθευτές και τις παρcel σε τάξη, καθιστά πολύ ευκολότερη τη γρήγορη δημιουργία μιας νέας δήλωσης κάθε φορά αντί να την ψάχνετε κάθε φορά εξ αρχής.
Πώς το αποτρέπετε
Το κοινό νήμα σε αυτά τα σφάλματα είναι ότι το πληροφοριακό σύστημα θεωρείται αποκομμένο από το δοσιέ που βρίσκεται πίσω του. Όποιος έχει το δοσιέ σε τάξη, ανά ροή προϊόντος και με την σωστή νομική οντότητα συνδεδεμένη, αντιμετωπίζει αυτά τα προβλήματα πολύ λιγότερο συχνά: είναι τότε σαφές ποιος υποβάλλει, υπό ποιον λογαριασμό, για ποιο φορτίο εμπορευμάτων και ποιος πρέπει να λάβει τον αριθμό που προκύπτει. Μια επισκόπηση του τρόπου που συνδέονται αυτά θα βρείτε στο η τράπεζα γνώσης με εξήγηση ανά θέμα, και όποιος θέλει να μάθει πώς η υποβολή συνδέεται ακριβώς με το υπόλοιπο του διαδικασίας, το διαβάζει ξανά στο τη σελίδα που δείχνει βήμα προς βήμα από πού προέρχονται οι πληροφορίες.
Για τη λειτουργία του πληροφοριακού συστήματος, τα ακριβή πεδία και την κατάσταση μιας υποβολής, το επίσημο κείμενο και η αρμόδια αρχή παραμένουν η ορισμένη πηγή· σε περίπτωση αμφιβολίας σχετικά με την ειδική κατάστασή σας, ένας νομικός ή η εποπτική αρχή είναι το κατάλληλο σημείο επικοινωνίας. Ερωτήσεις που προκύπτουν συχνά σχετικά με την υποβολή και τους λογαριασμούς συγκεντρώνονται στο τη σελίδα με τις συχνές ερωτήσεις.
Θέλετε πρώτα να μάθετε ακριβώς πού στέκεστε πριν δημιουργήσετε λογαριασμό και ξεκινήσετε την υποβολή; Κάνετε τον δωρεάν έλεγχο ρόλων, ή διαβάστε τα θέματα που σχετίζονται με την αγορά σας και τον ρόλο σας.