Oui, vous pouvez vérifier vous-même les données de géolocalisation que vous recevez d'un fournisseur, et pour de petits volumes, c'est précisément ce qui se passe en pratique. Vous vérifiez si les coordonnées ou la parcelle se situent dans le pays et la région indiqués, si le format correspond à ce que le système d'information de l'UE attend, et si la taille de la parcelle correspond aux autres documents fournis. Ce n'est pas un travail spécialisé, mais il demande du temps et doit être répété pour chaque envoi.
La limite entre faire soi-même et recourir à une aide ne dépend pas de la faisabilité technique, mais du nombre de parcelles, de fournisseurs et de pays d'origine que vous devez gérer simultanément, et de votre volonté d'enregistrer ce processus de manière structurée ou de le réexaminer à chaque fois.
Qu'entend-on exactement par validation ?
La validation des données de géolocalisation n'est pas une action ponctuelle, mais une série de contrôles distincts. Vous vérifiez si les coordonnées fournies se situent effectivement dans le pays d'origine que le fournisseur indique, si un polygone s'aligne logiquement sur la superficie mentionnée dans d'autres documents, et si le fichier lui-même est lisible et complet. Pour les parcelles plus grandes, s'ajoute la question de savoir si un seul point suffit ou si un polygone est obligatoire ; cela varie selon la situation et est décrit dans le règlement lui-même. Ceux qui le font pour la première fois remarquent souvent que les contrôles isolés sont simples en eux-mêmes, mais que le suivi de plusieurs fournisseurs et de plusieurs flux de produits constitue le véritable travail.
Ce que vous pouvez raisonnablement vérifier vous-même
Pour un seul fournisseur et un nombre limité de parcelles, la vérification manuelle est faisable. Vous comparez les coordonnées sur une carte, vous vérifiez si le format du fichier répond aux exigences, et vous conservez les données avec les autres documents associés à cet envoi. Ce travail fait partie de la pratique courante d'approvisionnement et ne nécessite pas de logiciel spécialisé. Ce qui est nécessaire, c'est la cohérence : effectuer le même contrôle de la même manière, pour chaque envoi, et l'enregistrer de manière à pouvoir le retracer au fil du temps. consulter la base de connaissances par sujet donne une bonne idée des contrôles applicables à chaque type de matière première.
Où la validation autonome se heurte à des limites
Avec plusieurs fournisseurs, plusieurs pays d'origine ou des volumes plus importants, la nature du travail change. Vous devez alors non pas vérifier une seule parcelle, mais constituer un dossier par flux de produits : fournisseurs, pays d'origine avec leur classification des risques, parcelles avec données géographiques, et les documents sous-jacents qui doivent être conservés pendant cinq ans. Cela reste vérifiable manuellement, mais le risque d'erreur augmente au fur et à mesure que le nombre de lignes et de fichiers augmente. De plus, la classification des risques des pays change périodiquement, ce qui influe directement sur le niveau de contrôle applicable à une parcelle donnée. Ceux qui réexaminent ce travail à chaque fois courent le risque que les contrôles soient effectués de manière incohérente ou que les données ne puissent plus être retracées de manière univoque au moment où elles sont nécessaires.
Quand l'assistance a un sens
L'assistance est particulièrement utile lorsque la validation n'est plus une tâche ponctuelle, mais un processus récurrent : avec plusieurs flux de produits, avec des fournisseurs qui changent régulièrement, ou avec des pays d'origine dont la classification des risques peut évoluer. À ce stade, il ne s'agit plus de savoir si vous pouvez lire les coordonnées, mais de savoir si le processus qui les entoure reste cohérent et traçable. Chez eudri.com, nous structurons et validons les données que vous fournissez et en générons la déclaration de diligence raisonnable ou la déclaration simplifiée ; l'évaluation des risques au titre de la loi vous incombe en tant qu'opérateur. voir précisément d'où provient cette information montre comment ce processus fonctionne et comment nous traitons vos données et celles de votre fournisseur lisez comment les données de géolocalisation et les documents sont stockés.
En bref
L'auto-validation est tout à fait réalisable avec un nombre limité de parcelles et demande surtout de la cohérence. Avec des volumes plus importants ou plusieurs pays d'origine, il s'agit avant tout d'une question de temps et de vue d'ensemble, non d'une impossibilité technique. Si vous voulez d'abord savoir dans quel rôle vous vous trouvez exactement et quelle obligation en découle, vous pouvez le découvrir rapidement avec la vérification gratuite des rôles en quelques questions rapidement. Ceux qui souhaitent en savoir plus sur la géolocalisation, les pays d'origine ou l'obligation de conservation trouveront cela de manière claire dans la base de connaissances.