Den mest almindelige fejl med EU-informationssystemet for EUDR
Den mest almindelige fejl ligger ikke i udarbejdelsen af selve oplysningserklæringen, men i hvad du efterfølgende gør med EU-informationssystemet. Virksomheder udfylder erklæringen korrekt, indgiver den, og glemmer derefter, at systemet fungerer tovejskommunikation: der kommer et nummer ud, som du skal videreformidle, og der kommer et ansvar med det, som hænger på din juridiske enhed, selv hvis nogen anden har logget ind for dig.
Kernen er dette: EU-informationssystemet er ikke en postkasse, hvor du engangsindgiver noget og derefter glemmer det. Det er stedet, hvor din erklæring får et referencenummer og et verifikationsnummer, hvor modtagere i værdikæden skal kunne falde tilbage på det, og hvor det præcist registreres, under hvilket konto og hvilken juridisk enhed der blev indgivet. Fejl opstår sædvanligvis, fordi denne sidste del bliver overset.
Fejl 1: ikke at videregive nummeret til næste led
En erklæring, der er blevet indgivet, resulterer i et referencenummer og et verifikationsnummer. Disse numre er ikke til internt brug: de er beregnet til at blive videregivet til den part, der viderebehandler eller videresælger dit produkt. Hvis du glemmer det, eller hvis du tror, at en kopi af selve erklæringen er tilstrækkelig, efterlader du næste led uden de oplysninger, der er nødvendige for at referere tilbage til din indgivelse. Det opdager du ofte først, når en modtager selv spørger efter det, eller når en kontrol specifikt lægger vægt på det.
Fejl 2: indgivelse fra en delt eller forkert konto
Informationssystemet forbinder en indgivelse til en konto, og denne konto tilhører én juridisk enhed. I praksis logges der nogle gange ind på en konto for moderselskabet, mens sendingen egentlig tilhører et datterselskab, eller et eksternt bureau bruger sin egen konto uden at det er klart på vegne af hvem der præcist blev indgivet. Dette er ikke et spørgsmål om et forkert flueben: erklæringen kommer da til at stå i navn på en anden markedsaktør end den, der faktisk er ansvarlig for produktet. Ved usikkerhed om, hvem der har hvilken rolle, hjælper det at få det klart først; se i nogle få spørgsmål hvilken rolle og forpligtelse der gælder for dig er et naturligt udgangspunkt før du opretter en konto.
Fejl 3: give et mandat uden at holde styr på det
Forordningen giver mulighed for at lade en tredjeparti indgive på dine vegne. Det er praktisk, men det flytter handlingen, ikke ansvaret: den lovpligtige risikovurdering og rigtigheden af oplysningerne forbliver hos markedsaktøren, selv hvis nogen anden trykker på knappen. Den fejl, der ofte begås her, er at give en nøgle eller fuldmagt videre og derefter ikke længere kontrollere, hvad der præcist bliver indgivet på dine vegne, med hvilke underliggende oplysninger og under hvilken datering. Det er ikke noget problem, så længe de underliggende oplysninger er korrekte, men bliver vanskeligt at forklare i det øjeblik, hvor en kompetent myndighed stiller spørgsmål om en indgivelse, som du selv ikke længere har klart for øje.
Fejl 4: tro at én erklæring gælder for hele værdikæden
En oplysningserklæring hører til en specifik varesending, ikke til en leverandør eller en værdikæde generelt. Hvis du engang har indgivet en erklæring for en levering og antager, at den også gælder for efterfølgende leveringer fra samme leverandør, mister du et trin. Hver varesending, der falder under forordningen, kræver grundlæggende sin egen erklæring, selv hvis herkomsten og leverandøren er uændret. Det er netop derfor, at et dossier pr. værdikæde med de underliggende leverandører og marker i orden gør det lettere at generere en ny erklæring hurtigt hver gang i stedet for at skulle søge efter det igen hver gang.
Sådan undgår De det
Den røde tråd i disse fejl er, at informationssystemet bliver betragtet isoleret fra det dossier, der ligger til grund for det. Hvis du har dossier på plads — pr. produktstrøm og med den rigtige juridiske person knyttet til — løber du ind i disse problemer meget mindre ofte: det er så klart, hvem der indgiver, under hvilken konto, for hvilken varebatch, og hvem der skal modtage det resulterende nummer. Du finder en oversigt over, hvordan det hænger sammen i videnbanken med forklaringer pr. emne, og hvis du vil vide, hvordan indgivelsen præcist slutter sig til resten af processen, læser du det igen på siden, der trin for trin viser, hvor oplysningerne kommer fra.
Hvad angår den præcise funktion af informationssystemet, de nøjagtige felter og status på en indgivelse, forbliver den officielle tekst og den kompetente myndighed den relevante kilde; hvis du er i tvivl om din specifikke situation, er en jurist eller tilsynsmyndigheden det rigtige sted at henvende sig. Spørgsmål, der kommer op gentagne gange om indgivelse og konti, er samlet på siden med ofte stillede spørgsmål.
Vil du først gerne vide, hvor du præcist står, før du opretter en konto og begynder at indgive? Foretag den gratis rollekontrol, eller læs de emner, der hører til din råvare og din rolle, igennem.