muss ich mein Entwaldungsdossier beim Verkauf meines Unternehmens übergeben

Die Akte folgt dem Unternehmen, nicht dem Eigentümer

Bei einer Übernahme oder Fusion ändert sich in der Praxis wenig an den Verpflichtungen selbst: Die juristische Person, die das Produkt einführt, handelt oder auf den Markt bringt, bleibt an die Pflichten aus der Verordnung (EU) 2023/1115 gebunden, auch wenn der Anteilsbesitz oder die Kontrolle den Besitzer wechselt. Die Akte mit Lieferantendaten, Herkunftsländern, Geodaten von Parzellen und zugrunde liegenden Dokumenten gehört zu diesem Produktstrom, und dieser Produktstrom läuft unter dem neuen Eigentümer einfach weiter. Es gibt also keinen Zeitpunkt, an dem ein verkaufendes Unternehmen entscheiden könnte, die Akte nicht zu übertragen: Wer die Aktivitäten fortsetzt, benötigt auch die zugrunde liegenden Unterlagen, um nachzuweisen, dass die Sorgfaltspflichtanforderungen früher erfüllt wurden.

Bei einer Fusion, bei der zwei Einheiten in einer neuen Rechtsform zusammengehen, oder bei einer Übernahme, bei der nur bestimmte Aktivitäten oder ein Geschäftsbetrieb übernommen werden, ist es vor allem wichtig, dass klar ist, welche Einheit welchen Produktstrom fortsetzt, und dass die entsprechenden Akten dazu passen. Dies berührt auch praktische Aspekte wie die Erklärungsnummer, die ein Lieferant mitgeteilt hat und die Frage, wie die Registrierung im EU-Informationssystem auf den Namen der richtigen Einheit eingetragen bleibt. Eine Akte, die nicht mitgeht oder nicht mehr auf den Namen der Partei eingetragen ist, die tatsächlich die Produkte handelt, ist ein Risiko, das unabhängig davon besteht, ob die zugrunde liegende Waldschutzbeurteilung selbst korrekt ist.

Warum das so ist: Die Verpflichtungen ruhen auf dem Marktteilnehmer

Die Verordnung (EU) 2023/1115 legt die Sorgfaltspflichten bei dem Marktteilnehmer oder Händler als juristische oder natürliche Person an, die die relevanten Produkte auf dem Markt bringt oder handelt, nicht bei einem bestimmten Anteilseigner oder Geschäftsführer. Solange diese juristische Person besteht und die Aktivität fortsetzt, ruht auch die Aufbewahrungspflicht der zugrunde liegenden Daten auf ihr — eine Pflicht, die gemäß der Verordnung fünf Jahre läuft und die auf der Seite über die Einzelheiten dessen, was genau fünf Jahre lang aufbewahrt werden mussnäher ausgeführt ist. Bei Zweifeln darüber, wie eine bestimmte Übernahmestruktur sich zu den Definitionen von Marktteilnehmer und Händler in der Verordnung verhält, ist der offizielle Text auf EUR-Lex der Ausgangspunkt.