dois-je transférer mon dossier de diligence raisonnable lors de la vente de mon entreprise

Le dossier accompagne l'entreprise, non le propriétaire

Lors d'une acquisition ou d'une fusion, les obligations elles-mêmes changent peu en pratique : la personne morale qui importe, commercialise ou met sur le marché le produit reste liée aux obligations découlant du Règlement (UE) 2023/1115, même si les actions ou le contrôle changent de propriétaire. Le dossier contenant les données relatives aux fournisseurs, les pays d'origine, les données géographiques des parcelles et les documents sous-jacents appartient à ce flux de produits, et ce flux de produits se poursuit simplement sous la nouvelle direction. Il n'y a donc pas de moment de choix où une entreprise vendeuse pourrait décider de ne pas transférer le dossier : celui qui poursuit les activités a également besoin des documents sous-jacents pour démontrer que les exigences de diligence raisonnable ont été respectées antérieurement.

Lors d'une fusion où deux entités se fusionnent dans une nouvelle forme juridique, ou lors d'une acquisition où seules certaines activités ou une unité commerciale sont acquises, il est particulièrement important de clarifier quelle entité poursuit quel flux de produits, et que les dossiers correspondants y correspondent. Cela touche également à des questions pratiques telles que le numéro de déclaration fourni par un fournisseur et la question comment l'enregistrement dans le système d'information de l'UE reste enregistré au nom de la bonne entité. Un dossier qui ne s'accompagne pas, ou qui n'est plus enregistré au nom de la partie qui commercialise effectivement les produits, constitue un risque indépendant de la question de savoir si l'évaluation du déboisement sous-jacente elle-même est correcte.

Pourquoi c'est le cas : les obligations pèsent sur l'opérateur économique

Le Règlement (UE) 2023/1115 impose les obligations de diligence raisonnable à l'opérateur économique ou au négociant en tant que personne morale ou physique qui met les produits concernés sur le marché ou les commercialise, et non à un actionnaire ou administrateur spécifique. Tant que cette personne morale continue d'exister et poursuit l'activité, l'obligation de conserver les données sous-jacentes pèse également sur elle — une obligation qui, selon le règlement, s'étend sur cinq ans et qui est développée plus avant sur la page sur ce qui doit précisément être conservé pendant cinq ans. En cas de doute sur la manière dont une structure d'acquisition spécifique se rapporte aux définitions d'opérateur économique et de négociant dans le règlement, le texte officiel sur EUR-Lex est le point de référence.