¿debo transferir mi expediente de deforestación en caso de venta de mi empresa

El expediente va con la empresa, no con el propietario

En caso de adquisición o fusión, hay poco cambio en la práctica respecto a las obligaciones en sí: la persona jurídica que importa, comercia o comercializa el producto sigue vinculada a las obligaciones establecidas en el Reglamento (UE) 2023/1115, incluso si cambian los accionistas o el control de propiedad. El expediente con datos de proveedores, países de origen, geodatos de parcelas y documentos subyacentes forma parte de esa cadena de suministro, y esa cadena sigue funcionando con normalidad bajo el nuevo propietario. No hay, por lo tanto, un momento de decisión en el que una empresa vendedora pudiera optar por no transferir el expediente: quien continúa las actividades también necesita los documentos subyacentes para demostrar que se han cumplido anteriormente los requisitos de diligencia debida.

En caso de una fusión en la que dos entidades se unen en una nueva forma jurídica, o en una adquisición en la que solo se adquieren determinadas actividades o una unidad de negocio, es especialmente importante que quede claro qué entidad continúa qué cadena de suministro, y que los expedientes correspondientes estén alineados con ello. Esto también afecta a cuestiones prácticas como el número de declaración que ha comunicado un proveedor y la cuestión de cómo el registro en el sistema de información de la UE sigue siendo válido a nombre de la entidad correcta. Un expediente que no se transfiere, o que ya no está a nombre de la parte que de hecho comercia con los productos, es un riesgo que es independiente de si la evaluación subyacente de deforestación es correcta en sí misma.

Por qué es así: las obligaciones recaen en el operador del mercado

El Reglamento (UE) 2023/1115 establece las obligaciones de diligencia debida con el operador del mercado o comerciante como persona jurídica o física que comercializa o comercia con los productos relevantes, no con un accionista o administrador específico. Mientras esa persona jurídica siga existiendo y continúe la actividad, la obligación de conservación de los datos subyacentes también recae sobre ella — una obligación que según el reglamento se mantiene durante cinco años y que se desarrolla más detalladamente en la página sobre qué debe conservarse exactamente durante cinco años. En caso de duda sobre cómo una estructura de adquisición específica se relaciona con las definiciones de operador del mercado y comerciante en el reglamento, el texto oficial en EUR-Lex es el punto de partida.