måste jag överlåta min avskogningsdossier vid försäljning av mitt företag

Dossieren följer med verksamheten, inte med ägaren

Vid ett förvärv eller en fusion förändras praktiskt taget mycket lite i de egentliga skyldigheterna: den juridiska person som importerar, handlar eller marknadsför produkten förblir bunden av skyldigheterna enligt förordning (EU) 2023/1115, även om aktier eller kontroll byter ägare. Dossieren med leverantörsuppgifter, ursprungsländer, geodata för områden och underliggande dokument hör till den produktströmmen, och den produktströmmen fortsätter helt enkelt under den nya ägaren. Det finns därför ingen valpunkt där ett säljande företag kunde besluta sig för att inte överföra dossieren: den som fortsätter verksamheten behöver också de underliggande handlingarna för att visa att skyldigheterna tidigare har uppfyllts.

Vid en fusion där två enheter slår samman i en ny juridisk form, eller vid ett förvärv där endast vissa verksamheter eller en affärsenhet förvärvas, är det särskilt viktigt att det är klart vilken enhet som fortsätter vilken produktström, och att motsvarande dossier är förenliga med detta. Detta påverkar också praktiska frågor som deklarationsnumret som en leverantör har angett och frågan hur registreringen i EU-informationssystemet förblir registrerad på rätt enhets namn. Ett dossier som inte följer med, eller som inte längre är registrerat på namnet på den part som faktiskt handlar med produkterna, är en risk som är skild från frågan om den underliggande avskogningsbedömningen i sig är korrekt.

Varför detta är så: skyldigheterna vilar på marknadsaktören

Förordning (EU) 2023/1115 ålägger skyldigheterna att iaktta försiktighet på marknadsaktören eller handlaren som juridisk person eller fysisk person som marknadsför eller handlar med de relevanta produkterna, inte på någon specifik aktieägare eller verkställande ledamot. Så länge denna juridiska person existerar och fortsätter verksamheten, vilar också skyldigheten att bevara underliggande data på den – en skyldighet som enligt förordningen varar i fem år och som utvecklas närmare på sidan om vad exakt som måste bevaras i fem år. Om du är osäker på hur en specifik förvärvsstruktur förhåller sig till definitionerna av marknadsaktör och handlare i förordningen, är den officiella texten på EUR-Lex utgångspunkten.