pontosan mely bizonylatok összegyűjtése és megőrzése szükséges az EUDR számára

Mely dokumentumok alkotják együtt a fájlt

Az EUDR-fájl az eredetet, a geodatákat és az ellátási láncot bemutató dokumentumok kombinációjából áll, kiegészítve a kockázatértékelésből és az ebből adódó intézkedésekből. Konkrétan a következőkről van szó: a termék pontos leírása és mennyisége, a termelés országa és parcellái geohelyzetükkel, az azt szállító fél neve és elérhetőségei, valamint információ arról, hogy a fa, a kávé, a kakaó, a gumi, a szója, a pálmaolaj vagy a szarvasmarha olyan termelési folyamatan keresztül került termelésre, amely során a megfelelő dátum után nem történt erdőirtás, és amely megfelelt a termelés országának jogszabályainak. Ehhez tartoznak a kockázatértékelés eredményei is: mely kockázati mutatókat vizsgáltak meg, milyen információkat konzultáltak, és milyen következtetésre jutottak.

E tartalmi adatokon kívül a fájlhoz olyan dokumentumok is tartoznak, amelyek az ellátási láncot megerősítik: számlák, szerződések, szállítási dokumentumok és – ahol releváns – tanúsítványok vagy egyéb külső féltől származó információk, amelyeket támogatásként használtak fel. Akik az EU-n belül továbbértékesítenek termékeket, azok a szállító által megadott nyilatkozatszámmal is foglalkoznak; mit kell tenni azzal a számmal a gyakorlatban gyakran a fájl összeállítása mellett felmerülő kérdés. E dokumentumok összessége képezi azt az alapot, amelyre a megfelelési nyilatkozat vagy az egyszerűsített nyilatkozat épül.

Ahonnan ez következik: 9. cikk és II. melléklet

Az adatok gyűjtésének kötelezettsége a Verordening (EU) 2023/1115 9. cikkéből adódik, amely a megfelelési intézkedési rendszer tartalmát írja le, az II. melléklet kombinációjában, amely a geohelyzettel és az eredeti adatokra vonatkozó pontos információs követelményeket tartalmazza. A verordening közvetlenül az adatmegőrzési kötelezettséget köti ezekhez: az összegyűjtött adatok és dokumentumok együttesen azt a bizonyítékot képezik, amellyel a kompetens hatóság felé ki lehet mutatni, hogy a megfelelési kötelezettség teljesült. Mely dokumentumokat kell pontosan öt évig megőrizni, a következő oldalon leírtak alapján lehet megtudni: amit az ontbosszmentes termékekre vonatkozó EU-rendelet alapján öt évig meg kell őrizni, és a gyakorlatban hogyan zajlik az ellenőrzés a kérdésből derül ki hogyan zajlik az EU-rendelet szerinti ellenőrzés és érkezik-e figyelmeztetés.