devo trasferire il mio dossier sulla deforestazione in caso di vendita della mia azienda

Il fascicolo va con l'impresa, non con il proprietario

In caso di acquisizione o fusione, in pratica poco cambia negli obblighi stessi: la persona giuridica che importa, commercia o immette sul mercato il prodotto rimane vincolata agli obblighi previsti dal Regolamento (UE) 2023/1115, anche se le azioni o il controllo cambiano proprietario. Il fascicolo con i dati dei fornitori, i paesi di origine, i geodati delle particelle e i documenti sottostanti appartengono a quel flusso di prodotti, e quel flusso continua normalmente sotto il nuovo proprietario. Non c'è quindi un momento di scelta in cui un'azienda venditrice potrebbe decidere di non trasferire il fascicolo: chi continua le attività ha bisogno anche dei documenti sottostanti per dimostrare che in precedenza sono stati rispettati i requisiti di diligenza.

In caso di fusione in cui due entità si uniscono in una nuova forma giuridica, o in caso di acquisizione in cui vengono acquisite solo determinate attività o una divisione aziendale, è particolarmente importante che sia chiaro quale entità continua quale flusso di prodotti e che i fascicoli corrispondenti si allineino. Questo riguarda anche questioni pratiche come il numero di dichiarazione che un fornitore ha comunicato e la questione come rimane la registrazione nel sistema informativo dell'UE a nome della giusta entità. Un fascicolo che non viene trasferito, o che non è più intestato alla parte che effettivamente commercia i prodotti, è un rischio che è indipendente dalla questione se la valutazione sottostante della deforestazione è corretta.

Perché è così: gli obblighi ricadono sull'operatore del mercato

Il Regolamento (UE) 2023/1115 pone gli obblighi di diligenza sull'operatore del mercato o commerciante come persona giuridica o fisica che immette sul mercato o commercia i prodotti pertinenti, non su uno specifico azionista o amministratore. Finché quella persona giuridica continua a esistere e continua l'attività, rimane anche su di essa l'obbligo di conservare i dati sottostanti — un obbligo che secondo il regolamento dura cinque anni e che è ulteriormente precisato nella pagina su cosa esattamente deve essere conservato per cinque anni. In caso di dubbio su come una specifica struttura di acquisizione si relaziona alle definizioni di operatore del mercato e commerciante nel regolamento, il testo ufficiale su EUR-Lex è il punto di partenza.