Es gibt keinen festen Betrag für die Erfassung von Standortdaten, und jeder Anbieter, der Ihnen einen nennt, zieht einen Durchschnittswert aus einer Situation, die nicht Ihre ist. Was die Kosten wirklich bestimmt, ist eine begrenzte Reihe von Faktoren: wie viele Lieferanten und Parzellen Sie haben, aus welchen Ländern sie beliefern, welche Art von Daten die Verordnung in Ihrer Situation verlangt, und ob Sie die Arbeit selbst ausführen oder unterstützen lassen.
Der größte Kostenfaktor ist normalerweise nicht die Technologie, sondern die Zeit, die erforderlich ist, um die richtigen Daten von jedem Lieferanten zu beschaffen. Ein Händler mit fünf festen Lieferanten in einem Land hat einen anderen Weg als ein Importeur, der Kakao oder Kaffee aus Dutzenden kleiner Parzellen in mehreren Ländern bezieht.
Was die Kosten in die Höhe treibt
Die Anzahl der Parzellen ist der erste Faktor. Bei größeren Parzellen genügt oft ein Polygon, bei kleineren Parzellen kann eine Punktposition ausreichend sein; welche Form gilt, hängt von der Fläche ab und ist in der Verordnung selbst festgelegt. Mehr Parzellen bedeuten mehr Daten zum Anfordern, Organisieren und Überprüfen.
Der zweite Faktor ist das Herkunftsland. Lieferanten in Ländern, in denen die Grundstücksregistrierung gut organisiert ist, liefern in der Regel schneller brauchbare Koordinaten als Lieferanten in Gebieten, in denen Parzellen informell bewirtschaftet werden. Dieser Unterschied steckt nicht in einem Tarif, sondern in der Anzahl der Gespräche und Folgeanfragen, die erforderlich sind, bis die Daten vollständig sind.
Der dritte Faktor ist die Art des Produkts und die entsprechende Risikoeinstufung des Landes. Eine höhere Risikoeinstufung erfordert normalerweise mehr Belege pro Parzelle, und das wirkt sich sowohl auf die Zeit aus, die Sie aufwenden, als auch auf die Dokumentation, die Sie anschließend fünf Jahre lang aufbewahren müssen. Wie Länder eingeteilt werden und was das für Ihre Akte bedeutet, können Sie nachlesen auf die Wissensdatenbank mit Erklärungen zu jedem Thema.
Selbst machen oder Unterstützung in Anspruch nehmen
Wer dies selbst anpackt, bezahlt vor allem in Stunden: Lieferanten kontaktieren, Koordinaten auf Plausibilität überprüfen, Dateien in Ordnung halten und alles wiederholen, sobald ein Lieferant wechselt oder eine Parzelle sich ändert. Das ist durchaus machbar, besonders bei einer begrenzten Anzahl von Lieferanten, aber es ist eine wiederkehrende Aufgabe und keine einmalige Aktion.
Wer die Arbeit lieber mit Unterstützung strukturiert, zahlt für das Zusammenführen und Validieren von Daten in einer Akte pro Produktstrom, anstatt für einzelne Excel-Dateien und E-Mail-Austausche. Was das konkret kostet und was darin enthalten ist und nicht, können Sie übersichtlich nachschlagen auf der Seite mit den Gebühren und den zugehörigen Informationen. Wichtig zu wissen: Eine Plattform strukturiert und validiert Daten, nimmt Ihnen aber die gesetzliche Risikobewertung nicht ab. Diese bleibt bei Ihnen als Marktakteur oder Händler.
Eine wiederkehrende Kostenposition, kein einmaliger Posten
Standortdaten sind kein Formular, das Sie einmal ausfüllen und dann vergessen. Sobald ein Lieferant wechselt, eine Parzelle sich ändert oder Sie ein neues Herkunftsland hinzufügen, müssen Sie die Daten erneut anfordern und validieren. Rechnen Sie dies daher nicht als einmalige Kostenposition beim Start ein, sondern als wiederkehrenden Teil Ihres Einkaufsprozesses, vergleichbar mit der Aktualisierung anderer Lieferantendaten.
Dieser wiederkehrende Charakter ist auch der Grund, warum sich viele Unternehmen für ein etabliertes Verfahren entscheiden, anstatt bei jeder Sendung ad hoc Daten zu sammeln. Wie ein solches Verfahren in der Praxis aussieht und welche Schritte dazu gehören, können Sie nachlesen auf die Seite, die den Prozess Schritt für Schritt zeigt.
Was die Kosten nicht abdecken
Kein Betrag, den Sie für die Erfassung oder Strukturierung von Standortdaten zahlen, deckt die inhaltliche Bewertung ab oder bestätigt, dass eine Parzelle die Anforderungen der Verordnung tatsächlich erfüllt. Diese Bewertung ist und bleibt eine Verantwortung des Markteilnehmers, gegebenenfalls mit Unterstützung eines Juristen oder der zuständigen Überwachungsbehörde. Dienstleistungen, die Daten strukturieren und validieren, können Ihnen diese Arbeit erheblich erleichtern, aber sie erklären selbst niemals, dass ein Produkt entwaldungsfrei ist.
Falls Sie noch nicht genau wissen, welche Rolle Sie haben und welche Daten dazu gehören, ist das die erste Frage, die beantwortet werden muss, bevor Sie mit der Kostenschätzung beginnen. Das können Sie kostenlos und unverbindlich durchführen über die Rollenprüfung, die in einigen Fragen Ihre Situation aufzeigt, wonach Sie ein besseres Bild davon haben, was für Ihre Produkte und Lieferanten tatsächlich erforderlich ist.