No existe una cantidad fija para la recopilación de datos de geolocalización, y cualquier proveedor que le cite una cifra fija está extrayendo un promedio de una situación que no es la suya. Lo que sí determina los costos es un conjunto limitado de factores: cuántos proveedores y parcelas tiene, de qué países suministran, qué tipo de datos requiere la normativa para su situación, y si realiza el trabajo usted mismo o recibe apoyo.
La mayor partida de costos generalmente no es la tecnología, sino el tiempo necesario para obtener los datos correctos de cada proveedor. Un comerciante con cinco proveedores fijos en un país tiene un proceso diferente al de un importador que obtiene cacao o café de decenas de pequeñas parcelas en múltiples países.
Lo que aumenta los costos
El número de parcelas es el primer factor. Para parcelas más grandes, a menudo es suficiente un polígono; para parcelas más pequeñas, puede serlo una ubicación puntual; qué forma se aplica depende de la superficie y está establecido en la propia normativa. Más parcelas significan más datos para solicitar, organizar y verificar.
El segundo factor es el país de origen. Los proveedores en países donde el registro de tierras está bien organizado generalmente proporcionan coordenadas utilizables más rápidamente que los proveedores en áreas donde las parcelas se gestionan de forma informal. Esta diferencia no se refleja en una tarifa, sino en el número de conversaciones y solicitudes repetidas necesarias antes de que los datos estén completos.
El tercer factor es el tipo de producto y la clasificación de riesgo correspondiente del país. Una clasificación de riesgo más alta generalmente requiere más justificación por parcela, lo que afecta tanto al tiempo que dedica como a la documentación que posteriormente debe conservar durante cinco años. Cómo se clasifican los países y qué significa para su expediente, puede leerlo en el banco de conocimientos con explicación por tema.
Hacerlo usted mismo o recibir apoyo
Quien se encarga de esto por su cuenta, paga principalmente en horas: contactar con proveedores, verificar coordenadas para plausibilidad, mantener los archivos en orden y repetir todo cuando cambia un proveedor o una parcela. Esto es perfectamente factible, especialmente con un número limitado de proveedores, pero es una tarea recurrente y no una acción única.
Quien prefiere estructurar el trabajo con apoyo, paga por compilar y validar datos en un único expediente por flujo de producto, en lugar de archivos Excel sueltos e intercambios de correos electrónicos. Cuál es el costo concreto y qué se incluye y qué no, se presenta claramente en la página de tarifas y lo que la acompaña. Es importante saber: una plataforma estructura y valida datos, pero no asume la evaluación de riesgo legal que le corresponde. Esa responsabilidad sigue siendo suya como participante del mercado o comerciante.
Un gasto recurrente, no puntual
Los datos de geolocalización no son un formulario que rellena una sola vez y después olvida. Cada vez que cambia un proveedor, cambia una parcela o añade un nuevo país de origen, debe solicitar y validar los datos de nuevo. Por lo tanto, no considere esto como un gasto puntual al inicio, sino como parte recurrente de su proceso de compra, comparable a mantener actualiza otros datos de proveedores.
Este carácter recurrente es también la razón por la que muchas empresas optan por un procedimiento establecido en lugar de recopilar datos de forma ad hoc con cada envío. Cómo se ve tal procedimiento en la práctica y qué pasos lo acompañan, puede leerlo en la página que muestra el proceso paso a paso.
Lo que los costos no incluyen
Ningún importe que pague por la recopilación o estructuración de datos de geolocalización cubre la evaluación sustantiva o si una parcela cumple efectivamente con los requisitos de la Regulación. Esa evaluación es y sigue siendo responsabilidad del operador del mercado, posiblemente con apoyo de un abogado o de la autoridad competente de supervisión. Los servicios que estructuran y validan datos pueden facilitarle considerablemente ese trabajo, pero nunca declaran por sí solos que un producto sea de conformidad con la Regulación.
Si aún no sabe exactamente qué función tiene y qué datos corresponden a esa función, esa es la primera pregunta que debe responder antes de empezar a estimar costos. Puede hacerlo de forma gratuita y sin compromiso a través de la verificación de funciones que en un par de preguntas determina su situación, tras lo cual tendrá una visión más clara de lo que realmente necesita para sus productos y proveedores.