Existe-t-il un délai légal pour demander des données géolocalisées ?
Non, le règlement ne prescrit pas un nombre de jours ou de semaines dans lequel vous devez avoir collecté les données géolocalisées auprès de vos fournisseurs. Ce que le règlement établit en revanche, c'est le résultat qui doit être atteint : pour chaque parcelle d'où provient la matière première, les coordonnées géographiques doivent être connues, afin qu'il soit plausible qu'aucune déforestation ou dégradation forestière n'ait eu lieu après une date fixée. Le temps que cela prend dépend de vous et de vos fournisseurs, et cela varie énormément en pratique.
Pour un importateur disposant de deux fournisseurs fixes et de plantations bien délimitées, il peut s'agir d'une question de quelques jours. Pour un négociant qui achète par l'intermédiaire de coopératives et d'intermédiaires, avec des dizaines de petites parcelles par envoi, le même processus peut prendre plusieurs mois. Le délai d'exécution en soi n'est donc pas très significatif ; ce qui est plus intéressant, c'est où ce temps est dépensé en pratique.
Ce qui détermine le délai d'exécution en pratique
Le nombre de maillons dans votre chaîne est le facteur le plus important. Si vous achetez directement auprès d'un producteur, la demande de coordonnées est relativement facile à poser et à traiter. S'il y a un intermédiaire ou une coopérative entre vous, cette partie doit à son tour interroger ses propres fournisseurs, et chaque maillon ajoute du temps.
Le pays d'origine joue également un rôle. Dans les pays avec une classification de risque plus élevée, on demande souvent plus de détails, et tout producteur local ne conserve pas les données déjà de manière numérique ou dans le format approprié. Quand les coordonnées existent, elles doivent en outre être validées : les limites des parcelles doivent être logiques, les coordonnées doivent se situer réellement dans le pays indiqué, et des exigences différentes s'appliquent pour les grandes parcelles par rapport aux petites. Ce qu'une classification de risque implique exactement et comment elle varie selon les pays, vous pouvez le lire dans l'aperçu de la classification des pays et des classes de risque.
Un troisième facteur est simplement le nombre de flux de produits que vous devez cartographier simultanément. Un torréfacteur de café qui importe de trois pays, avec plusieurs fournisseurs par pays, a un processus différent d'un négociant qui a une seule source fixe.
Où cela échoue le plus souvent en pratique
Le retard le plus courant ne survient pas à la première demande, mais à la réaction. Les fournisseurs ne comprennent pas toujours pourquoi des coordonnées sont soudainement demandées, ou ils envoient une adresse au lieu de points géographiques. Cela nécessite un deuxième et parfois un troisième cycle de communication, souvent dans une autre langue.
Un deuxième goulot d'étranglement est la qualité de ce qui est fourni. Les coordonnées notées avec une application téléphonique ne correspondent pas toujours à la véritable limite de la parcelle, et cela n'apparaît que lors de la validation. Corriger cela signifie reprendre contact avec la source, ce qui prend du temps que vous n'aviez généralement pas estimé au début du processus.
Un troisième goulot d'étranglement se situe au niveau des coopératives et des points de collecte, où la partie qui vous livre n'a elle-même pas de visibilité sur les parcelles individuelles de ses membres. La demande doit aller plus loin dans la chaîne, et cela prolonge notablement le délai d'exécution.
Comment limiter les retards
L'étape la plus importante est de commencer tôt, indépendamment de la question du moment précis où une obligation pour votre rôle et votre produit entre en vigueur. Attendre jusqu'à juste avant une date limite signifie que chaque retard chez un fournisseur devient immédiatement un problème. Si vous établissez par flux de produits quel fournisseur, quel pays et quelle parcelle vont ensemble, vous verrez aussi plus rapidement où se trouvent la plupart des maillons et donc où le plus de temps sera nécessaire.
Il est également utile de demander concrètement à chaque fournisseur des coordonnées dans un format exploitable, plutôt que de demander des « données d'origine » en termes généraux. La manière de structurer au mieux une telle conversation avec un fournisseur est décrite dans la base de connaissances. Et si vous ne savez pas encore exactement quel rôle et quelle obligation s'appliquent à votre situation, commencez par le contrôle des rôles qui montre votre position dans la chaîne en quelques questions.
Eudri.com structure les données fournies par flux de produits et signale les endroits où des coordonnées manquent ou ne sont pas validées, afin que vous n'ayez pas à attendre aveuglément ce qu'un fournisseur vous renvoie. Vous pouvez lire sur la page qui explique d'où provient l'informationcomment ce traitement fonctionne exactement et quelle source le soutient. L'évaluation des risques imposée par la loi et l'évaluation finale de la suffisance des données restent de la responsabilité du participant au marché lui-même.
Voulez-vous savoir à quoi ressemble votre propre situation, avec combien de fournisseurs et de parcelles vous devez compter ? Le contrôle des rôles gratuit vous donne une indication immédiate, et la base de connaissances approfondira chaque sujet en montrant ce qu'il faut faire en pratique.