Wat bepaalt de kosten van een EUDR-dossier per productstroom?
Er is geen vast bedrag te noemen voor een EUDR-dossier, en iedereen die dat wel doet, gokt. Wat wel te zeggen is: de kosten worden bepaald door vier factoren die per productstroom verschillen. Het aantal leveranciers en herkomstlanden, de risicoclassificatie van die landen, de staat waarin uw geodata al verkeren, en de keuze of u het zelf doet of uitbesteedt.
Een kleine koffiebrander met twee vaste leveranciers in hetzelfde land heeft een ander kostenplaatje dan een houthandelaar die via tussenpersonen inkoopt uit vijf landen met wisselende percelen. Het dossier zelf — leveranciers, herkomstlanden, percelen met geodata en de documenten die u moet bewaren — is voor beide verplicht, maar de tijd en het geld om het op te bouwen lopen sterk uiteen.
Waar het bedrag vandaan komt
Een EUDR-dossier bestaat niet uit één taak maar uit een reeks stappen die elk hun eigen tijd en kosten kennen: leveranciers en hun herkomst in kaart brengen, geolocatiegegevens opvragen en controleren, documenten verzamelen en vijf jaar toegankelijk houden, en daaruit de due-diligenceverklaring of de vereenvoudigde verklaring opstellen. Wie deze stappen apart telt, ziet ook waar het bedrag vandaan komt: niet uit één post, maar uit de optelsom.
Het aantal leveranciers en herkomstlanden
Hoe meer leveranciers en hoe meer herkomstlanden binnen één productstroom, hoe meer keer u dezelfde vragen moet stellen en dezelfde controles moet uitvoeren. Een bedrijf met één leverancier per grondstof heeft minder afstemming nodig dan een handelaar die inkoopt via meerdere schakels. in een paar vragen zien welke rol en plicht bij u horen geeft een eerste indicatie van hoe groot die opgave voor uw situatie is.
De risicoclassificatie van het land
De verordening onderscheidt landen naar risicoclassificatie, en die classificatie bepaalt mede hoeveel aanvullende controle en documentatie nodig is. Voor herkomst uit een land met een hogere risicoclassificatie ligt de nadruk vaker op extra onderbouwing, wat meer tijd en dus meer kosten met zich meebrengt dan bij herkomst uit een land met een lagere classificatie.
De staat van uw geodata
Geolocatiegegevens van percelen zijn een verplicht onderdeel van het dossier. Heeft een leverancier die gegevens al digitaal beschikbaar, dan is het een kwestie van opvragen en valideren. Moeten percelen nog worden ingemeten of moet een leverancier eerst worden uitgelegd wat er nodig is, dan telt dat gesprek en die doorlooptijd mee in de kosten. Dat maakt het gesprek met uw leverancier over herkomstgegevens vaak de bepalende factor, meer dan de EUDR-regels zelf.
Zelf doen of uitbesteden
U kunt het dossier zelf opbouwen, met interne uren, spreadsheets en een jurist voor de lastige gevallen. U kunt het ook laten structureren en valideren door een partij die daarvoor is ingericht. Beide routes kosten iets: de eerste vooral in tijd, de tweede vooral in een vast of variabel bedrag. Wat die tweede route concreet kost, hangt af van het aantal productstromen en de omvang van uw leveranciersbestand; de actuele tarieven per productstroom bekijken geeft daar een concreet beeld van.
Wat kost tijd, en wat kost geld
Het is nuttig deze twee uit elkaar te houden. Tijd kost u zelf, ongeacht wie het dossier opbouwt: iemand moet leveranciers benaderen, gegevens controleren en de verklaring laten indienen. Geld komt erbij zodra u software, een consultant, een jurist of een dienstverlener inschakelt om die tijd te verkorten of het risico op fouten te verkleinen. Beide componenten stijgen naarmate het aantal productstromen, leveranciers en herkomstlanden toeneemt, en dalen naarmate uw administratie al op orde is voordat u begint.
Waarom dit per productstroom verschilt
De verordening kijkt niet naar uw bedrijf als geheel, maar naar elke productstroom afzonderlijk: koffie uit land A is een andere stroom dan cacao uit land B, ook als beide door dezelfde importeur worden verhandeld. Dat betekent dat de kosten van naleving niet één keer worden gemaakt, maar per productstroom opnieuw worden opgebouwd — al kan een deel van de infrastructuur, zoals een sjabloon voor leveranciersgegevens, wel worden hergebruikt. de kennisbank per onderwerp doorzoeken laat zien hoe de verplichtingen per grondstof en per rol verschillen.
Hoe u een realistisch beeld krijgt
Een realistisch kostenbeeld ontstaat pas als u weet welke rol u heeft, hoeveel leveranciers en herkomstlanden per productstroom meespelen, en hoe compleet uw geodata al zijn. Zonder die basis blijft elk bedrag een slag in de lucht. nalezen waar de informatie en de indicaties vandaan komen laat zien hoe die inschatting tot stand komt en welk deel daarvan gratis blijft.
Wilt u eerst weten waar u staat voordat u kosten gaat inschatten? De gratis rollencheck geeft in een paar vragen uw rol, uw plicht en de ingangsdatum die daarbij hoort, zonder dat u daarvoor iets hoeft te betalen.