Co se stane, když si své dokumenty podle EUDR pět let neuchovu?
Nařízení o produktech bez odlesňování ukládá účastníkům trhu a obchodníkům povinnost udržovat k dispozici dokumenty, které tvoří základ prohlášení o náležité péči, po dobu pěti let. Jedná se zejména o údaje o geopoloze pozemků, informace o dodavatelích a posouzení rizika příslušející k produkčnímu toku. Chybějí-li tyto podklady v okamžiku, kdy je příslušný orgán vyžaduje, nemůže tento orgán určit, zda bylo prohlášení vypracováno na patřičném základě.
Co to konkrétně znamená pro jednotlivý podnik, závisí na okolnostech a je na příslušném orgánu dohledu, aby se tím zabýval. Tento článek popisuje povinnost tak, jak je uvedena v nařízení, a ne to, jak přísně nebo benevolentně se k ní orgán dohledu staví. Pro vlastní situaci je právník nebo příslušný orgán řádnou stranou.
Proč tato doba uchovávání existuje
Prohlášení o náležité péči není jednorázová formalita. Nařízení vychází z předpokladu, že účastník trhu může kdykoli během doby uchovávání prokázat, odkud pocházela surovina a na základě jakých údajů byla posouzena jako bez odlesňování. Dokumenty tedy nejsou určeny pouze pro okamžik podání, ale tvoří důkaz, na který se orgán může později vrátit.
To činí povinnost uchovávání v praxi stejně důležitou jako samotné podání. Prohlášení, které bylo podáno v řádné lhůtě, ale jehož podklady nelze později úplně dohledat, zanechá v spisu mezeru. Kdo se ještě musí ujistit, jakou roli a jakou povinnost má vlastní podnik, najde první indikaci prostřednictvím v pěti otázkách si ujasní svou pozici.
Co se v praxi často ztrácí
Dokumenty se zřídka ztratí najednou. Mizí postupně: dodavatel zašle aktualizované umístění pozemku e-mailem a starší verze se neuchovává zvlášť. Posouzení rizika se přepracuje po změně v klasifikaci zemí, ale starší verze zmizí ze sdílené složky. Zaměstnanec, který spis vedl, opustí podnik a sebou si vezme znalosti o tom, kde se určité podklady nacházejí.
Každá z těchto situací se sama o sobě zdá malá. Dohromady se tak vytvoří spis, v němž nelze jasně dohledat souvislost mezi prohlášením, údaji o původu a podklady. To je jiný problém než pokuta nebo sankce: jde o otázku, zda je podnik schopen sám prokázat, jaký byl základ dříve podaného prohlášení.
Správa verzí je podceňovaná součást povinnosti uchovávání
Uchovávání znamená nejen to, že soubor někde existuje, ale také to, že je jasné, která verze patří k jakému prohlášení a kdy byla změněna. Bez tohoto přehledu sice spis existuje, ale není v okamžiku potřeby použitelný.
Jak dossier pro každý produkční tok v tom pomáhá
Kdo zaznamenává dodavatele, země původu, pozemky a dokumenty pro každý produkční tok místo samostatně pro každou zásilku, přirozeně se drží struktury, která odpovídá povinnosti uchovávání. Změny v čase zůstávají viditelné a podklady prohlášení nebudou závislé na paměti jednoho zaměstnance nebo na volné složce na sdílené jednotce.
Eudri.com strukturuje tyto spisy a generuje z nich prohlášení o náležité péči nebo zjednodušené prohlášení s dokumenty, které k němu patří, jasně uspořádanými. Jak se tato data zaznamenávají a chrání, je popsáno na stránce o ochraně údajů. Při tom nikdy sami neprohlašujeme, že je produkt bez odlesňování; zákonné posouzení rizika zůstává na účastníkovi trhu, i když byl spis vytvořen u nás.
Co si sami můžete ověřit
Pro ty, kteří chtějí vědět, zda jejich vlastní spis odpovídá požadavkům nařízení, má smysl zkontrolovat, zda každé podané prohlášení lze vysledovat zpět k podkladovým údajům o geolokalitě, informacím o dodavatelích a hodnocení rizika, a zda tento přehled zůstane použitelný také po změně personálu nebo změně systému. Úplný přehled témat týkajících se povinnosti uchovávání a dalších povinností je uveden v znalostní banka seřazené podle tématu.
Máte-li otázky týkající se toho, jak se to konkrétně vztahuje na vaše produkty a dodavatele, nejčastěji pokládané otázky najdete na stránce s často kladenými otázkami. Pro první bezplatný přehled vaší role a data, které se na vás vztahují, je kontrola rolí logickým výchozím bodem.