Što se događa ako svoje EUDR-dokumente ne čuvam pet godina?
Uredba o ontbošenju obvezuje sudionike na tržištu i trgovce da dokumente na kojima se temelji izjava o reviziji hrane i njene sigurnosti čuvaju dostupnima tijekom pet godina. To se odnosi na podatke o geolociranju čestica, informacije o dobavljačima i procenu rizika koja pripada toku proizvoda. Ako ti dokumenti nedostaju u trenutku kada ga kompetentna vlast zatraži, ta vlast ne može utvrditi je li izjava sastavljena na čvrstim osnovama.
Što to konkretno znači za individualno poduzeće ovisi o okolnostima i na kompetentnom nadzornom tijelu je da to oceni. Ovaj članak opisuje obvezu kako je propisana u uredbi, a ne kako strogo ili blagonaklono nadzorno tijelo s njom postupa. Za vlastitu situaciju preporučeni su pravnik ili kompetentna vlast.
Zašto postoji taj rok čuvanja
Izjava o reviziji hrane i njene sigurnosti nije jednokratna formalnost. Uredba polazi od pretpostavke da sudionik na tržištu može u svakom trenutku tijekom roka čuvanja dokazati odakle je sirovinas došla i na osnovi kojih podataka je ocenjena kao ontbošenja. Dokumenti nisu dakle namenjeni samo za trenutak predaje, već predstavljaju dokaz na koji se vlast kasnije može vratiti.
To čini obvezu čuvanja u praksi jednako važnom kao i samu predaju. Izjava koja je predana u pravo vrijeme, ali čija se osnova kasnije ne može u potpunosti pronaći, ostavlja prazninu u dossijeru. Ako još trebate saznati koja je uloga i koja obveza vezana uz vaše poduzeće, prvi indications možete pronaći preko u pet pitanja vidite gdje stojite.
Što često nedostaje u praksi
Dokumenti se rijetko gube odjednom. To se događa postupno: dobavljač pošalje ažuriranu lokaciju čestice putem e-pošte, a stara verzija se ne čuva zasebno. Procena rizika se revidiira nakon promjene u klasifikaciji zemalja, ali starija verzija nestaje iz dijeljene mape. Zaposlenik koji je vodio dossier napušta poduzeće i sa sobom nosi znanje o tome gdje se određeni dokumenti nalaze.
Sama po sebi, svaka od tih situacija čini se mala. Zajedno stvaraju dossier u kojem se veza između izjave, podataka o poreklu i osnove više ne može nedvosmisleno pronaći. To je drugačiji problem od kazne ili sankcije: radi se o pitanju može li poduzeće samo pokazati koja je bila osnova za ranije predanu izjavu.
Upravljanje verzijama je nedocenjeni dio obaveze čuvanja
Čuvanje ne znači samo da datoteka negdje postoji, već i da je jasno koja verzija pripada kojoj izjavi i kada je promijenjena. Bez tog pregleda dossier postoji, ali nije upotrebljiv u trenutku kad je potreban.
Kako dossier po toku proizvoda pritom pomaže
Onaj tko zabilježi dobavljače, zemlje porekla, čestice i dokumente po toku proizvoda umjesto lako po pošiljci, automatski održava strukturu koja se uklapa u obvezu čuvanja. Promjene tijekom vremena ostaju vidljive, a osnova izjave ne ovisi o memoriji jednoga zaposlenika ili o lösoj mapi na dijeljenoj jedinici.
Eudri.com strukturira te dossijere i iz njih generiše izjavu o reviziji hrane i njene sigurnosti ili pojačanu izjavu, s dokumentima koji joj pripadaju pregledno čuvanih. Kako se ti podaci bilježe i štite, opisano je na stranica o zaštiti podataka. Pritom nikada sami ne izjavljujemo da je proizvod ontbošenja; zakonska procena rizika ostaje uz sudionika na tržištu, čak i ako je dossier kod nas sastavljen.
Što možete sami provjeriti
Za one koji žele znati je li njihova vlastita dokumentacija usklađena s onim što propis zahtijeva, preporučuje se provjeriti je li svaka podnesena izjava moguće pratiti prema osnovnim podacima o geolociranosti, informacijama o dobavljačima i procjeni rizika, te ostaje li taj pregled dostupan čak i nakon promjene osoblja ili sustava. Potpuni pregled tema vezanih uz obvezu čuvanja dokumenata i ostalih obveza nalazi se u bazi znanja sortiranoj po temama.
Ako imate pitanja o tome kako se to konkretno primjenjuje za vaše proizvode i dobavljače, najčešće postavljana pitanja dostupna su na stranici sa često postavljanim pitanjima. Za prvi, besplatni pregled vaše uloge i datuma koji se odnosi na vas, provjera uloga je logična početna točka.