Čo sa stane, ak si svoju dokumentáciu podľa Nariadenia (EU) 2023/1115 nepozachováš päť rokov?
Nariadenie o produktoch bez odlesňovania zaväzuje účastníkov na trhu a obchodníkov uchovávať dokumenty, ktoré slúžia ako podklad pre vyhlásenie o starostlivosti, po dobu piatich rokov. Ide menovite o geolokaačné údaje o parcelách, informácie o dodávateľoch a hodnotenie rizika spojené s príslušným produktovým tokom. Ak tieto doklady chýbajú v momente, keď si ich vyžiada príslušný orgán, nemôže tento orgán zistiť, či bolo vyhlásenie vypracované na riadnom základe.
To, čo to konkrétne znamená pre jednotlivý podnik, závisí od okolností a je na posúdení príslušného orgánu dohľadu. Tento článok popisuje povinnosť, ako je formulovaná v nariadení, nie to, ako prísne alebo benevolentne s ňou príslušný orgán zaobchádza. Pre konkrétnu situáciu je právnik alebo príslušný orgán oprávnenou stranou.
Prečo táto lehota na uchovávanie existuje
Vyhlásenie o starostlivosti nie je jednorazová formalita. Nariadenie vychádza z predpokladu, že účastník na trhu môže kedykoľvek počas lehoty na uchovávanie preukázať, odkiaľ pochádza surovina a na základe akých údajov bola klasifikovaná ako bez odlesňovania. Dokumenty nie sú teda určené len na moment podania, ale tvoria dôkaz, na ktorý sa môže orgán neskôr opierať.
To v praxi činí povinnosť uchovávania rovnako dôležitou ako samotné podanie. Vyhlásenie, ktoré bolo podané v správny čas, ale ktorého podloženie sa neskôr nedá v plnej miere nájsť, zanecháva v spise medzeru. Kto musí zistiť, ktorá úloha a ktorá povinnosť patria vlastnému podniku, nájde si prvú indikáciu prostredníctvom vidieť na piatich otázkach, kde stojíte.
Čo v praxi často chýba
Dokumenty vzácne zmizne naraz. Stáva sa to postupne: dodávateľ zašle aktualizovanú polohu parcely e-mailom a stará verzia sa neuloží oddelene. Hodnotenie rizika sa prepracuje po zmene v klasifikácii krajín, ale predchádzajúca verzia zmizne zo zdieľaného priečinka. Zamestnánec, ktorý spravoval spis, odchádza z podniku a s sebou si vezme vedomosti o tom, kde sa nachádzajú určité doklady.
Samy osebe sa zdá byť každá z týchto situácií malá. V súhrne sa vytvorí spis, v ktorom sa nedá jednoznačne nájsť súvislosť medzi vyhlásením, údajmi o pôvode a odôvodnením. To je iný problém, ako je pokuta alebo sankcia: ide o otázku, či si podnik sám môže dokázať, čo bolo základom pre skôr podané vyhlásenie.
Správa verzií je podceňovanou súčasťou povinnosti uchovania
Uchovávanie znamená nielen to, že sa súbor niekde nachádza, ale aj to, že je jasné, ktorá verzia patrí ku ktorému vyhláseniu a kedy bola zmenená. Bez tohto prehľadu je spis síce prítomný, ale nepoužiteľný v momente, keď je potrebný.
Ako spis na jednotlivý produktový tok pomáha
Kto zaznamenáva dodávateľov, krajiny pôvodu, parcely a dokumenty na jednotlivý produktový tok namiesto samostatne na jednotlivú zásielku, automaticky si dodržiava štruktúru, ktorá zodpovedá povinnosti uchovania. Zmeny v čase zostávajú viditeľné a odôvodnenie vyhlásenia nezávisí od pamäti jedného zamestnanca alebo od voľného priečinka na zdieľanom disku.
Eudri.com štruktúruje tieto spisy a generuje z nich vyhlásenie o starostlivosti alebo zjednodušené vyhlásenie s príslušnými dokumentami áno prehľadne uchovávanými. Ako sa tieto údaje zaznamenávajú a chránia, je uvedené na stránka o ochrane údajov. Pri tom nikdy sami nedeklarujeme, že je produkt bez odlesňovania; zákonné hodnotenie rizika zostáva u účastníka na trhu, aj keď bol spis zostavený u nás.
Čo si môžete overiť sami
Pre tých, ktorí chcú zistiť, či ich vlastný dossier súvisí s tým, čo vyžaduje nariadenie, má zmysel skontrolovať, či je každé odoslané vyhlásenie možné vysledovať na základe údajov o geolokalízácii, informácií o dodávateľoch a zhodnotenia rizika, a či ostane tento prehľad použiteľný aj po zmene personálu alebo zmene systému. Úplný prehľad tém týkajúcich sa povinnosti uchovávať dokumenty a ostatných povinností je dostupný v banke vedomostí usporiadanej podľa témy.
Ak máte otázky týkajúce sa toho, ako sa to presne aplikuje na vaše produkty a dodávateľov, najčastejšie kladené otázky nájdete na stránke s často kladanými otázkami. Ako prvý, bezplatný prehľad vašej úlohy a dátumu, ktorý sa na vás vzťahuje, je kontrola úloh logickým východiskom.