Cosa succede se non conservo i miei documenti EUDR per cinque anni?
Il regolamento sulla deforestazione obbliga gli operatori del mercato e i commercianti a mantenere disponibili per cinque anni i documenti che costituiscono la base di una dichiarazione di dovuta diligenza. Ciò include in particolare i dati di geolocazione dei terreni, le informazioni sui fornitori e la valutazione del rischio associata a una linea di prodotti. Se questi documenti mancano nel momento in cui un'autorità competente li richiede, quell'autorità non può accertare se la dichiarazione è stata redatta su basi solide.
Cosa significhi concretamente per un'azienda individuale dipende dalle circostanze ed è competenza dell'autorità di vigilanza competente valutarlo. Questo articolo descrive l'obbligo così come figura nel regolamento, non come un'autorità di vigilanza lo applichi in modo rigoroso o indulgente. Per la propria situazione, un avvocato o l'autorità competente sono l'interlocutore appropriato.
Perché esiste questo termine di conservazione
Una dichiarazione di dovuta diligenza non è una formalità una tantum. Il regolamento presuppone che un operatore del mercato possa provare in qualsiasi momento entro il termine di conservazione dove proveniva una materia prima e sulla base di quali dati è stata valutata come priva di deforestazione. I documenti non servono quindi solo al momento della presentazione, ma costituiscono la prova su cui un'autorità può fare affidamento successivamente.
Questo rende l'obbligo di conservazione nella pratica altrettanto importante quanto la presentazione stessa. Una dichiarazione presentata al momento giusto, ma la cui documentazione di supporto non può essere successivamente completamente recuperata, lascia un vuoto nel fascicolo. Chi deve ancora chiarire quale ruolo e quale obbligo si applicano alla propria azienda, trova una prima indicazione tramite scoprire in cinque domande dove vi trovate.
Cosa manca spesso nella pratica
I documenti raramente vengono persi tutto in una volta. Succede gradualmente: un fornitore invia una posizione aggiornata del terreno per posta elettronica e la versione precedente non viene conservata separatamente. Una valutazione del rischio viene rivista dopo un cambiamento nella classificazione dei paesi, ma la versione precedente scompare dalla cartella condivisa. Un dipendente che gestiva il fascicolo lascia l'azienda e porta con sé la conoscenza di dove si trovano determinati documenti.
Di per sé, ognuna di queste situazioni sembra piccola. Insieme creano un fascicolo in cui la connessione tra dichiarazione, dati di provenienza e documentazione di supporto non può più essere tracciata in modo univoco. Questo è un problema diverso da una multa o una sanzione: si tratta della questione se un'azienda possa ancora provare qual era la base di una dichiarazione presentata in precedenza.
La gestione delle versioni è la parte sottovalutata dell'obbligo di conservazione
Conservare non significa solo che un file si trova da qualche parte, ma anche che è chiaro quale versione appartiene a quale dichiarazione e quando è stata modificata. Senza questa panoramica, un fascicolo è presente ma non utilizzabile nel momento in cui è necessario.
Come un fascicolo per linea di prodotti aiuta in questo
Chi registra fornitori, paesi di provenienza, terreni e documenti per linea di prodotti anziché singolarmente per spedizione mantiene automaticamente una struttura che si allinea con l'obbligo di conservazione. I cambiamenti nel tempo rimangono visibili e la documentazione di supporto di una dichiarazione non dipende dalla memoria di un singolo dipendente o da una cartella scelta su un disco condiviso.
Eudri.com struttura questi fascicoli e da essi genera la dichiarazione di dovuta diligenza o la dichiarazione semplificata, con i documenti associati conservati in modo ordinato. Come questi dati vengono registrati e protetti è descritto su la pagina sulla protezione dei dati. Non dichiariamo mai noi stessi che un prodotto è privo di deforestazione; la valutazione del rischio prevista dalla legge rimane responsabilità dell'operatore del mercato, anche se il fascicolo è stato compilato presso di noi.
Cosa puoi verificare tu stesso
Per chi vuole sapere se il proprio fascicolo è conforme a quanto richiesto dal regolamento, è utile controllare se ogni dichiarazione presentata può essere ricondotta ai dati di geolocazione, alle informazioni sui fornitori e alla valutazione del rischio sottostanti, e se tale panoramica rimane utilizzabile anche dopo un cambio di personale o una modifica del sistema. Una panoramica completa degli argomenti relativi all'obbligo di conservazione e agli altri obblighi si trova nella banca dati per argomento.
Se hai domande su come questo si applica esattamente ai tuoi prodotti e fornitori, troverai le domande più frequenti nella pagina delle domande frequenti. Per una prima impressione gratuita del tuo ruolo e della data che si applica a te, la verifica dei ruoli è il punto di partenza logico.