O que acontece se eu não guardar meus documentos da Regulação sobre produtos sem desflorestação por cinco anos?
A Regulamentação sobre produtos isentos de desflorestação obriga os operadores de mercado e comerciantes a manter disponíveis, durante cinco anos, os documentos que fundamentam uma declaração de conformidade. Isto inclui, entre outros, dados de geolocalização de parcelas, informações sobre fornecedores e a avaliação de risco que se aplica a um fluxo de produtos. Se esses documentos não estiverem presentes no momento em que uma autoridade competente os solicitar, essa autoridade não conseguirá verificar se a declaração foi elaborada em bases sólidas.
O que isto significa concretamente para uma empresa individual depende das circunstâncias e cabe à autoridade de supervisão competente avaliar. Este artigo descreve a obrigação tal como consta na Regulamentação, não como uma autoridade de supervisão a interpreta de forma mais rigorosa ou mais leniente. Para a situação específica de cada empresa, um jurista ou a autoridade competente são as partes indicadas.
Por que existe este prazo de conservação
Uma declaração de conformidade não é uma mera formalidade única. A Regulamentação pressupõe que um operador de mercado pode demonstrar a qualquer momento, durante o prazo de conservação, de onde veio uma matéria-prima e com base em quais dados foi classificada como isenta de desflorestação. Os documentos não se destinam apenas ao momento da apresentação, mas constituem a prova em que uma autoridade pode confiar posteriormente.
Na prática, isto torna a obrigação de conservação tão importante quanto a apresentação em si. Uma declaração apresentada no momento correto, mas cuja fundamentação não pode ser reconstruída completamente mais tarde, deixa uma lacuna no dossiê. Quem ainda precisa verificar qual é o seu papel e que obrigações se aplicam à sua empresa encontrará uma primeira orientação através de em cinco perguntas veja onde está.
O que frequentemente se perde na prática
Os documentos raramente desaparecem de uma só vez. Desaparecem gradualmente: um fornecedor envia uma localização de parcela atualizada por e-mail e a versão antiga não é guardada separadamente. Uma avaliação de risco é revista após uma alteração na classificação de países, mas a versão anterior desaparece da pasta partilhada. Um colaborador que geriu o dossiê deixa a empresa e leva consigo o conhecimento sobre onde certos documentos se encontram.
Por si só, cada uma dessas situações parece pequena. No conjunto, cria-se um dossiê onde a relação entre declaração, dados de origem e fundamentação não pode mais ser identificada de forma inequívoca. Este é um problema diferente de uma multa ou sanção: trata-se da questão de saber se uma empresa consegue demonstrar por si só qual era a base de uma declaração apresentada anteriormente.
O controlo de versões é a parte subestimada da obrigação de conservação
Conservar significa não apenas que um arquivo está em algum lugar, mas também que é claro qual versão corresponde a qual declaração e quando foi modificada. Sem essa visão geral, um dossiê existe, mas não é utilizável quando é necessário.
Como um dossiê por fluxo de produtos ajuda nisto
Quem registar fornecedores, países de origem, parcelas e documentos por fluxo de produtos em vez de por remessa individual, mantém automaticamente uma estrutura que se alinha com a obrigação de conservação. As alterações ao longo do tempo permanecem visíveis e a fundamentação de uma declaração não depende da memória de um único colaborador ou de uma pasta solta num disco partilhado.
A eudri.com estrutura esses dossiês e gera a partir deles a declaração de conformidade ou a declaração simplificada, com os documentos correspondentes guardados de forma organizada. Como esses dados são registados e protegidos está descrito em a página sobre segurança de dados. Nunca declaramos por nossa conta que um produto é isento de desflorestação; a avaliação de risco determinada pela lei permanece com o operador de mercado, mesmo que o dossiê tenha sido constituído junto de nós.
O que você pode verificar por si mesmo
Para quem deseja saber se o próprio dossiê está em conformidade com o que o regulamento exige, é útil verificar se cada declaração apresentada pode ser rastreada até aos dados de geolocalização subjacentes, informações do fornecedor e avaliação de risco, e se esse resumo permanece utilizável mesmo após uma mudança de pessoal ou alteração de sistema. Um resumo completo dos tópicos relacionados à obrigação de conservação e às outras obrigações está em base de conhecimento organizada por tópico.
Se tiver dúvidas sobre como isto se aplica precisamente aos seus produtos e fornecedores, encontrará as perguntas mais frequentes em a página de perguntas frequentes. Para uma primeira impressão gratuita da sua função e da data que se aplica a si, a verificação de função é o ponto de partida lógico.