¿Qué sucede si no conservo mis documentos EUDR durante cinco años?
La Reglamentación sobre productos libres de deforestación obliga a los operadores de mercado y comerciantes a mantener disponibles durante cinco años los documentos que fundamentan una declaración de diligencia debida. Esto incluye, entre otros, datos de geolocalización de parcelas, información sobre proveedores y la evaluación de riesgos asociada a una línea de productos. Si faltan esos documentos cuando una autoridad competente los solicita, dicha autoridad no podrá determinar si la declaración se elaboró sobre bases sólidas.
Lo que esto significa concretamente para una empresa individual depende de las circunstancias y corresponde a la autoridad competente evaluarlo. Este artículo describe la obligación tal como aparece en la Reglamentación, no cómo la aplica de manera más o menos rigurosa una autoridad de supervisión. Para la situación propia, lo más adecuado es consultar a un abogado o a la autoridad competente.
Por qué existe este período de conservación
Una declaración de diligencia debida no es un trámite de una sola vez. La Reglamentación parte del supuesto de que un operador de mercado puede demostrar en cualquier momento dentro del período de conservación de dónde procedía una materia prima y sobre la base de qué datos se evaluó como libre de deforestación. Los documentos no tienen, pues, solo la intención de ser presentados en el momento de la solicitud, sino que constituyen la prueba a la que una autoridad puede recurrir posteriormente.
Esto hace que la obligación de conservación sea en la práctica tan importante como la presentación misma. Una declaración que se presentó en el momento correcto, pero cuya fundamentación ya no puede ser recuperada completamente más tarde, deja una laguna en el expediente. Quienes aún necesitan aclarar qué función y qué obligación corresponde a su propia empresa pueden encontrar una primera indicación a través de identificar su posición en cinco preguntas.
Qué es lo que frecuentemente falta en la práctica
Los documentos rara vez se pierden de una sola vez. Sucede gradualmente: un proveedor envía una ubicación de parcela actualizada por correo electrónico y la versión anterior no se guarda por separado. Una evaluación de riesgos se revisa tras un cambio en la clasificación de países, pero la versión anterior desaparece de la carpeta compartida. Un empleado que gestionaba el expediente abandona la empresa y se lleva consigo el conocimiento sobre dónde se encuentran determinados documentos.
Por sí sola, cada una de estas situaciones parece insignificante. En conjunto, crean un expediente en el que la relación entre la declaración, los datos de origen y la fundamentación ya no pueden ser recuperados de manera unívoca. Este es un problema diferente al de una multa o una sanción: se trata de la cuestión de si una empresa puede demostrar por sí misma cuál fue la base de una declaración presentada anteriormente.
El control de versiones es la parte subestimada de la obligación de conservación
Conservar no significa solo que un archivo esté en algún lugar, sino también que quede claro qué versión corresponde a qué declaración y cuándo fue modificada. Sin ese panorama, un expediente está presente pero no es utilizable en el momento en que se necesita.
Cómo un expediente por línea de productos ayuda en esto
Quien registra proveedores, países de origen, parcelas y documentos por línea de productos en lugar de suelto por envío, mantiene automáticamente una estructura que se alinea con la obligación de conservación. Los cambios en el tiempo permanecen visibles y la fundamentación de una declaración no depende de la memoria de un solo empleado o de una carpeta suelta en un disco compartido.
Eudri.com estructura estos expedientes y genera a partir de ellos la declaración de diligencia debida o la declaración simplificada, manteniendo los documentos asociados de forma ordenada. Cómo se registran y protegen esos datos se describe en la página sobre protección de datos. En este proceso, nunca declaramos nosotros mismos que un producto está libre de deforestación; la evaluación de riesgos requerida por ley sigue siendo responsabilidad del operador de mercado, incluso si el expediente se ha elaborado en nuestro sistema.
Lo que puede comprobar usted mismo
Para quien desee saber si su propio expediente se ajusta a lo que exige la norma, es útil verificar que cada declaración presentada pueda remontarse a los datos de geoubicación subyacentes, la información del proveedor y la evaluación de riesgos, y que este resumen siga siendo útil incluso después de un cambio de personal o de sistema. Un resumen completo de los temas relacionados con la obligación de conservación y las demás obligaciones se encuentra en la base de conocimientos organizada por tema.
Si tiene preguntas sobre cómo se aplica exactamente esto a sus productos y proveedores, encontrará las preguntas más frecuentes en la página de preguntas frecuentes. Para una primera impresión gratuita de su función y la fecha que le corresponde, la verificación de funciones es el punto de partida lógico.