Mitä tapahtuu, jos en säilytä EUDR-asiakirjojani viiden vuoden ajan?
Ontbossingssäädös velvoittaa markkinaosapuolia ja kauppiaita säilyttämään asiakirjat, jotka muodostavat perustan huolellisuusvelvoitteen ilmoitukselle, viiden vuoden ajan. Nämä asiakirjat sisältävät muun muassa palsttojen paikkatietoaineistot, tietoja toimittajista ja tuotevirtaan liittyvän riskinarviinnin. Jos nämä asiakirjat puuttuvat silloin, kun toimivaltainen viranomainen niitä pyytää, viranomainen ei voi vahvistaa, että ilmoitus on laadittu asianmukaisen perustan pohjalta.
Se, mitä tämä konkreettisesti merkitsee yksittäiselle yritykselle, riippuu olosuhteista ja kuuluu toimivaltaisen valvontaviranomaisen arvioitavaksi. Tässä artikkelissa kuvataan velvoite sellaisena kuin se säädöksessä esiintyy, ei sitä, kuinka tiukasti tai salliva valvontaviranomainen siihen suhtautuu. Omasta tilanteesta kannattaa tiedustella oikeudellista neuvontaa tai toimivaltaista viranomaista.
Miksi tämä säilytysaika on olemassa
Huolellisuusvelvoitteen ilmoitus ei ole kertaluonteinen muodollisuus. Säädös edellyttää, että markkinaosapuoli voi milloin tahansa säilytysaikana osoittaa, mistä raaka-aine on peräisin ja millä tiedoilla se on arvioitu kuuluvaksi lainsäädännön soveltamisalaan. Asiakirjat eivät siis ole vain ilmoitushetkelle, vaan ne muodostavat todisteen, johon viranomainen voi myöhemmin vedota.
Tämä tekee säilytysvelvoitteesta käytännössä yhtä tärkeää kuin ilmoituksesta. Ilmoitus, joka on toimitettu oikealla hetkellä, mutta jonka perusta ei myöhemmin ole täysin jäljitettävissä, jättää aukon tiedostoon. Joille on vielä selvittävä, mikä rooli ja mitkä velvoitteet koskevat omaa yritystä, löytävät ensimmäisen osoituksen seuraavasta lähteestä viidessä kysymyksessä nähtävissä omaa asemaansa.
Mitä käytännössä usein puuttuu
Asiakirjat harvoin häviävät kerralla. Se tapahtuu vähitellen: toimittaja lähettää päivitetyn palstan sijainnin sähköpostilla, eikä vanhaa versiota säilytetä erikseen. Riskinarviointia tarkistetaan maaluokituksen muutoksen jälkeen, mutta aikaisempi versio häviää jaetusta kansiosta. Työntekijä, joka hallinnoi tiedostoa, lähtee yrityksestä ja ottaa mukanaan tiedon siitä, missä tietyt asiakirjat sijaitsevat.
Jokainen näistä tilanteista sinänsä näyttää pieneltä. Yhteensä ne luovat tiedoston, jossa ilmoituksen, alkuperätietojen ja perusteluiden välinen yhteys ei ole enää selkeästi jäljitettävissä. Tämä on eri ongelma kuin sakko tai sanktio: kyse on siitä, voiko yritys itse osoittaa, mikä oli aikaisemmin toimitetun ilmoituksen perusta.
Versioiden hallinta on säilytysvelvoitteen aliarvioiduin osa
Säilyttäminen ei tarkoita pelkästään sitä, että tiedosto on jonnekin tallennettu, vaan sitä, että on selvää, mikä versio liittyy mihin ilmoitukseen ja milloin se muutettiin. Ilman tätä kokonaiskuvaa tiedosto on olemassa, mutta ei käytettävissä silloin kun sitä tarvitaan.
Kuinka tiedosto tuotevirtaa kohden auttaa tässä
Jos toimittajat, alkuperämaat, palstat ja asiakirjat kirjataan tuotevirtaa kohden sen sijaan, että ne olisivat irrallaan kullekin lähettymälle, säilytetään automaattisesti rakenne, joka vastaa säilytysvelvoitetta. Muutokset ajan kuluessa pysyvät näkyvillä, ja ilmoituksen perustelu ei riipu yhden työntekijän muistista tai looseesta kansiosta jaetulla levyllä.
eudri.com jäsentää nämä tiedostot ja luo niistä huolellisuusvelvoitteen ilmoituksen tai yksinkertaistetun ilmoituksen, ja asiakirjat säilytetään selkeästi järjestettyinä. Tiedot, joista käy ilmi, miten nämä tiedot tallennetaan ja suojataan, löytyvät osoitteesta tietoturvaa käsittelevältä sivulta. Emme koskaan itse vahvista, että tuote kuuluu lainsäädännön soveltamisalaan; laillinen riskinarviinti jää markkinaosapuolelle, myös silloin kun tiedosto on rakennettu meillä.
Mitä voit tarkistaa itse
Jos haluat tietää, vastaako oma tiedostosi asetuksen vaatimuksiin, kannattaa tarkistaa, että jokainen jätetty ilmoitus on jäljitettävissä sen pohjalla oleviin paikkatietoihin, toimittajien tietoihin ja riskiarvioihin, ja että se katsaus pysyy hyödyllisesti käyttöön henkilöstövaihdoksen tai järjestelmämuutoksen jälkeenkin. Täydellinen yleiskatsaus säilytysvelvollisuuden ja muiden velvollisuuksien aiheista löytyy osoitteesta tietovaranto aiheen mukaan järjestettynä.
Jos sinulla on kysymyksiä siitä, miten tämä tarkalleen ottaen koskee tuotteitasi ja toimittajiasi, löydät yleisimmät kysymykset osoitteesta usein kysytyt kysymykset -sivu. Ensimmäistä, ilmaista käsitystä roolistasi ja sinulle soveltuvasta päivämäärästä varten roolintarkistus on looginen lähtökohta.