Ce se întâmplă dacă nu păstrez documentele mele EUDR timp de cinci ani?
Regulamentul privind produsele fără defrișare obligă participanții la piață și comercianții să țină la dispoziție, timp de cinci ani, documentele care stau la baza unei declarații de diligență. Acestea includ date de geolocalizare ale parcelelor, informații despre furnizori și evaluarea riscului asociată unui flux de produs. Dacă aceste documente lipsesc în momentul în care o autoritate competentă le solicită, acea autoritate nu poate determina dacă declarația a fost elaborată pe baze corespunzătoare.
Ce înseamnă aceasta în practică pentru o anumită întreprindere depinde de circumstanțe și este responsabilitatea autorității de supraveghere competente să o evalueze. Acest articol descrie obligația conform regulamentului, nu modul în care o autoritate de supraveghere se comportă în mod strict sau indulgent. Pentru situația proprie, un jurist sau autoritatea competentă sunt partenerii indicați.
De ce există această perioadă de păstrare
O declarație de diligență nu este o formalitate unică. Regulamentul presupune că un participant la piață poate demonstra în orice moment, în perioada de păstrare, de unde provenea o materie primă și pe baza cărui date a fost evaluată ca fiind fără defrișare. Documentele nu sunt doar destinate momentului depunerii, ci constituie dovada pe care o autoritate o poate consulta ulterior.
Aceasta face obligația de păstrare în practică la fel de importantă ca depunerea în sine. O declarație depusă la momentul potrivit, dar a cărei justificare nu mai poate fi găsită complet mai târziu, lasă o lacună în dosar. Cine trebuie să afle care sunt rolul și obligația aferentă întreprinderii proprii, găsește o primă indicație prin văd în cinci întrebări unde vă poziționați.
Ce lipsește adesea în practică
Documentele sunt rar pierdute dintr-o dată. Se întâmplă treptat: un furnizor trimite o locație actualizată a parcelei prin e-mail, iar versiunea veche nu este păstrată separat. O evaluare a riscului este revizuită după o schimbare în clasificarea țărilor, dar versiunea anterioară dispare din folderul partajat. Un angajat care administra dosarul pleacă de la companie și ia cu sine cunoștințele despre locul în care se află anumite documente.
În sine, fiecare din aceste situații pare mică. Luate împreună, ele creează un dosar în care coerența dintre declarație, date de origine și justificare nu mai poate fi găsită clar. Acesta este o problemă diferită decât o amendă sau o sancțiune: este vorba despre întrebarea dacă o întreprindere poate încă demonstra care era baza unei declarații anterior depuse.
Controlul versiunilor este partea subestimată a obligației de păstrare
Păstrarea nu înseamnă doar că un fișier se află undeva, ci și că este clar care versiune corespunde cărei declarații și când a fost modificată. Fără această previzualizare, un dosar este prezent, dar nu utilizabil în momentul în care este necesar.
Cum un dosar pe flux de produs ajută în acest context
Cine înregistrează furnizori, țări de origine, parcele și documente pe flux de produs în loc să le înregistreze separat pe fiecare expediere, menține automat o structură care se aliniază cu obligația de păstrare. Modificările în timp rămân vizibile, iar justificarea unei declarații nu depinde de memoria unui singur angajat sau de un folder necorespunzător pe un disc partajat.
Eudri.com structurează aceste dosare și generează din ele declarația de diligență sau declarația simplificată, cu documentele aferente păstrate într-o manieră organizată. Modul în care aceste date sunt înregistrate și protejate este descris pe pagina despre protecția datelor. Nu declarăm niciodată noi înșine că un produs este fără defrișare; evaluarea riscului prevăzută de lege rămâne în sarcina participantului la piață, chiar dacă dosarul a fost construit la noi.
Ce pe care îl puteți verifica dumneavoastră
Pentru cine dorește să știe dacă dosarul propriu se aliniază la ceea ce cere regulamentul, este util să verifice dacă fiecare declarație depusă poate fi urmărită înapoi la datele de geolocalizare subiacente, informațiile despre furnizori și evaluarea riscului, și dacă acest overview rămâne utilizabil chiar și după o schimbare de personal sau o modificare de sistem. Un overview complet al temelor legate de obligația de păstrare și alte obligații se găsește în baza de cunoștințe organizată pe subiecte.
Dacă aveți întrebări cu privire la modul exact în care acest lucru se aplică produselor și furnizorilor dumneavoastră, veți găsi cele mai frecvente întrebări pe pagina cu întrebări frecvente. Pentru o primă impresie gratuită despre rolul dumneavoastră și data care se aplică pentru dumneavoastră, verificarea rolurilor este punctul de plecare logic.