Vad händer om jag inte sparar mina EUDR-dokument i fem år?
Förordningen om ontboskning förpliktar marknadsaktörer och återförsäljare att hålla dokumenten som ligger till grund för en försäljningsövervakning tillgängliga i fem år. Detta omfattar bland annat geolokaliseringsdata för tomter, information om leverantörer och riskvärderingen som är kopplad till en produktström. Om dessa handlingar saknas när en behörig myndighet frågar efter dem, kan myndigheten inte fastställa om förklaringen är upprättad på en solid grund.
Vad det konkret betyder för ett enskilt företag beror på omständigheterna och är för den behöriga tillsynsmyndigheten att bedöma. Denna artikel beskriver förpliktelsen sådan den framgår av förordningen, inte hur strikt eller tolerant en tillsynsmyndighet hanterar den. För den egna situationen är en jurist eller den behöriga myndigheten rätt part att kontakta.
Varför denna bevarandeperiod finns
En försäljningsövervakning är inte en engångsformformalitet. Förordningen utgår från att en marknadsaktör när som helst under bevarandeperioden kan visa var en råvara kom ifrån och på vilken basis den bedömdes som ontboskningsfri. Dokumenten är således inte bara avsedda för inlämningen, utan utgör det bevis som en myndighet senare kan återvända till.
Det gör bevarandeplikten i praktiken lika viktig som själva inlämningen. En förklaring som lämnades in vid rätt tidpunkt, men vars underbyggnad senare inte helt kan återfinnas, lämnar ett gap i dossieren. Den som fortfarande måste klargöra vilken roll och vilken förpliktelse som gäller för sitt eget företag kan få en första indikation via se på fem frågor var ni står.
Vad som ofta saknas i praktiken
Dokument försvinner sällan på en gång. Det händer gradvis: en leverantör skickar en uppdaterad tomtplats via e-post, och den gamla versionen sparas inte separat. En riskvärdering revideras efter en förändring i landklassificering, men den tidigare versionen försvinner från den delade mappen. En anställd som hanterade dossieren lämnar företaget och tar med sig kunskap om var vissa handlingar finns.
I sig själv verkar var och en av dessa situationer liten. Tillsammans skapar de ett dossier där sambandet mellan förklaring, herkomstdata och underbyggnad inte längre tydligt kan återfinnas. Det är ett annat problem än en böter eller ett straff: det handlar om huruvida ett företag själv kan visa vad grunden var för en tidigare inlämnad förklaring.
Versionskontroll är den underskattade delen av bevarandeplikten
Att bevara betyder inte bara att en fil finns någonstans, utan också att det är klart vilken version som hör till vilken förklaring och när den ändrades. Utan denna översikt är ett dossier närvarande, men inte användbart när det behövs.
Hur ett dossier per produktström hjälper till med detta
Den som registrerar leverantörer, herkomstländer, tomter och dokument per produktström istället för löst per försändelse upprätthåller automatiskt en struktur som motsvarar bevarandeplikten. Förändringar över tid förblir då synliga, och underbyggnaden för en förklaring är inte beroende av en enda anställds minne eller en löst mapp på en delad enhet.
Eudri.com strukturerar dessa dossier och genererar utifrån dem försäljningskontrollförklaringen eller den förenklade förklaringen, med dokumenten som hör till det på ett överskådligt sätt bevarat. Hur dessa data registreras och säkras beskrivs på sidan om dataskydd. Vi förklarar aldrig själva att en produkt är ontboskningsfri; den juridiska riskvärderingen förblir hos marknadsaktören, även om dossieren är byggd upp hos oss.
Vad du själv kan kontrollera
För den som vill veta om sitt eget dossier motsvarar vad förordningen kräver är det lämpligt att kontrollera om varje inlämnad försäkran kan spåras tillbaka till de underliggande geolokaliseringsuppgifterna, leverantörsuppgifterna och riskbedömningen, och om denna överblick också förblir användbar efter en personalförändring eller systemändring. En fullständig överblick över ämnena kring bevarandeplikten och de övriga skyldigheterna finns i kunskapsbanken sorterad efter ämne.
Har du frågor om hur detta exakt gäller för dina produkter och leverantörer, hittar du de vanligaste frågorna på sidan med vanliga frågor. För ett första, kostnadsfritt intryck av din roll och det datum som gäller för dig är rollkontrollen det logiska utgångspunkten.