Was passiert, wenn ich meine EUDR-Dokumente nicht fünf Jahre lang aufbewahre?
Die Verordnung über entwaldungsfreie Produkte verpflichtet Marktteilnehmer und Händler, die Dokumente, die einer Sorgfaltsprüfungserklärung zugrunde liegen, fünf Jahre lang verfügbar zu halten. Dies umfasst unter anderem Geostandortdaten von Grundstücken, Informationen über Lieferanten und die Risikobewertung, die mit einem Produktstrom verbunden ist. Fehlen diese Unterlagen zum Zeitpunkt einer Anfrage durch eine zuständige Behörde, kann diese Behörde nicht feststellen, ob die Erklärung auf solider Grundlage erstellt wurde.
Was dies konkret für ein einzelnes Unternehmen bedeutet, hängt von den Umständen ab und liegt in der Beurteilung der zuständigen Aufsichtsbehörde. Dieser Artikel beschreibt die Pflicht, wie sie in der Verordnung festgelegt ist, nicht wie streng oder nachsichtig eine Aufsichtsbehörde damit umgeht. Für die eigene Situation sind ein Jurist oder die zuständige Behörde der richtige Ansprechpartner.
Warum es diese Aufbewahrungsfrist gibt
Eine Sorgfaltsprüfungserklärung ist keine einmalige Formalität. Die Verordnung geht davon aus, dass ein Marktteilnehmer jederzeit innerhalb der Aufbewahrungsfrist nachweisen kann, woher ein Rohstoff stammte und auf Grundlage welcher Daten dieser als entwaldungsfrei bewertet wurde. Die Dokumente sind also nicht nur für den Einreichungszeitpunkt bestimmt, sondern bilden den Nachweis, auf den sich eine Behörde später stützen kann.
Dies macht die Aufbewahrungspflicht in der Praxis genauso wichtig wie die Einreichung selbst. Eine Erklärung, die zum richtigen Zeitpunkt eingereicht wurde, deren Begründung aber später nicht mehr vollständig nachverfolgbar ist, hinterlässt eine Lücke im Dossier. Wer noch herausfinden muss, welche Rolle und welche Verpflichtung für das eigene Unternehmen gelten, findet hierfür einen ersten Anhaltspunkt unter in fünf Fragen sehen, wo Sie stehen.
Was in der Praxis häufig verloren geht
Dokumente gehen selten auf einmal verloren. Es geschieht schrittweise: Ein Lieferant sendet einen aktualisierten Grundstücksstandort per E-Mail, und die alte Version wird nicht separat gespeichert. Eine Risikobewertung wird nach einer Änderung in der Länderklassifizierung überarbeitet, aber die frühere Version verschwindet aus dem freigegebenen Ordner. Ein Mitarbeiter, der das Dossier verwaltete, verlässt das Unternehmen und nimmt das Wissen darüber mit, wo bestimmte Unterlagen zu finden sind.
Jede dieser Situationen erscheint für sich genommen klein. Zusammengenommen entsteht ein Dossier, in dem der Zusammenhang zwischen Erklärung, Herkunftsdaten und Begründung nicht mehr eindeutig nachverfolgbar ist. Dies ist ein anderes Problem als eine Geldbuße oder eine Sanktion: Es geht um die Frage, ob ein Unternehmen selbst noch nachweisen kann, welche Grundlage einer früher eingereichten Erklärung zugrunde lag.
Versionskontrolle ist der unterschätzte Teil der Aufbewahrungspflicht
Aufbewahrung bedeutet nicht nur, dass eine Datei irgendwo vorhanden ist, sondern auch, dass klar ist, welche Version zu welcher Erklärung gehört und wann sie geändert wurde. Ohne diesen Überblick ist ein Dossier zwar vorhanden, aber nicht nutzbar, wenn es benötigt wird.
Wie ein Dossier pro Produktstrom dabei hilft
Wer Lieferanten, Herkunftsländer, Grundstücke und Dokumente pro Produktstrom erfasst, statt lokal pro Sendung, erhält automatisch eine Struktur, die der Aufbewahrungspflicht entspricht. Änderungen im Laufe der Zeit bleiben dann sichtbar, und die Begründung einer Erklärung ist nicht abhängig vom Gedächtnis eines einzelnen Mitarbeiters oder von einem losen Ordner auf einer gemeinsamen Festplatte.
Eudri.com strukturiert diese Dossiers und generiert daraus die Sorgfaltsprüfungserklärung oder die vereinfachte Erklärung, mit den dazugehörigen Dokumenten übersichtlich gespeichert. Wie diese Daten erfasst und geschützt werden, ist auf der Seite zum Datenschutzbeschrieben. Wir erklären dabei selbst nie, dass ein Produkt entwaldungsfrei ist; die gesetzliche Risikobewertung bleibt bei dem Marktteilnehmer, auch wenn das Dossier bei uns aufgebaut wurde.
Was Sie selbst überprüfen können
Für diejenigen, die wissen möchten, ob die eigene Dokumentation den Anforderungen der Verordnung entspricht, ist es sinnvoll zu überprüfen, ob jede eingereichte Erklärung auf die zugrunde liegenden Geolocating-Daten, Lieferanteninformationen und Risikobewertung zurückgeführt werden kann und ob diese Übersicht auch nach einem Personalwechsel oder einer Systemänderung nutzbar bleibt. Ein vollständiger Überblick über die Themen rund um die Aufbewahrungspflicht und die anderen Verpflichtungen finden Sie in der Wissensdatenbank nach Thema sortiert.
Haben Sie Fragen, wie sich dies genau auf Ihre Produkte und Lieferanten auswirkt, finden Sie die häufigsten Fragen auf der Seite mit häufig gestellten Fragen. Für einen ersten, kostenlosen Eindruck Ihrer Rolle und des für Sie geltenden Datums ist die Rollenprüfung der logische Ausgangspunkt.