Mis juhtub, kui ma oma EUDR-dokumente viis aastat ei säilita?
Ontbossimisvastasel määrusel kohustab turustajaid ja kaubitsejaid hoidma dokumente, mis on alusdokumendiks tehingueelse järelevalve deklaratsioonile, viis aastat. See hõlmab muuhulgas geolokatsiooniandmeid kruntidest, teavet tarnijate kohta ja riskihinnangut, mis vastab tootemalale. Kui need dokumendid puuduvad sellel hetkel, kui pädev asutus neid küsib, ei saa see asutus kindlaks teha, kas deklaratsioon on koostatud korralikul alusel.
Mida see konkreetselt tähendab üksikute ettevõtete jaoks, sõltub asjaoludest ja on pädev järelevalve asutus, kes seda hindab. See artikkel kirjeldab kohustust sellisena, nagu see määruses esitatud on, mitte seda, kui ranget või leplikut on järelevalve asutus selle suhtes. Oma olukorra osas on jurist või pädev asutus õige pool.
Miks selline säilitusperiood on
Tehingueelse järelevalve deklaratsioon ei ole korrakeordne formaliteet. Määrus eeldab, et turustaja saab igal ajal säilitusperioodi jooksul näidata, kust pärineb aine ja milliste andmete alusel seda hinnati ontbossimisvabaseks. Dokumendid ei ole ette nähtud ainult esitamise ajaks, vaid moodustavad tõendi, millele asutus hiljem võib tugineda.
See muudab säilituskohustuse praktikas sama oluliseks kui enda esitamise. Deklaratsioon, mis on õigel ajal esitatud, kuid mille põhjendus ei leidu hiljem täielikult, jätab failisse tühimiku. Kes peab välja selgitama, milline roll ja milline kohustus tema ettevõttega seotud on, leiab selleks esmase viite kaudu viies küsimuses näha, kus te olete.
Mida praktikas sageli puudub
Dokumendid kaotavad harva korraga. See juhtub järk-järgult: tarnija saadab uuendatud kruudi asukoha e-postiga ja vana versioon ei jää eraldi säilitatuks. Riskihinnang vaadatakse läbi pärast muutust maade klassifikatsioonis, kuid eelmine versioon kaob jagatud kaustas. Töötaja, kes faili haldasid, lahkub ettevõttest ja võtab endale kaasa teadmused, kus teatud dokumendid asuvad.
Omaette näevad kõik need olukorrad väikesed välja. Kokku võetuna tekib fail, milles deklaratsiooni, päritoluandmete ja põhjenduse vahelised seosed ei ole enam üheselt leitavad. See on teine probleem kui trahv või sanktsioon: tegemist on küsimusega, kas ettevõte ise saab näidata, mis oli aluseks varasemate deklaratsioonile.
Versioonihaldus on alahinnatud osa säilituskohustusest
Säilitamine ei tähenda ainult seda, et fail kuhugi on, vaid ka seda, et on selge, milline versioon millise deklaratsiooniga seotud on ja millal see muudeti. Ilma selle ülevaadet on fail küll olemas, kuid pole kasutatav siis, kui seda vaja on.
Kuidas fail iga tootekorvi kohta siinkohal aitab
Kes registreerib tarnijaid, päritolumaid, krunde ja dokumente iga tootekorvi kohta eraldi, mitte lepinguti eraldi, hoiab automaatselt struktuuri, mis vastab säilituskohustusele. Ajaga tehtavad muudatused jäävad nähtavaks ja deklaratsiooni põhjendus ei sõltu ühe töötaja mälust ega liigsest kaustast jagatud kettale.
Eudri.com struktuurib need failid ja loob sealt tehingueelse järelevalve deklaratsiooni või lihtsustatud deklaratsiooni, kusjuures nendega kaasnevad dokumendid säilitakse korralikult. Kuidas need andmed registreeritakse ja kaitstakse, on kirjeldatud andmekaitse lehel. Me ei kuuluta kunagi ise, et toode on ontbossimisvabu; seaduslik riskihinnang jääb turustajale, isegi kui fail on meie juurde kogutud.
Mida saate ise kontrollida
Kellele soovib teada, kas oma dokumendihaldus vastab määruse nõuetele, on kasulik kontrollida, kas iga esitatud deklaratsioon on jäljendatav tagasi geolokatsiooniandmetele, tarnijate teabele ja riskihinnangule, ning kas see ülevaade jääb kasutamiseks ka pärast personalivahetust või süsteemse muudatuse. Kogu ülevaade säilitamiskohustuse ja muude kohustuste teemadel leiab teadmusbaasist teema järgi välja otsitud.
Kui teil on küsimusi selle kohta, kuidas see täpselt teie toodete ja tarnijate puhul välja näeb, leiab kõige sagedamini esitatud küsimused korduma kippuvate küsimuste lehelt. EUDR-rollide kontrolli on mõistlik alguspunkt, et saada esmamulje oma rollist ja kuupäevast, mis teie jaoks kehtib.