Hvad sker der, hvis jeg ikke opbevarer mine EUDR-dokumenter i fem år?
Forordningen om ontbossningsfrie produkter forpligter markedsaktører og forhandlere til at holde dokumenter, som ligger til grund for en erklæring om forsigtig omhu, tilgængelige i fem år. Dette omfatter blandt andet geolokaliseringsdata for jordlodder, oplysninger om leverandører og den risikovurdering, der hører til en produktstrøm. Hvis disse dokumenter mangler på det tidspunkt, hvor en kompetent myndighed anmoder om dem, kan denne myndighed ikke fastslå, om erklæringen er udarbejdet på et solidt grundlag.
Hvad det konkret betyder for en individuelt virksomhed, afhænger af omstændighederne og skal vurderes af den kompetente tilsynsmyndighed. Denne artikel beskriver forpligtelsen sådan, som den fremgår af forordningen, ikke hvor streng eller eftergivende en tilsynsmyndighed er over for den. For den enkelte virksomheds situation er en jurist eller den kompetente myndighed den rette kontakt.
Hvorfor opbevaringsperioden findes
En erklæring om forsigtig omhu er ikke en engangsformel. Forordningen forudsætter, at en markedsaktør til enhver tid inden for opbevaringsperioden kan dokumentere, hvor en råvare stammer fra, og på grundlag af hvilke data den er vurderet som ontbossningsvrij. Dokumenterne er således ikke kun beregnet til indleveringstidspunktet, men udgør det bevis, som en myndighed senere kan henvise til.
Det gør opbevaringspligten i praksis lige så vigtig som indleveringen selv. En erklæring, der blev indleveret på det rette tidspunkt, men hvis dokumentation senere ikke længere kan genfindes fuldstændigt, efterlader en hulls i dossier. Virksomheder, der skal afklare hvilken rolle og hvilke forpligtelser, der gælder for deres egen virksomhed, finder en første orientering via se på fem spørgsmål, hvor I står.
Hvad der i praksis ofte mangler
Dokumenter forsvinder sjældent på én gang. Det sker gradvist: en leverandør sender en opdateret jordloddeplaceringad via e-mail, og den gamle version opbevares ikke separat. En risikovurdering bliver revideret efter en ændring i landeklassificeringen, men den tidligere version forsvinder fra den delte mappe. En medarbejder, der styrede dossier, forlader virksomheden og tager viden om, hvor visse dokumenter er, med sig.
I sig selv virker hver af disse situationer lille. Samlet set opstår der et dossier, hvor sammenhængen mellem erklæring, herkomstdata og dokumentation ikke længere entydigt kan genfindes. Det er et andet problem end en bøde eller sanktion: det drejer sig om, hvorvidt en virksomhed selv kan dokumentere, hvad grundlaget var for en tidligere indleveret erklæring.
Versionsstyring er den undervurderede del af opbevaringspligten
Opbevaring betyder ikke blot, at en fil ligger et sted, men også at det klart fremgår, hvilken version der hører til hvilken erklæring, og hvornår den blev ændret. Uden dette overblik er et dossier til stede, men ikke brugbart på det tidspunkt, hvor det er påkrævet.
Hvordan et dossier pr. produktstrøm hjælper med det
Virksomheder, der registrerer leverandører, herkomstlande, jordlodder og dokumenter pr. produktstrøm i stedet for løst pr. forsendelse, opretholder automatisk en struktur, der er i overensstemmelse med opbevaringspligten. Ændringer over tid forbliver synlige, og dokumentationen for en erklæring er ikke afhængig af én medarbejders hukommelse eller af en løs mappe på et delt drev.
Eudri.com strukturerer disse dossier og genererer derfra erklæringen om forsigtig omhu eller den forenklet erklæring, med dokumenterne, der hører til dem, opbevaret på oversigtsfuld vis. Hvordan disse data registreres og sikres, er beskrevet på siden om databeskyttelse. Vi erklærer selv aldrig, at et produkt er ontbossningsvrij; den lovpligtige risikovurdering forbliver hos markedsaktøren, også når dossier er opbygget hos os.
Hvad du selv kan kontrollere
For den, der ønsker at vide, om eget dossier stemmer overens med det, forordningen kræver, er det værd at kontrollere, om hver indgivet erklæring kan spores tilbage til de underliggende geolokaliseringsdata, leverandørinformationer og risikoevaluering, og om oversigten også forbliver brugbar efter personaleskift eller systemændringer. En fuldstændig oversigt over emnerne omkring opbevaringspligten og de øvrige forpligtelser findes i videnbanken udvalgt pr. emne.
Har du spørgsmål om, hvordan dette præcis udspiller sig for dine produkter og leverandører, finder du de hyppigst stillede spørgsmål på siden med ofte stillede spørgsmål. For et første, gratis indtryk af din rolle og den dato, der gælder for dig, er rolletjekket det logiske udgangspunkt.