Τι συμβαίνει εάν δεν διατηρήσω τα έγγραφά μου σχετικά με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2023/1115 για πέντε χρόνια;
Ο Κανονισμός για προϊόντα χωρίς αποψίλωση δασών υποχρεώνει τους συμμετέχοντες στην αγορά και τους εμπόρους να διατηρούν τα έγγραφα που αποτελούν τη βάση της δήλωσης επιμέλειας, διατηρούμενα για πέντε χρόνια. Αυτό αφορά τα δεδομένα γεωτοποθεσίας των αγροτεμαχίων, πληροφορίες για τους προμηθευτές και την αξιολόγηση κινδύνου που σχετίζεται με κάθε ροή προϊόντος. Εάν λείπουν αυτά τα έγγραφα τη στιγμή που ζητούνται από την αρμόδια αρχή, η αρχή δεν μπορεί να διαπιστώσει εάν η δήλωση έχει καταρτιστεί σε ασφαλή βάση.
Τι σημαίνει αυτό συγκεκριμένα για ένα μεμονωμένο επιχείρημα εξαρτάται από τις περιστάσεις και εναπόκειται στον αρμόδιο εποπτικό φορέα να κρίνει. Αυτό το άρθρο περιγράφει την υποχρέωση όπως αυτή περιέχεται στον Κανονισμό, όχι πώς ένας εποπτικός φορέας την χειρίζεται με αυστηρότητα ή ευελιξία. Για τη δική σας κατάσταση, ένας δικηγόρος ή η αρμόδια αρχή είναι το κατάλληλο μέρος.
Γιατί υπάρχει αυτή η προθεσμία φύλαξης
Μια δήλωση επιμέλειας δεν είναι μια εφάπαξ διατύπωση. Ο Κανονισμός προϋποθέτει ότι ένας συμμετέχων στην αγορά μπορεί να αποδείξει ανά πάσα στιγμή εντός της περιόδου φύλαξης από πού προήλθε μια πρώτη ύλη και σε ποια δεδομένα βασίστηκε η αξιολόγησή της ως προϊόν χωρίς αποψίλωση δασών. Τα έγγραφα δεν προορίζονται μόνο για τη στιγμή της υποβολής, αλλά αποτελούν την απόδειξη στην οποία μια αρχή μπορεί να στηριχθεί αργότερα.
Αυτό καθιστά την υποχρέωση φύλαξης στην πράξη εξίσου σημαντική με την ίδια την υποβολή. Μια δήλωση που υποβλήθηκε στη σωστή ώρα, αλλά η τεκμηρίωσή της δεν είναι πλέον πλήρως ανακτήσιμη αργότερα, αφήνει ένα κενό στο δοσιοθέτημα. Όποιος πρέπει ακόμα να διαπιστώσει ποιος ρόλος και ποια υποχρέωση ισχύουν για τη δική του επιχείρηση, θα βρει μια πρώτη ένδειξη μέσω σε πέντε ερωτήσεις δείτε πού στέκεστε.
Τι λείπει συχνά στην πράξη
Τα έγγραφα σπάνια χάνονται ταυτόχρονα. Συμβαίνει σταδιακά: ένας προμηθευτής στέλνει μια ενημερωμένη τοποθεσία αγροτεμαχίου ηλεκτρονικά, και η παλιά έκδοση δεν διατηρείται χωριστά. Μια αξιολόγηση κινδύνου αναθεωρείται μετά από μια αλλαγή στην ταξινόμηση χωρών, αλλά η προηγούμενη έκδοση εξαφανίζεται από τον κοινόχρηστο φάκελο. Ένας υπάλληλος που διαχειριζόταν το δοσιοθέτημα φεύγει από το επιχείρημα και παίρνει μαζί του γνώσεις σχετικά με το που βρίσκονται ορισμένα έγγραφα.
Από μόνη της, κάθε τέτοια κατάσταση φαίνεται μικρή. Συνολικά, δημιουργείται ένα δοσιοθέτημα στο οποίο η σύνδεση μεταξύ δήλωσης, δεδομένων προέλευσης και τεκμηρίωσης δεν είναι πλέον σαφώς ανακτήσιμη. Αυτό είναι διαφορετικό πρόβλημα από ένα πρόστιμο ή μια κύρωση: πρόκειται για το ερώτημα αν μια επιχείρηση μπορεί ακόμα να αποδείξει ποια ήταν η βάση για μια προηγουμένως υποβληθείσα δήλωση.
Η διαχείριση εκδόσεων είναι το υποτιμημένο μέρος της υποχρέωσης φύλαξης
Η φύλαξη δεν σημαίνει μόνο ότι ένα αρχείο βρίσκεται κάπου, αλλά και ότι είναι σαφές ποια έκδοση σχετίζεται με ποια δήλωση και πότε τροποποιήθηκε. Χωρίς αυτό το περίγραμμα, ένα δοσιοθέτημα υπάρχει, αλλά δεν είναι χρησιμοποιήσιμο τη στιγμή που είναι απαραίτητο.
Πώς ένα δοσιοθέτημα ανά ροή προϊόντος βοηθά εδώ
Όποιος καταγράφει προμηθευτές, χώρες προέλευσης, αγροτεμάχια και έγγραφα ανά ροή προϊόντος αντί να τα καταγράφει ξεχωριστά ανά αποστολή, διατηρεί αυτομάτως μια δομή που ευθυγραμμίζεται με την υποχρέωση φύλαξης. Οι αλλαγές με την πάροδο του χρόνου παραμένουν ορατές, και η τεκμηρίωση μιας δήλωσης δεν εξαρτάται από τη μνήμη ενός μόνο υπαλλήλου ή από έναν χαλαρό φάκελο σε έναν κοινόχρηστο δίσκο.
Το eudri.com δομεί αυτά τα δοσιοθέτηθα και δημιουργεί από αυτά τη δήλωση επιμέλειας ή την απλοποιημένη δήλωση, με τα έγγραφα που σχετίζονται ορατά φυλαγμένα. Πώς καταγράφονται και ασφαλίζονται αυτά τα δεδομένα, περιγράφεται στο τη σελίδα για την ασφάλεια δεδομένων. Δεν δηλώνουμε ποτέ μόνοι μας ότι ένα προϊόν είναι χωρίς αποψίλωση δασών· η νόμιμη αξιολόγηση κινδύνου παραμένει στον συμμετέχοντα στην αγορά, ακόμα και αν το δοσιοθέτημα έχει δημιουργηθεί στον δικό μας ιστότοπο.
Τι μπορείτε να ελέγξετε μόνοι σας
Για όσους θέλουν να γνωρίζουν εάν το δικό τους αρχείο συμφωνεί με αυτό που ζητά ο κανονισμός, είναι χρήσιμο να ελέγξουν εάν κάθε υποβληθείσα δήλωση μπορεί να ιχνηθεί στα υποκείμενα στοιχεία γεωγραφικής θέσης, τις πληροφορίες του προμηθευτή και την αξιολόγηση κινδύνου, και εάν αυτή η επισκόπηση παραμένει χρησιμοποιήσιμη ακόμη και μετά από αλλαγή προσωπικού ή τροποποίηση του συστήματος. Μια πλήρης επισκόπηση των θεμάτων που σχετίζονται με την υποχρέωση φύλαξης και τις άλλες υποχρεώσεις βρίσκεται στο βάση γνώσης ταξινομημένη κατά θέμα.
Εάν έχετε ερωτήσεις σχετικά με το πώς αυτό ακριβώς εφαρμόζεται στα δικά σας προϊόντα και προμηθευτές, μπορείτε να βρείτε τις πιο συχνές ερωτήσεις στο τη σελίδα με τις συχνές ερωτήσεις. Για μια πρώτη, δωρεάν εντύπωση του ρόλου σας και της ημερομηνίας που ισχύει για σας, ο έλεγχος ρόλων είναι το λογικό σημείο εκκίνησης.