Que se passe-t-il si je ne conserve pas mes documents EUDR pendant cinq ans ?
Le règlement sur les produits issus de terres non déboisées oblige les opérateurs du marché et les commerçants à conserver pendant cinq ans les documents qui sous-tendent une déclaration de diligence raisonnable. Il s'agit notamment des données de géolocalisation des parcelles, des informations sur les fournisseurs et de l'évaluation des risques associée à un flux de produits. Si ces documents font défaut au moment où une autorité compétente les demande, cette autorité ne peut pas déterminer si la déclaration a été établie sur des bases solides.
Ce que cela signifie concrètement pour une entreprise individuelle dépend des circonstances et relève de l'appréciation de l'autorité de contrôle compétente. Cet article décrit l'obligation telle qu'elle figure dans le règlement, et non la manière dont une autorité de contrôle la traite de façon stricte ou indulgente. Pour la situation propre à l'entreprise, un juriste ou l'autorité compétente est le partenaire approprié.
Pourquoi cette période de conservation existe
Une déclaration de diligence raisonnable n'est pas une simple formalité unique. Le règlement suppose qu'un opérateur du marché peut démontrer à tout moment au cours de la période de conservation d'où provient une matière première et sur la base de quelles données elle a été évaluée comme issue de terres non déboisées. Les documents ne sont donc pas destinés uniquement au moment du dépôt, mais constituent la preuve sur laquelle une autorité peut s'appuyer ultérieurement.
Cela rend en pratique le devoir de conservation aussi important que le dépôt lui-même. Une déclaration déposée au moment opportun, mais dont la justification n'est plus complètement traçable par la suite, laisse une lacune dans le dossier. Celui qui doit encore déterminer quel rôle et quelle obligation correspondent à sa propre entreprise trouvera une première indication via découvrir où vous en êtes en cinq questions.
Ce qui fait souvent défaut en pratique
Les documents ne disparaissent rarement d'un coup. Cela se fait graduellement : un fournisseur envoie une localisation de parcelle mise à jour par courrier électronique, et l'ancienne version n'est pas conservée séparément. Une évaluation des risques est révisée après une modification de la classification des pays, mais la version antérieure disparaît du dossier partagé. Un employé qui gérait le dossier quitte l'entreprise et emporte avec lui la connaissance de l'endroit où se trouvent certains documents.
En soi, chacune de ces situations semble mineure. Combinées, elles créent un dossier dans lequel le lien entre la déclaration, les données d'origine et la justification n'est plus clairement traçable. C'est un problème différent d'une amende ou d'une sanction : la question est de savoir si une entreprise peut elle-même démontrer quelle a été la base d'une déclaration déposée antérieurement.
La gestion des versions est l'aspect sous-estimé du devoir de conservation
Conserver ne signifie pas seulement qu'un fichier existe quelque part, mais aussi qu'il est clair quelle version correspond à quelle déclaration et quand elle a été modifiée. Sans cet aperçu, un dossier existe bien, mais n'est pas utilisable au moment où il est nécessaire.
Comment un dossier par flux de produits aide à ce sujet
Celui qui enregistre les fournisseurs, les pays d'origine, les parcelles et les documents par flux de produits plutôt que séparément par envoi maintient automatiquement une structure qui correspond au devoir de conservation. Les modifications dans le temps restent alors visibles, et la justification d'une déclaration ne dépend pas de la mémoire d'un seul employé ou d'un dossier lâche sur un disque partagé.
Eudri.com structure ces dossiers et en génère la déclaration de diligence raisonnable ou la déclaration simplifiée, avec les documents qui y sont associés conservés de manière claire. La façon dont ces données sont enregistrées et sécurisées est décrite sur la page sur la sécurité des données. Nous ne déclarons jamais nous-mêmes qu'un produit est issu de terres non déboisées ; l'évaluation des risques requise par la loi reste de la responsabilité de l'opérateur du marché, même si le dossier a été constitué chez nous.
Ce que vous pouvez vérifier vous-même
Pour celui qui souhaite savoir si son propre dossier est conforme aux exigences du règlement, il est judicieux de vérifier que chaque déclaration soumise est traçable jusqu'aux données de localisation géographique, aux informations sur les fournisseurs et à l'évaluation des risques sous-jacents, et que cet aperçu reste utilisable même après un changement de personnel ou une modification du système. Un aperçu complet des sujets concernant l'obligation de conservation et les autres obligations est disponible dans la banque de connaissances par sujet.
Si vous avez des questions sur la manière dont cela s'applique précisément à vos produits et fournisseurs, vous trouverez les questions les plus fréquemment posées sur la page des questions fréquemment posées. Pour une première impression gratuite de votre rôle et de la date qui vous est applicable, le contrôle de rôle est le point de départ logique.