Co się stanie, jeśli nie będę przechowywać swoich dokumentów EUDR przez pięć lat?
Rozporządzenie w sprawie produktów wolnych od wylesiania zobowiązuje uczestników rynku i handlowców do utrzymywania dokumentów stanowiących podstawę oświadczenia o należytej staranności przez okres pięciu lat. Dotyczy to między innymi danych geolocacyjnych działek, informacji o dostawcach oraz oceny ryzyka przypisanej do danego strumienia produktu. Jeśli brakuje tych dokumentów w momencie, gdy właściwy organ je żąda, organ ten nie może ustalić, czy oświadczenie zostało sporządzone na podstawie uzasadnionych przesłanek.
To, co to konkretnie oznacza dla indywidualnego przedsiębiorstwa, zależy od okoliczności i pozostaje do oceny właściwego organu nadzorczego. Niniejszy artykuł opisuje obowiązek w takiej formie, w jakiej figuruje w rozporządzeniu, nie zaś to, jak surowo lub pobłażliwie organ nadzorczy podchodzi do tego obowiązku. W kwestii własnej sytuacji właściwym partnerem jest radca prawny lub właściwy organ.
Dlaczego istnieje ten okres przechowywania
Oświadczenie o należytej staranności nie jest jednorazową formalnością. Rozporządzenie zakłada, że uczestnik rynku może w każdym momencie w ramach okresu przechowywania wykazać, skąd pochodzyła surowiec i na podstawie jakich danych została oceniona jako wolna od wylesiania. Dokumenty nie są zatem przeznaczone tylko na moment złożenia, ale stanowią dowód, na który organ może się powołać później.
W praktyce sprawia to, że obowiązek przechowywania jest równie ważny co samo złożenie oświadczenia. Oświadczenie złożone we właściwym czasie, ale którego uzasadnienie nie może być później w całości odtworzone, pozostawia lukę w dokumentacji. Ci, którzy muszą jeszcze ustalić, jaką rolę i jakie obowiązki wiążą się z ich przedsiębiorstwem, znajdą wstępne wskazówki za pośrednictwem w pięciu pytaniach zobaczysz, gdzie się znajdujesz.
Co w praktyce często brakuje
Dokumenty rzadko giną naraz. Znika je stopniowo: dostawca wysyła zaktualizowaną lokalizację działki pocztą elektroniczną, a stara wersja nie jest przechowywana osobno. Ocena ryzyka jest aktualizowana po zmianie w klasyfikacji krajów, ale poprzednia wersja znika z folderu wspólnego. Pracownik, który zarządzał dokumentacją, opuszcza przedsiębiorstwo, zabierając ze sobą wiedzę na temat lokalizacji poszczególnych dokumentów.
Sama w sobie każda z tych sytuacji wydaje się nieznaczna. Razem wzięte tworzą dokumentację, w której związek między oświadczeniem, danymi pochodzenia i uzasadnieniem nie może być już jednoznacznie odnaleziony. To jest inny problem niż grzywna lub sankcja: chodzi o pytanie, czy przedsiębiorstwo samo może wykazać, jaka była podstawa wcześniej złożonego oświadczenia.
Zarządzanie wersjami to niedoceniany element obowiązku przechowywania
Przechowywanie oznacza nie tylko to, że plik gdzieś istnieje, ale także to, że jasne jest, która wersja odpowiada któremu oświadczeniu i kiedy została zmieniona. Bez tego przeglądu dokumentacja co prawda istnieje, ale nie jest użyteczna w momencie, gdy jest potrzebna.
Jak dokumentacja per strumień produktu przy tym pomaga
Kto rejestruje dostawców, kraje pochodzenia, działki i dokumenty per strumień produktu zamiast oddzielnie dla każdej przesyłki, z natury rzeczy stosuje strukturę zgodną z obowiązkiem przechowywania. Zmiany w czasie pozostają wtedy widoczne, a uzasadnienie oświadczenia nie zależy od pamięci jednego pracownika lub od luźnego folderu na dysku współdzielonym.
Eudri.com strukturyzuje te dokumentacje i generuje z nich oświadczenie o należytej staranności lub uproszczone oświadczenie, z dokumentami przechowywanymi przejrzyście. Opis sposobu zbierania i zabezpieczania tych danych znajduje się na stronie dotyczącej bezpieczeństwa danych. Nigdy sami nie oświadczamy, że produkt jest wolny od wylesiania; ustawowa ocena ryzyka pozostaje w gestii uczestnika rynku, nawet jeśli dokumentacja została opracowana u nas.
Co możesz sprawdzić sam
Dla osób, które chcą wiedzieć, czy własny plik danych jest zgodny z wymogami rozporządzenia, warto sprawdzić, czy każde złożone oświadczenie można prześledzić do leżących u jego podstaw danych geolokalizacyjnych, informacji o dostawcach i oceny ryzyka, oraz czy przegląd ten pozostanie użyteczny również po zmianie personelu lub systemu. Kompletne omówienie tematów dotyczących obowiązku przechowywania i innych obowiązków znajduje się w bazie wiedzy uporządkowanej według tematów.
Jeśli masz pytania dotyczące tego, jak dokładnie to wygląda w przypadku twoich produktów i dostawców, odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania znajdziesz na stronie z często zadawanymi pytaniami. Aby uzyskać pierwsze, bezpłatne wyobrażenie o twojej roli i dacie obowiązującej w twoim przypadku, najlepszym punktem wyjścia jest narzędzie do określenia roli.