Hat sich die EUDR-Aufbewahrungspflicht von fünf Jahren in diesem Jahr geändert?
Die kurze Antwort: Die Verpflichtung selbst, die zugrunde liegende Dokumentation Ihrer Erklärung über die Erfüllung der Sorgfaltspflicht fünf Jahre lang zu bewahren, ist in der Verordnung festgelegt und wurde dort in diesem Jahr nicht geändert. Was sich verschoben hat, sind die Anwendungsdaten der Verordnung insgesamt, und diese Daten bestimmen wiederum, wann diese fünf Jahre für Sie als Wirtschaftsteilnehmer oder Händler tatsächlich zu laufen beginnen.
Dieser Unterschied ist wichtig, denn ein Großteil der Verwirrung auf dem Markt betrifft genau diesen Punkt. Menschen hören, dass die EUDR aufgeschoben wurde, und ziehen daraus den Schluss, dass auch die Aufbewahrungsfrist selbst angepasst wurde. Das ist nicht das, was geschieht: Der Inhalt der Verpflichtung bleibt gleich, nur der Zeitpunkt, an dem die Uhr für Sie zu laufen beginnt, hängt davon ab, wann die Verordnung für Ihre Rolle und Ihr Produkt anwendbar wird.
Was die Verordnung selbst zur Aufbewahrungsfrist sagt
Die Verordnung sieht vor, dass Wirtschaftsteilnehmer und Händler die Dokumentation, die ihrer Erklärung über die Erfüllung der Sorgfaltspflicht zugrunde liegt, während eines Zeitraums von fünf Jahren verfügbar halten müssen. Dabei geht es um die zugrunde liegenden Unterlagen: Lieferantendaten, geografische Standorte von Parzellen, Informationen über das Herkunftsland und die darauf gestützte Risikobewertung. Dieser Kern der Verpflichtung ist unverändert und steht unabhängig von der Diskussion über eine Verschiebung.
Welche Dokumente dies in der Praxis genau sind, unterscheidet sich je nach Rohstoff und Produktstrom. Eine Übersicht der Verpflichtungen pro Thema, einschließlich des Fundorts im offiziellen Text, finden Sie in der Übersicht mit Erläuterung pro Thema.
Was sich in diesem Jahr tatsächlich geändert hat
Was in der letzten Zeit angepasst wurde, sind die Anwendungsdaten der Verordnung. Diese Daten sind in der Rechtsvorschrift selbst festgelegt und unterscheiden sich je nach Unternehmensgröße und Rolle in der Kette. Da die Aufbewahrungsfrist erst ab dem Zeitpunkt zu laufen beginnt, an dem Sie tatsächlich eine Erklärung einreichen oder ein Produkt auf den Markt bringen, verschiebt sich mit einem angepassten Anwendungsdatum auch der Startpunkt dieser fünf Jahre. Die Dauer der Frist selbst ändert sich nicht; nur der Zeitpunkt, an dem sie für Sie beginnt, kann sich verschieben.
Da dies genau die Kombination aus Rolle, Produkt und Datum ist, bei der viel Verwirrung entsteht, raten wir davon ab, dies aus Hörensagen zu rekonstruieren, sondern raten dazu, selbst nachzuprüfen, was für Ihre Situation gilt. Das geht in wenigen Fragen über die kostenlose Rollenprüfung, die Ihre Situation erfasst.
Was sich am Inhalt der Verpflichtung nicht ändert
Außer dem Zeitpunkt, an dem die Frist beginnt, gibt es keine Anhaltspunkte dafür, dass die Art dessen, was Sie bewahren müssen, in diesem Jahr geändert wurde. Die Dokumente, die Sie benötigen, um eine Erklärung über die Erfüllung der Sorgfaltspflicht zu untermauern, die Art und Weise, wie geografische Standortdaten erfasst werden, und die Verpflichtung, diese Daten auf Anforderung einer zuständigen Behörde vorlegen zu können, bleiben ungeändert gegenüber dem Text, wie er festgelegt wurde. Das bedeutet nicht, dass sich nie etwas ändern wird: Die Europäische Kommission kann Durchführungsbestimmungen oder Leitlinien veröffentlichen, die die praktische Umsetzung präzisieren, ohne dass die Verordnung selbst geändert wird.
Wie Sie dies für Ihre eigene Situation überprüfen
Da die Berichterstattung über die EUDR oft vereinfacht erfolgt, ist es ratsam, bei Zweifeln zur offiziellen Dokumentation oder zu einer Quelle zurückzugreifen, die darauf verweist, statt selbst eine Auslegung vorzunehmen. Wie wir die Informationen auf eudri.com aktualisieren und woher diese stammen, können Sie auf die Seite über unsere Arbeitsweiselesen. Für Ihr eigenes Unternehmen gilt, dass die endgültige Risikobewertung und die Auslegung der Regeln für Ihre spezifische Situation bei Ihnen selbst oder Ihrem Rechtsberater liegt; wir strukturieren und warnen, aber wir treffen keine Aussage darüber, ob ein Produkt entwaldungsfrei oder EUDR-konform ist.
Informiert bleiben, ohne alles selbst zu verfolgen
Für diejenigen, die nicht jeden Monat die offiziellen Quellen durchgehen möchten, gibt es eine Möglichkeit, automatisch benachrichtigt zu werden, sobald sich für Ihre Rolle und Ihr Produkt tatsächlich etwas ändert, einschließlich der Auswirkungen auf Ihre Aufbewahrungsfrist. Das ist Teil von den Abonnementformen, die wir anbieten, neben der Ausarbeitung pro Verpflichtung und den Vorlagen, um Ihre Unterlagen in Ordnung zu halten.
Möchten Sie zunächst nur wissen, wo Sie für Ihre eigene Rolle und Ihr Produkt genau stehen, ohne Verpflichtungen? Führen Sie die kostenlose Rollenprüfung durch, oder lesen Sie die anderen Themen in unserer Wissensdatenbank, um das vollständige Bild zu erhalten, bevor Sie weiter an Ihrer Dokumentation arbeiten.