L'obbligo di conservazione EUDR di cinque anni è cambiato quest'anno?
La risposta breve: l'obbligo stesso, di conservare la documentazione sottostante della vostra dichiarazione di diligenza per cinque anni, è contenuto nella verordine e non è stato modificato quest'anno. Ciò che è stato modificato sono le date di applicazione della verordine nel suo complesso, e tali date determinano a loro volta quando quel periodo di cinque anni per voi come operatore del mercato o commerciante comincerà effettivamente a decorrere.
Questa distinzione è importante, perché molta confusione nel mercato riguarda esattamente questo punto. Le persone sentono dire che la Verordine (EU) 2023/1115 è stata rinviata e ne concludono che anche il termine di conservazione stesso è stato adattato. Non è ciò che accade: il contenuto dell'obbligo rimane lo stesso, solo il momento in cui l'orologio comincerà a scorrere per voi dipende da quando la verordine diventa applicabile per il vostro ruolo e il vostro prodotto.
Ciò che la verordine stessa dice sul termine di conservazione
La verordine stabilisce che gli operatori del mercato e i commercianti devono tenere disponibile la documentazione sottostante alla loro dichiarazione di diligenza per un periodo di cinque anni. Si tratta dei documenti sottostanti: dati sui fornitori, geolocalizzazione dei terreni, informazioni sul paese di origine e la valutazione del rischio su cui si basa. Questo nucleo dell'obbligo rimane invariato e è indipendente dalla discussione sul rinvio.
I documenti che in pratica rientrano esattamente in questo, variano a seconda della materia prima e del flusso di prodotto. Una panoramica degli obblighi per argomento, compreso il luogo in cui trovarli nel testo ufficiale, si trova in la panoramica con spiegazioni per argomento.
Ciò che è effettivamente cambiato quest'anno
Ciò che è stato adattato nel periodo precedente sono le date di applicazione della verordine. Tali date sono fissate dalla legislazione stessa e variano a seconda delle dimensioni dell'azienda e del ruolo nella catena. Poiché il termine di conservazione inizia solo dal momento in cui effettivamente presentate una dichiarazione o immettete un prodotto sul mercato, con una data di applicazione modificata si sposta anche il punto di partenza di quel periodo di cinque anni. La durata del termine stesso non cambia; solo il momento in cui inizia per voi può spostarsi.
Poiché questa è esattamente la combinazione di ruolo, prodotto e data in cui nasce molta confusione, vi consigliamo di non ricostruire questo per sentito dire, ma di verificare voi stessi ciò che si applica alla vostra situazione. Questo può essere fatto in poche domande tramite il controllo del ruolo gratuito che inquadra la vostra situazione.
Ciò che non cambia nel contenuto dell'obbligo
Al di là del momento in cui inizia il termine, non ci sono indicazioni che la natura di ciò che dovete conservare sia cambiata quest'anno. I documenti di cui avete bisogno per supportare una dichiarazione di diligenza, il modo in cui i dati di geolocalizzazione sono registrati, e l'obbligo di poter mostrare tali dati su richiesta di un'autorità competente, rimangono invariati rispetto al testo come stabilito. Questo non significa che non cambierà mai nulla: la Commissione europea può pubblicare misure di esecuzione o orientamenti che precisino l'applicazione pratica, senza modificare la verordine stessa.
Come verificate questo per la vostra situazione
Poiché la comunicazione sulla Verordine (EU) 2023/1115 è spesso sommaria, è consigliabile in caso di dubbio tornare al testo ufficiale, o a una fonte che vi si riferisce anziché farne una propria interpretazione. Come manteniamo le informazioni su eudri.com e da dove provengono, potete leggerlo su la pagina sulla nostra metodologia. Per la vostra azienda rimane vero che la valutazione del rischio finale e l'interpretazione delle regole per la vostra situazione specifica rimangono in vostro carico o in quello del vostro consulente legale; strutturiamo e segnaliamo, ma non ci esprimiamo su se un prodotto sia conforme agli obblighi della Verordine (EU) 2023/1115 o meno.
Rimanere informati senza seguire tutto personalmente
Per chi non vuole consultare ogni mese le fonti ufficiali, esiste un modo per ricevere automaticamente una notifica non appena cambia qualcosa di effettivo per il vostro ruolo e prodotto, compresi gli effetti sui vostri termini di conservazione. Ciò rientra tra le forme di abbonamento che offriamo, insieme all'articolazione per ogni obbligo e i modelli per mantenere il vostro fascicolo in ordine.
Volete prima solo sapere dove vi trovate esattamente per il vostro ruolo e prodotto specifico, senza obblighi? Effettuate il controllo gratuito del ruolo, oppure leggete gli altri argomenti nella nostra knowledge base per avere il quadro completo prima di proseguire nella costruzione del vostro fascicolo.