La obligation de conservation EUDR de cinq ans a-t-elle changé cette année ?
La réponse courte : l'obligation elle-même de conserver la documentation sous-jacente à votre déclaration de diligence raisonnable pendant cinq ans figure dans le Règlement et n'y a pas été modifiée cette année. Ce qui a changé, ce sont les dates d'application du Règlement dans son ensemble, et ces dates déterminent à leur tour le moment où cette période de cinq ans commence réellement à courir pour vous en tant qu'opérateur ou commerçant.
Cette distinction est importante, car la confusion sur le marché porte précisément sur ce point. Les gens entendent que le Règlement est reporté et en déduisent que le délai de conservation lui-même a également été adapté. Ce n'est pas ce qui se passe : le contenu de l'obligation reste le même, seul le moment où le délai commence à courir pour vous dépend de la date à laquelle le Règlement s'applique à votre rôle et à votre produit.
Ce que le Règlement dit sur le délai de conservation
Le Règlement stipule que les opérateurs et les commerçants doivent conserver la documentation sur laquelle repose leur déclaration de diligence raisonnable pendant une période de cinq ans. Il s'agit des documents sous-jacents : données des fournisseurs, localisation géographique des parcelles, informations sur le pays d'origine et l'évaluation du risque qui en découle. Le cœur de cette obligation est inchangé et indépendant du débat sur le report.
Les documents qui entrent précisément dans ce champ d'application en pratique varient selon la matière première et le flux de produits. Un aperçu des obligations par sujet, y compris sa localisation dans le texte officiel, se trouve sur l'aperçu avec explications par sujet.
Ce qui a réellement changé cette année
Ce qui a été adapté au cours de la période écoulée, ce sont les dates d'application du Règlement. Ces dates sont fixées par la législation elle-même et varient selon la taille de l'entreprise et le rôle dans la chaîne. Comme le délai de conservation ne commence à courir qu'à partir du moment où vous déposez effectivement une déclaration ou mettez un produit sur le marché, le changement d'une date d'application modifie également le point de départ de cette période de cinq ans. La durée du délai lui-même ne change pas ; seul le moment où il commence pour vous peut se décaler.
Comme cette combinaison de rôle, de produit et de date est précisément celle qui crée beaucoup de confusion, nous vous recommandons de ne pas la reconstituer par ouï-dire, mais de vérifier par vous-même ce qui s'applique à votre situation. Cela peut se faire en quelques questions via le contrôle de rôle gratuit qui cartographie votre situation.
Ce qui ne change pas dans le contenu de l'obligation
En dehors du moment où commence le délai, il n'y a aucune indication que la nature de ce que vous devez conserver a été modifiée cette année. Les documents dont vous avez besoin pour soutenir une déclaration de diligence raisonnable, la manière dont les données de localisation géographique sont enregistrées, et l'obligation de pouvoir présenter ces données sur demande d'une autorité compétente restent inchangées par rapport au texte tel qu'il a été arrêté. Cela ne signifie pas que rien ne changera jamais : la Commission européenne peut publier des dispositions d'exécution ou des lignes directrices qui précisent la mise en œuvre pratique, sans que le Règlement lui-même soit modifié.
Comment vous vérifiez cela pour votre propre situation
Parce que les reportages sur le Règlement sont souvent superficiels, il est prudent, en cas de doute, de revenir au texte officiel, ou à une source qui s'y réfère plutôt que d'en faire sa propre interprétation. Comment nous tenons à jour les informations sur eudri.com et d'où elles proviennent, vous le découvrirez sur la page sur notre méthode de travail. Pour votre entreprise, il reste entendu que l'évaluation du risque final et l'interprétation des règles pour votre situation spécifique vous incombent ou à votre conseiller juridique ; nous structurons et alertons, mais nous ne nous prononçons pas sur le fait qu'un produit est conforme au Règlement ou ne contient pas de déforestation.
Rester informé sans tout suivre soi-même
Pour ceux qui ne souhaitent pas consulter chaque mois les sources officielles, il existe un moyen de recevoir automatiquement une notification dès qu'il y a un changement réel pour votre rôle et votre produit, y compris les conséquences pour votre délai de conservation. Cela fait partie de les formules d'abonnement que nous proposons, en plus de l'élaboration de chaque obligation et des modèles pour tenir votre dossier à jour.
Souhaitez-vous d'abord savoir uniquement où vous en êtes pour votre propre rôle et produit, sans obligations ? Effectuez le contrôle gratuit des rôles, ou consultez les autres sujets de notre centre de connaissances pour obtenir une vue d'ensemble complète avant de poursuivre la constitution de votre dossier.