A obrigação de conservação de cinco anos da EUDR foi alterada este ano?
A resposta curta: a obrigação em si, de conservar a documentação subjacente da sua declaração de diligência devida durante cinco anos, está prevista no regulamento e não foi alterada nele este ano. O que foi alterado são as datas de aplicação do regulamento no seu conjunto, e estas datas determinam, por sua vez, quando esse período de cinco anos começará efetivamente a correr para si como operador económico ou comerciante.
Essa distinção é importante, porque muita confusão no mercado incide precisamente neste ponto. As pessoas ouvem que a EUDR foi adiada e concluem daí que também o prazo de conservação em si foi adaptado. Não é o que acontece: o conteúdo da obrigação permanece o mesmo, apenas o momento em que o relógio começa a correr para si depende de quando o regulamento se torna aplicável ao seu papel e ao seu produto.
O que o próprio regulamento diz sobre o prazo de conservação
O regulamento estabelece que os operadores económicos e comerciantes devem manter disponível a documentação subjacente à sua declaração de diligência devida durante um período de cinco anos. Trata-se dos documentos subjacentes: dados dos fornecedores, localização geográfica das parcelas, informações sobre o país de origem e a avaliação de risco com base nela. Este núcleo da obrigação é inalterado e está dissociado da discussão sobre o adiamento.
Quais documentos caem precisamente sob esta alçada, na prática, varia consoante a matéria-prima e o fluxo de produto. Uma visão geral das obrigações por tema, incluindo a localização no texto oficial, encontra-se em uma visão geral com explicações por tema.
O que mudou este ano
O que foi adaptado no período anterior são as datas de aplicação do regulamento. Estas datas estão definidas na própria legislação e variam consoante o tamanho da empresa e o papel na cadeia. Como o prazo de conservação apenas começa a contar a partir do momento em que efetivamente apresenta uma declaração ou coloca um produto no mercado, uma data de aplicação alterada também desloca o ponto de partida desses cinco anos. A duração do prazo em si não muda; apenas o momento em que começa para si pode ser alterado.
Como esta é precisamente a combinação de papel, produto e data em que muita confusão surge, recomendamos que não tente reconstruir isto a partir do que ouve dizer, mas que verifique pessoalmente o que se aplica à sua situação. Tal pode ser feito em poucas perguntas através de uma verificação de funções gratuita que mapeia a sua situação.
O que não muda quanto ao conteúdo da obrigação
Além do momento em que o prazo começa, não há indicação de que a natureza do que deve conservar foi alterada este ano. Os documentos que necessita para fundamentar uma declaração de diligência devida, a forma como os dados de localização geográfica são registados, e a obrigação de poder apresentar esses dados a pedido de uma autoridade competente, permanecem inalterados relativamente ao texto tal como foi estabelecido. Isto não significa que nunca haverá mudanças: a Comissão Europeia pode publicar disposições de execução ou orientações que clarifiquem a aplicação prática, sem que o próprio regulamento seja alterado.
Como verifica isto para a sua própria situação
Como o relato sobre a EUDR é frequentemente superficial, é sensato, em caso de dúvida, voltar ao texto oficial, ou a uma fonte que o cite em vez de fazer uma interpretação própria. Como mantemos as informações em eudri.com e de onde vêm, pode ler-se em a página sobre nosso método de trabalho. Para a sua própria empresa continua a aplicar-se que a avaliação final de risco e a interpretação das regras para a sua situação específica depende de si ou do seu consultor jurídico; estruturamos e alertamos, mas não nos pronunciamos sobre se um produto está livre de desflorestação ou é conforme a EUDR.
Mantenha-se informado sem acompanhar tudo pessoalmente
Para quem prefere não consultar mensalmente as fontes oficiais, existe uma forma de receber notificações automáticas assim que algo realmente mudar para a sua função e produto, incluindo as consequências para o seu período de retenção. Isso faz parte de das formas de subscrição que oferecemos, além da elaboração por obrigação e dos modelos para manter o seu dossiê em ordem.
Quer apenas saber onde se encontra exatamente para a sua própria função e produto, sem obrigações? Faça a verificação de função gratuita, ou leia outros tópicos na nossa base de conhecimento para obter a visão completa antes de prosseguir com a elaboração do seu dossiê.